I buoni pasto sono mezzi di pagamento dal valore predeterminato, tagliandi cartacei oppure elettronici riconosciuti da enti convenzionati, dati ai lavoratori come servizio sostituivo della mensa.
Si calcola in media il 40% dei lavoratori pranza fuori casa per motivi lavorativi e spende i buoni che gli vengono assegnati dalla propria azienda nella rete dei locali affiliati per acquisto di pasti o prodotti alimentari.
Oggi, i buoni pasto sono molto utilizzati nelle aziende italiane come fringe benefit e vengono utilizzati quotidianamente da circa 2,5 milioni di persone per un giro d’affari del settore di circa 2,2 miliardi di euro, mercato spartito da circa una decina di aziende emettitrici.
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Buoni pasto elettronici e cartacei: vantaggi per l’azienda?
Prima di conoscerne i vantaggi per i dipendenti e per l’azienda, bisogna suddividere i buoni pasto aziendali in due categorie: cartacei ed elettronici.
I buoni cartacei sono i classici ticket pasto consegnati in carnet, mentre quelli elettronici oggi sono quelli per cui si utilizza un’app o una tessera con microchip.
Questa distinzione è fondamentale, perché è proprio la legge a determinare due diverse soglie per le tasse:
- Il buono pasto cartaceo non è tassato fino al limite di 4 euro.
- Il buono pasto elettronico non è tassato fino al limite di 8 euro.
Esiste una terza soglia che riguarda le strutture lavorative temporanee, ad esempio i cantieri, o quelle inserite in luoghi dove non sono presenti servizi di ristorazione. Per queste realtà il buono pasto giornaliero è esentasse fino a 5,29 euro.
Questi benefit garantiscono al dipendente il diritto di fare una pausa pranzo senza sborsare soldi o riducendone comunque il totale da pagare, ma restituiscono vantaggi concreti anche all’azienda, la quale potrebbe riconoscere un’indennità economica, se non avesse una mensa interna, ma la cifra sarebbe soggetta a tassazione.
I buoni pasto fanno risparmiare il datore di lavoro perché può:
- Dedurre 4 euro o 8 euro o 5,29 euro, secondo le soglie definite in precedenza
- Detrarre l’IVA al 100%
Inoltre, i buoni pasto, sia elettronici sia cartacei, non sono soggetti a oneri previdenziali e non entrano a far parte del calcolo del TFR.
I buoni pasto dipendenti fanno crescere il potere d’acquisto
L’azienda che distribuisce buoni pasto ai dipendenti, oltre ad avere agevolazioni fiscali, contribuisce ad accrescere il potere d’acquisto delle famiglie.
Partendo dal fatto che sia doveroso da parte dell’azienda dare un servizio per la pausa pranzo dei propri lavoratori, il netto che arriva nelle tasche di quest’ultimi cambia a seconda del riconoscimento di un bonus in busta paga per coprire le spese per il pasto giornaliero o di un buono pasto.
Prendendo come esempio una quota di 8 euro giornalieri riconosciuti dall’azienda al dipendente per il suo pranzo:
- Se la cifra viene inserita nella busta paga, al lavoratore rimarranno poco meno di 5 euro.
- Se la cifra viene data con buono pasto cartaceo, al lavoratore rimarranno quasi 6,5 euro.
Se il buono pasto è elettronico la cifra netta è ancora più alta.
Questa piccola cifra, 1,5 euro, nell’arco di un anno lavorativo diventa una somma apprezzabile che resta sul conto corrente del dipendente.
Chi ha diritto al buono pasto giornaliero?
Secondo la legge attuale, l’azienda deve riconoscere il buono pasto ad ogni dipendente e collaboratore.
Per essere ancora più chiari, il ticket pranzo è un benefit che viene riconosciuto a chi è:
- Assunto a tempo indeterminato
- Assunto a tempo determinato
- Assunto con contratto full-time o part-time
- Stagista o apprendista regolarmente contrattualizzato
Non possono usufruire dei buoni pasto i lavoratori che non sono presenti al lavoro, ad esempio in malattia, in cassa integrazione, in ferie.
Inoltre, bisogna sottolineare che il ticket pasto potrebbe essere riconosciuto anche ai lavoratori in smart working, secondo quando evidenziato dalla risposta dell’Agenzia delle Entrate (numero 123 del 2021) avente in oggetto “Trattamento fiscale dei servizi sostitutivi delle somministrazioni di vitto in favore dei lavoratori dipendenti che svolgono l’attività lavorativa in modalità di lavoro agile”, in cui si legge:
“In assenza, pertanto, di disposizioni che limitano l’erogazione, da parte del datore di lavoro, dei buoni pasto in favore dei propri dipendenti, si ritiene che per tali prestazioni sostitutive del servizio di mensa trovi applicazione il regime di parziale imponibilità prevista dalla lettera c) del comma 2 dell’articolo 51 del Tuir, indipendentemente dall’articolazione dell’orario di lavoro e dalle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa.”
Solitamente questa scelta dipendente dai CCNL o dagli accordi interni aziendali.
Ticket buoni pasto e gestione delle presenze in azienda
La necessità è quindi quella di una gestione integrata tra la rendicontazione dei buoni pasto e la rilevazione presenze per riuscire a creare un miglioramento organizzativo per le imprese di piccole, medie e grandi dimensioni, che hanno l’esigenza di ottimizzare le attività di gestione delle risorse umane e la corretta tracciabilità.
I due punti chiave che mettono in relazione il diritto del dipendente di avere i buoni pasto e le esigenze organizzative dell’azienda sono:
- Dare al dipendente la garanzia di ricevere i buoni pasto in numero corretto in base alla rilevazione sistematica delle presenze, che siano fatte in sede o in smart working, per poter organizzare al meglio le proprie spese
- Dare all’azienda la garanzia di rilevare le presenze in modo corretto per una precisa e mirata distribuzione dei buoni a ogni singolo lavoratore nell’ottica della tracciabilità
La tecnologia oggi, accorre per la gestione di tali situazioni, con l’intervento di sistemi intuitivi, veloci e configurabili sulla base delle esigenze delle aziende stesse.
Noi di Peoplelink abbiamo creato una soluzione professionale, il software People@Time, che rappresenta lo strumento ideale per la rilevazione delle presenze, velocizzando ed ottimizzando tutte le fasi che intercorrono tra l’acquisizione delle timbrature e l’invio dei dati per l’elaborazione dei cedolini paga.
Il nostro è lo strumento fondamentale per quantificare i buoni pasto mensili da attribuire ai dipendenti sulla base delle ore lavorate, attraverso il rilievo delle presenze e alla possibilità di effettuare reportistica avanzata e personalizzata.
