Software di gestione delle attività aziendali

People@Task

Gestisci le attività aziendali con facilità

Azzera le anomalie, riduci i costi, migliora l'efficienza

People@Task è il software cloud e multi-piattaforma di Peoplelink che permette a te ed ai tuoi dipendenti di gestire le attività svolte in azienda, in remoto o direttamente in sede dai tuoi clienti in modo semplice, innovativo ed intuitivo.

E' accessibile sia da browser, grazie al portale dei servizi PeoplelinkOnline.com, sia da App, disponibile su Android e presto anche su Apple iOS. Le piattaforme funzionano in simbiosi tra loro ed ognuna ha delle caratteristiche specifiche che ne fanno un'applicazione completa ed alla portata di tutti.

Valuta in tempo reale ed in modo continuo e preciso i guadagni ed i costi di ogni prestazione, genera resoconti e statistiche che aiutano a capire le performance e la qualità del lavoro svolto e calcola in modo preciso le fatture da emettere ed i compensi che sono stati conseguiti a seguito di azioni precise con il software di gestione attività.

Software gestione attività aziendali People@Task di Peoplelink Srl
  • Aggiornamenti mensili
  • Affidabile, sicuro e certificato
  • Avanzato e real-time
  • Accessibile da browser e da app
  • Multi-piattaforma
  • Multi-valuta e multi-lingua
  • Sviluppato per il Cloud
  • Facile, semplice e innovativo
  • Costi contenuti, risparmi garantito

Tante funzionalità per una gestione delle attività semplice e completa

Clienti, Commesse, Risorse e Attività

L'elemento principale su cui si basa People@Task è il Cliente. A questo potranno essere associati un numero illimitato di Commesse, Risorse (intesi come Dipendenti e Collaboratori) e Attività.

Compilazione del Timesheet

 I dipendenti compilano il proprio timesheet (detto anche foglio delle attività) documentando le ore lavorate su ogni singola Attività, aggiungendo note e dettagliando eventuali straordinari, ore di reperibilità o note spese.

Consultazione e Approvazione

  I capi commessa e l'ufficio del personale possono consultare le attività presenti nel timesheet dei dipendenti, validarle ed analizzarne ogni singolo dettaglio.

Calendarizzazione delle attività

  L'ufficio del personale, i capi commessa e i dipendenti stessi possono organizzare e gestire le attività da svolgere quotidianamente grazie all'aiuto di un calendario condiviso delle attività.

Controllo dei costi e dei ricavi

E' possibile definire un costo orario per dipendente, interno alla propria azienda e verso il cliente. Per ogni attività svolta è possibile avere un resoconto, grafico e tabellare, di costi e ricavi.

Statistiche dettagliate

 People@Task mette a disposizione statistiche e decine di grafici dettagliati per analizzare attività, commesse e clienti. Inoltre è possibile generare file di export su excel, anche con tabelle pivot correlate.

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Attività a portata di App

Gestione del timesheet e delle commesse in mobilità

Per sfruttare al meglio le potenzialità del software di gestione delle attività e delle commesse offerta da Peoplelink, è disponibile la App per smartphone e tablet di People@Task che consente di certificare in mobilità ed in tempo reale l’inizio e la fine di ogni attività svolta durante la propria giornata lavorativa.

I dipendenti ed i collaboratori aziendali, dopo aver installato la App, avranno a disposizione tutto il necessario per accedere al sistema e censire l’inizio e la fine di un’attività presso un determinato cliente, oltre che controllare e gestire la programmazione del proprio piano di lavoro calendarizzato.

Le attività possono essere compilate in tempo reale, indicandone l’inizio (play) e la fine (stop), e possono essere messe in pausa e riattivate un numero illimitato di volte, così da permettere una corretta gestione delle ore lavorate, e delle eventuali pause, senza che questo implichi una duplicazione dei dati. È anche possibile compilare il proprio timesheet a posteriori immettendo direttamente la durata complessiva dell’attività svolta e dettagliarne facoltativamente le operazioni.

L’app offre inoltre la possibilità di allegare immagini e fotografie, scattate direttamente con il proprio smartphone, ad ogni attività. Una funzionalità molto utile per tracciare nel miglior modo possibile problemi, risoluzioni attuate e dettagli del lavoro svolto.

Gestione attività di Peoplelink Srl
Controllo e gestione attività di Peoplelink Srl

Identificazione del cliente

Tante tecnologie, un unico device

 Con la App di People@Task identificare il cliente presso cui si sta svolgendo una determinata attività è facile e veloce e può essere fatto sfruttando le tecnologie più moderne ed avanzate, disponibili in qualunque smartphone o tablet in commercio.

Il dipendente valida la propria posizione al momento dell’inizio di una nuova attività tramite Geo-localizzazione GPS, lettura di un Tag NFC, lettura di un Qr-Code, verifica della presenza di Wi-Fi SSID con potenza elevata o semplicemente ricercando manualmente l'attività da svolgere.

Questo consente di operare in mobilità avendo la piena certezza che i dati raccolti siano effettivi e validi e senza la paura che gli stessi possano essere falsificati o dimenticati. È il sistema stesso che, in base alla posizione registrata per una specifica attività, vi associa cliente e commessa.

Inoltre, l’ufficio del personale può applicare limitazioni alle modalità che un determinato collaboratore può utilizzare, permettendo un controllo ancora più preciso e ottimizzato sull’effettiva presenza in loco.


Disponibile su Google Play

Con la App di People@Task puoi identificare il cliente presso cui bisogna svolgere le attività con le tecnologie più evolute

Geolocalizzazione

Lettura di un Qr-Code

Lettura di un Tag NFC

In presenza di una WiFi

Calendario delle attività di gestione

Un’organizzazione ben programmata è la base di un lavoro ben fatto

People@Task mette a disposizione dell’ufficio del personale, dei capi commessa, dei dipendenti e collaboratori la possibilità di organizzare e calendarizzare al meglio il lavoro da svolgere quotidianamente grazie all’aiuto di un calendario condiviso delle attività.

Dipendenti, capi commesse ed ufficio risorse umane programmano le attività sul portale e queste compaiono direttamente nel calendario dell’app in modo che tutti abbiano sempre sotto controllo quali attività siano previste per ciascun collaboratore.

Nel calendario dell’app di gestione delle attività, infatti, le attività risultano come “programmate, in pausa, in esecuzione o completate”; semplicemente cliccandovi sopra, il dipendente ha a disposizione tutte le informazioni a riguardo: tipologia di attività, commessa, cliente e sua firma laddove richiesta, documenti, note... In caso di attività programmata per la giornata in cui viene consultata, sarà il dipendente stesso ad avviare il cronometro e censire l’inizio del lavoro.

Programma gestione attività People@Task di Peoplelink Srl

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Con People@Task organizzi Clienti, Commesse, Risorse e Attività

Crea la struttura più adatta alle tue esigenze in modo facile e completo

Clienti

L’entità di base di People@Task è il Cliente

Tutte le Commesse e le Attività infatti sono e devono sempre essere associate ad un cliente. I dati del Cliente sono composti da una parte permanente e da una storicizzata.

Nella parte permanente vengono indicati i dati base del cliente, come la tipologia (persona fisica o azienda), la ragione sociale (in caso di aziende) o il nominativo (in caso di persone fisiche), la partita iva ed il codice fiscale, ed un codice identificativo (per una ricerca veloce).

Per chi utilizza la App di People@Task, è inoltre possibile definire con quale modalità di lettura può essere ricercato il cliente: Qr-Code, Tag NFC, WiFi SSID, Geolocalizzazione o ricerca manuale.

Nella parte storicizzata, invece, sono presenti tutti i dati anagrafici che possono subire variazioni nel tempo, come l’indirizzo della sede, i recapiti di contatto e le coordinate GPS (necessarie se si vuole identificare il cliente con la App tramite la ricerca geolocalizzata).

Infine, è possibile aggiungere fino a 5 referenti per ogni cliente. Un referente è la persona che dovrà interfacciarsi con le risorse che si occuperanno di svolgere le attività associate a quel cliente. Per ogni referente è possibile, oltre al nominativo, associare vari contatti (anche differenti da quelli generali del cliente, come numero di cellulare, email privata, etc…).

Software di gestione delle attività aziendali di Peoplelink Srl

Commesse

Con People@Task puoi gestire un numero illimitato di commesse

La commessa, in base al settore merceologico a cui è riferita, identifica il lavoro commissionato dal cliente e serve a raggruppare le attività (su cui verranno registrate, appunto, le ore di attività) e le risorse che vi lavoreranno.

Ad ogni commessa è possibile associare un Soggetto a capo della commessa e un Commerciale di riferimento. Queste persone devono avere un rapporto di lavoro attivo. Potranno, in base ad una configurazione decisa dall’amministrazione, consultare ed approvare le attività facenti parte della commessa.

Le attività di gestione sono numerose: su una commessa è possibile associare un numero d’ordine, abilitare i capi commessa ad approvare le ore registrate dalle risorse, generare una fattura, abilitare una notifica via e-mail al momento del cambio di stato o del raggiungimento di una determinata soglia sul numero di ore residue.

Ogni Commessa ha uno stato che ne identifica l’avanzamento e deve obbligatoriamente essere associata ad un Cliente (precedentemente creato) e configurata in modo da rispecchiare perfettamente la tipologia di lavoro che identifica. People@Task permette di gestire le attività di varie tipologie di commesse, ognuna con un comportamento particolare.

Consumo a ore
Ottima per gestire commesse con un monte ore prestabilito. Necessità di una data di inizio e di una durata. La commessa sarà valida a partire dalla data di inizio fino a quando non si raggiunge la durata impostata. Facoltativamente è possibile impostare anche una data di fine effettiva, oltre la quale non si potrà più operare su tale commessa, anche nel caso in cui la durata impostata non fosse stata raggiunta.
Progetto
Necessaria per gestire una commessa a progetto. Tali commesse hanno bisogno di una data di inizio e di una data di fine presunta. Inoltre è necessario impostare una durata complessiva in ore e facoltativamente una data di fine effettiva, oltre cui la commessa non può eccedere.
Outsourcing
Per outsourcing si intende la gestione di una o più risorse presso un cliente, solitamente in sede. In questo caso la commessa ha una data di inizio e di fine obbligatoria, non è possibile impostare una durata minima o massima.
Eventi
Utile per gestire commesse che si ripetono nel tempo, ma senza la necessità di un blocco o un controllo sulle ore lavorate. Sono necessarie una data di inizio ed un certo numero di ricorrenze giornaliere (ovvero il numero di volte che una risorsa può registrare un’attività per la commessa). Facoltativamente è possibile impostare una data di fine effettiva o una durata complessiva massima.

Risorse

Definisci chi può operare sul timesheet

Per poter abilitare la compilazione del timesheet sulle attività di una commessa, è obbligatorio definire quali risorse / dipendenti potranno operare sulla stessa. Non ci sono limiti sul numero di risorse che possono venire assegnate ad una commessa.

Per ogni risorsa è possibile impostare il costo sostenuto dall’azienda ed un costo da utilizzare per la fatturazione oraria al cliente. Si possono anche impostare costi chilometrici, nel caso la commessa preveda un rimborso a km per lo spostamento delle risorse, sempre con la differenziazione tra azienda e cliente.

People@Task è un software multi-valuta, per questa ragione i costi associati ad ogni risorsa possono avere una valuta specifica. In base alle ore registrate dalla risorsa sarà quindi possibile avere un riepilogo del costo aziendale per la commessa e del costo da fatturare al cliente, avendo così sempre a portata di click il guadagno che la commessa ha portato alla propria azienda.

Attività

L’elemento finale di una commessa è l’attività

Le attività vengono utilizzate per registrare le ore lavorate e per specificare i dettagli del lavoro effettuato. Anche per le attività, People@Task non pone limiti al numero registrabile. Ogni attività ha una serie di informazioni base per la sua identificazione, un codice di riferimento, una descrizione e un colore.

È possibile decidere se un’attività debba fare parte della fatturazione e eventualmente con che percentuale (ad esempio se una certa attività è al 50% a proprio carico, e possibile impostare tale valore in modo che vengano fatturate solo la metà delle ore effettivamente lavorate dalla risorsa). Su ogni attività è inoltre possibile differenziare il numero di ore lavorate tra ordinarie, extra-orarie o per interventi in reperibilità, sia diurna che notturna, oltre ad abilitare la possibilità di associare una nota spese o un rimborso kilometrico.

Ogni attività può essere visualizzata da tutte le risorse associate alla commessa di cui fanno parte. Solo per alcune casistiche particolari, è possibile fare in modo che una determinata attività sia vista unicamente da una certa risorsa, a prescindere dalla configurazione generale della commessa.

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Come, quando e perchè scegliere un software per la gestione delle attività e delle commesse

Cos'è un timesheet, perchè utilizzarlo e chi ne può trarre vantaggio

Che cosa è un timesheet?

Fogli di carta e file excel, è tempo di innovare

 Timesheet è una parola inglese che può essere tradotta come "cartellino di presenza" o "foglio delle attività". Si tratta di un metodo per registrare la quantità di tempo che un lavoratore ha speso per eseguire un determinato lavoro, un'attività.

È un metodo di registrazione e gestione delle attività di lavoro utilizzato da sempre, in particolare in quelle organizzazioni che lavorano su progetti dove è fondamentale tenere traccia delle ore lavorate per ciascun cliente. Gli strumenti a disposizione per farlo sono notevolmente evoluti negli anni: dapprima ciascun dipendente segnava le attività svolte su semplici moduli cartacei, si è poi passati a fogli excel, fino ad arrivare all’utilizzo di software automatici che rendono il processo più rapido e meglio certificabile.

Individuare delle modalità certe di verifica delle attività aziendali, rende più semplice la rendicontazione delle ore lavorate ai clienti, consentendo di controllare meglio anche i costi sostenuti. Non solo, attraverso il timesheet, è possibile raccogliere tutte le informazioni necessarie per l’elaborazione dei cedolini paghe a fine mese.

Oltre agli aspetti più amministrativi, il timesheet ricopre anche un’importante funzione organizzativa: ci consente infatti di misurare le performance dei dipendenti ed individuare tempestivamente le situazioni di scarso rendimento, così da intervenire prima che pregiudichino i buoni risultati aziendali

Perchè utilizzare un software di gestione di timesheet?

Ogni azienda ha la necessità di tener tracciate le proprie attività

Ogni azienda, da quelle individuali, alle PMI, fino alle grandi multi-nazionali, ha bisogno di tener traccia dell'inizio e della fine, o semplicemente della durata complessiva, delle attività svolte dai suoi collaboratori: che sia per dare assistenza ad un cliente, portare a termine un progetto, svolgere le mansioni previste dalla normale giornata lavorativa, avere dati certi sul tempo speso permette una migliore organizzazione del lavoro.

Un buon software di gestione di timesheet mette a disposizione tutti gli strumenti per tracciare e monitorare le nostre attività e quelle dei nostri dipendenti e collaboratori. Questo ci consente di valutare in tempo reale ed in modo continuo e preciso i guadagni ed i costi di ogni prestazione che forniamo, così come di avere resoconti e statistiche che ci aiutano a capire le performance e la qualità del lavoro svolto e di calcolare in modo preciso le fatture da emettere ed i compensi che sono stati conseguiti a seguito di una certa attività.

È certificato sul campo come un sistema di timesheet riduca notevolmente i costi che l'azienda sostiene, migliorando l'efficienza dei processi di raccolta dei dati aziendali quali le presenze del personale e i tempi di lavoro. I costi sostenuti sono sempre visibili, in modo da permetterne una gestione ottimizzata. Utilizzare un sistema per la gestione dei timesheet permette inoltre di automatizzare tutto il ciclo di fatturazione.

Chi può utilizzare un sistema di timesheet?

Non esiste un settore specifico, od una particolare tipologia aziendale cui meglio si adatta l’utilizzo di un timesheet; in generale tutte le organizzazioni traggono vantaggio da una gestione del tempo lavorativo migliorata, ma vi sono alcuni ambiti in cui tenere traccia delle ore lavorate su ciascuna attività risulta particolarmente vantaggioso

Aziende di sviluppo software
È indispensabile documentare i tempi di sviluppo di ogni progetto, dettagliando tutte le fasi che hanno portato alla sua conclusione, partendo dall'incontro con il cliente, proseguendo con l'analisi del progetto, il suo sviluppo, i test ed il bug fixing, fino alla consegna del lavoro.
Aziende di pulizia
Consente di offrire un servizio aggiuntivo ai clienti facendogli sapere quando e per quanto tempo gli addetti ai lavori hanno operato. Ma soprattutto è indispensabile per controllare i tempi di lavoro, magari geo-localizzando la posizione di inizio e fine lavoro.
Servizi di assistenza a domicilio
Programma gli interventi di medici, fisioterapisti, infermieri e operatori qualificati. Valida il luogo dell'intervento grazie ad una Qr-Code o ad un tag NFC e gestisci le attività che sono state svolte presso il paziente. Monitora, quindi, le attività grazie a schede riepilogative per ogni intervento, paziente o operatore.
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Studi di avvocati

Il modo più semplice per tener traccia delle pratiche e dell'assistenza data ai propri clienti. E' possibile dettagliare ogni singola prestazione e tracciarne la durata parziale o complessiva per determinare i costi associati alle ore lavorate sulle varie pratiche, a prescindere dalla loro fatturabilità.

Agenzie di comunicazione

Negli ambienti lavorativi più moderni e dinamici è facile che un collaboratore sia impegnato contemporaneamente su più fronti: l’utilizzo del timesheet consentirà di verificare quanto tempo sia stato effettivamente dedicato da ogni professionista a ciascun cliente.

La Tua Azienda

Fai crescere la tua azienda, ottimizza i processi aziendali, riduci i costi di gestione delle attività, controlla e approva le attività svolte dal personale, genera reportistiche e statistiche avanzate e dettagliate.

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People@Task – Scheda prodotto ultima modifica: 2017-05-22T14:08:04+00:00 da fabrizio chiagano