Software di rilevazione delle presenze aziendali

People@Time - miglior soluzione per PMI e grandi aziende

Il software n.1 per la rilevazione delle presenze

Cloud, innovativo, automatizzato e di semplice utilizzo

People@Time è il software per la rilevazione presenze di Peoplelink. Grazie all’esperienza ed alle idee innovative del team di ricerca e sviluppo che da anni lavora nel settore, è stata realizzata un’applicazione che ridefinisce il concetto di rilevazione presenze.

Automatizzare, semplificare e velocizzare i processi che intercorrono tra l‘acquisizione delle timbrature e l’invio dei dati per l’elaborazione del cedolino paghe, sono stati i fondamenti dello sviluppo di questo modulo. Le risorse umane e l’amministrazione hanno a disposizione una suite completa di funzioni che permettono di gestire i cartellini dei dipendenti in modo facile ed intuitivo; grazie ad una serie di report ha inoltre la possibilità di ottenere delle estrazioni dati chiare e complete.

I dipendenti, se abilitati, possono autonomamente visualizzare il loro cartellino, giustificare le assenze, richiedere le ferie o l’approvazione di ore extra time. I responsabili possono monitorare l’operato dei propri collaboratori tramite la visualizzazione del cartellino e lo stato dei presenti assenti oppure estraendo report dedicati. Sono disponibili funzioni semplici che consentono di approvare o rifiutare i giustificativi e le richieste.

A completare questo modulo ci sono le app People@Time InfoTab e People@Time Map che permettono di acquisire le timbrature in tempo reale, ma anche di offrire servizi ai dipendenti, quali la visualizzazione delle proprie timbrature, la visualizzazione della bacheca e dei propri totalizzatori e la possibilità di giustificare le proprie assenze.

Rilevazione presenze di Peoplelink Srl
  • Sviluppato per il Cloud
  • Multi-aziendale
  • Affidabile, sicuro e certificato
  • Approvato dal Garante della Privacy
  • Multi-contrattuale
  • Interfaccia semplice e moderna
  • Aggiornamenti costanti
  • Multi-piattaforma
  • L'evoluzione della rilevazione presenze

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L’elaborazione giornaliera

Il motore di calcolo della rilevazione delle presenze

La procedura denominata “elaborazione giornaliera” è un processo tramite il quale il software di rilevazione presenze di Peoplelink calcola il numero di minuti lavorati dai dipendenti, in base alle timbrature effettuate ed ai giustificativi inseriti a copertura di eventuali assenze.

Per poter effettuare il conteggio, l’elaborazione si avvale di una serie di parametri e di configurazioni storicizzate, consentendo così di mantenere una traccia delle variazioni apportate nel tempo alle regole aziendali.

Queste impostazioni consentono di personalizzare i calcoli sulla base di quanto previsto da un contratto lavorativo o in base alle esigenze specifiche di un determinato cliente.

Il risultato dell’elaborazione giornaliera è una serie di valori orari associati a dei codici che ne identificano il significato.

I codici generati dal motore di calcolo possono essere di varie tipologie e permettono di creare un dato strutturato, composto da elementi di presenza, assenza, extraorari, riposi oppure di tipo puramente statistico.

People@Time si contraddistingue per l’estrema flessibilità configurativa, permettendo di gestire casistiche semplici come di affrontare le realtà più complesse.
Quelle a seguire sono solo alcune delle casistiche che People@Time permette di gestire:

  • Calcolo ore lavorate per dipendenti con e senza obbligo di timbratura;
  • Calcolo extraorario (da autorizzare o pre-autorizzato);
  • Orari rigidi e flessibili;
  • Arrotondamenti sulle timbrature, sulle ore extra lavorate e sulle ore di assenza;
  • Gestione abbuoni e ritardi in ingresso e in pausa;
  • Riconoscimento automatico del turno lavorato da un elenco specifico di turni;
  • Causalizzazione delle timbrature da terminale;
  • Calendari turni di tipo giornaliero, settimanale, plurisettimanale e personalizzato;
  • Gestione delle festività;
  • Gestione regole di “scostamento” delle timbrature in fase di arrotondamento per gestione ritardi;
  • Gestione orario con pause multiple nella giornata e minimo da rispettare;
  • Gestione durata minima e massima della pausa;
  • Gestione pausa flessibile;
  • Calcolo ore lavorate in base al terminale di provenienza della timbratura;
  • Calcolo ore lavorate differenziato per le giornate prefestive;
  • Gestione differenziata dei ritardi e dei relativi avvisi per ingressi ad inizio turno e rientro pausa;
  • Gestione di ritardi con possibilità di recupero giornaliero;
  • Conversione orario flessibile in orario rigido in funzione della timbratura di ingresso del mattino;
  • Esclusione timbratura ravvicinate;
  • Calcolo delle ore effettivamente lavorate per i dipendenti con il solo obbligo della timbratura di presenza;
  • Qualunque altra casistica la tua azienda necessiti...

Elaborazioni aggiuntive per il rilevamento presenze del personale

Le procedure evolute di calcolo di People@Time

Dopo aver eseguito l’elaborazione giornaliera è possibile ottimizzarne il risultato attraverso una serie di procedure che forniscono all’utente un dato più dettagliato e conforme all’insieme delle regole aziendali e del C.C.N.L. previsto.

Calcoli giornalieri personalizzati tramite Business Rule
Le Business Rule sono un potente strumento che consente di estendere le normali capacità di calcolo dell’elaborazione giornaliera senza dover intervenire sul codice sorgente. Grazie a questa funzionalità, è infatti possibile aggiungere, modificare o eliminare delle voci semplicemente compilando una tabella di configurazione e scrivendo script ad-hoc.
Autorizzazione extra orari
Questa procedura è stata studiata per gestire in modo flessibile lo svolgimento di una prestazione lavorativa extra rispetto l’orario di lavoro.
Le tipologie di gestione del lavoro extra orario disponibili sono: "Sempre autorizzato", "Mai autorizzato", "Sempre banca ore", "Soggetto ad autorizzazione".
Con la gestione “Soggetto ad autorizzazione” si dà al lavoratore la possibilità di indicare al proprio responsabile quali sono le attività extra lavorative che dovrebbero essergli riconosciute.
Compensazione voci settimanale e mensile
Questo ricalcolo è stato predisposto per quelle aziende che concedono ai propri dipendenti la possibilità di assentarsi per un breve periodo durante l’orario di lavoro purché questa assenza venga recuperata con un’attività extra lavoro nell’arco della settimana o del mese. Tra le molteplici opzioni di configurazione di questa funzionalità, è da evidenziare che è possibile impostare il sistema in modo tale che il recupero venga effettuato sempre successivamente la data dell’assenza.
Elaborazione monte ore settimanale e mensile
Questo ricalcolo è stato studiato per quelle aziende che devono gestire dipendenti con turni di lavoro. Normalmente in queste realtà aziendali è importante rispettare il limite, imposto da contratto, delle ore lavorabili nell’arco di una settimana o di un mese. La procedura consente di giustificare eventuali minuti mancanti al raggiungimento del limite imposto oppure di convertire le ora di presenza in extra orario qualora il totale delle ore lavorate ecceda il massimale previsto.
Trasformazione voci
Questo calcolo è stato sviluppato per consentire di applicare tutte le regole contrattuali in materia di maggiorazioni sulle ore lavorative notturne, festive ed extra orarie. Per rendere flessibile il conteggio è possibile configurare regole giornaliere, settimanali e mensili per soddisfare appieno le norme di ogni C.C.N.L. Grazie all’integrazione con le regole di “business rule” è possibile estendere il comportamento di questo ricalcolo in modo da soddisfare le regole più complesse.

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Funzionalità per il Dipendente ...

Semplifica la giornata lavorativa dei tuoi collaboratori

People@Time è lo strumento innovativo che mette in contatto i diversi attori dei processi di presenze/assenze, in modo intuitivo e veloce. Ognuno di loro ha a disposizione tutte le informazioni relative alla giornata lavorativa e può interagire con i responsabili per richiedere la giustificazione delle assenze, l’autorizzazione delle ore extra lavorate, il cambio del turno di lavoro e la regolarizzazione delle omesse timbrature.

Lo storico delle richieste inserite garantisce la consultazione in un certo arco temporale selezionabile, in modo da poterne controllare lo stato di approvazione o di annullamento e visualizzare l’ordine di esecuzione del workflow con tutti i dettagli correlati.

Con la funzionalità “Il mio Cartellino” ogni collaboratore può consultare ed interagire con i dati della propria giornata lavorativa. Giorno per giorno sono mostrate tutte le informazioni dettagliate delle ore di assenza, presenza ed extra-orario, delle richieste effettuate, del turno lavorato o pianificato.

In presenza di anomalia nel conteggio, il collaboratore può giustificare l’assenza o richiedere l’approvazione di un extra-orario. A completamento della funzionalità sono disponibili totalizzatori come da CCNL e aggiuntivi, aggiornati in quadratura e consultabili anche con proiezioni temporali postdatate o antergate.

... e per il Responsabile

Migliora il workflow per dipendenti e responsabili

People@Time rende disponibile ai responsabili un insieme di funzionalità che consentono, in piena autonomia, l’interazione con i propri collaboratori, la consultazione della loro giornata lavorativa e la possibilità di eseguire statistiche avanzate di riepilogo e controllo.

Il responsabile può gestire le richieste dei propri collaboratori approvandole o rifiutandole, singolarmente o massivamente. Può ricevere notifiche via e-mail o tramite push notification sul proprio smartphone per ogni richiesta in attesa di approvazione. Specifiche funzioni integrate gli consentono di accertare la validità e l’opportunità di ogni richiesta; inoltre il responsabile può essere abilitato ad operare per conto terzi ove i suoi collaboratori non possano accedere al portale.

Tramite la funzionalità di “Forza Lavoro” può confrontare lo stato e la durata delle presenze e delle assenze giornaliere dei propri collaboratori verificando giorno per giorno la forza lavoro a disposizione. Inoltre, in ogni momento della giornata, può ottenere l’organico dei propri collaboratori presenti in azienda.

La quadratura è supportata da una specifica funzionalità che consente al responsabile di interagire giorno per giorno sui vari elementi che compongono il cartellino del dipendente permettendone il controllo completo delle attività settimanali e/o mensili. Con la funzionalità di Programmazione dei Turni, il responsabile può informare l’amministrazione o l’ufficio del personale di eventuali variazioni dei turni di lavoro dei propri collaboratori, comprensivi di giornate intere di ferie o assenza.

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App di rilevazione presenze di Peoplelink Srl.
Disponibile su Google Play
Disponibile su iTunes
Disponibile su Microsoft Store

L’unica App di rilevazione presenze con geolocalizzazione approvata dal Garante della Privacy

People@Time Map è la prima ed unica App per la timbratura approvata dal Garante della Privacy

La App di Peoplelink permette di effettuare timbrature di presenza in mobilità, precise e certificate grazie alla geolocalizzazione. E’ possibile timbrare un ingresso o un’uscita con un semplice tocco sullo schermo dello smartphone, non importa in quale luogo ci si trovi, se in azienda o fuori sede.

La App è disponibile per le tre principali piattaforme sul mercato: Android, Apple iOs e Windows Phone.

L’ora della timbratura è certificata da un server NTP (Network Time Protocol), mentre la posizione viene acquisita grazie al modulo GPS installato sul dispositivo stesso. Tutte le informazioni vengono quindi inviate in tempo reale (o in un secondo momento nel caso la connessione internet non sia disponibile) ai server di Peoplelink, dove verranno memorizzate per essere analizzate ed elaborate. In caso di assenza temporanea di connettività, l’utente può effettuare le proprie timbrature in modalità “Richiesta”, ovvero soggette ad approvazione di un responsabile o dell’ufficio del personale.

People@Time Map, ad oggi, è l’unica App per la timbratura dipendenti con geolocalizzazione che ha avuto il via libera dal Garante della Privacy, anche per l’installazione su dispositivi personali, che rispetta in pieno tutte le normative italiane ed europee per la protezione dei dati personali. La posizione GPS, l’indirizzo e tutti i dati localizzati saranno conservati in cloud solo per il tempo necessario a censire la presenza del dipendente.

La miglior App di rilevazione per semplicità e ricchezza di funzionalità

Non solo timbratura geolocalizzata, ma tante funzionalità necessarie al dipendente ed al responsabile

People@Time Map mette a disposizione dei dipendenti, dei collaboratori e dei responsabili, diverse funzionalità necessarie alla gestione ordinaria della giornata lavorativa. Oltre alla possibilità di effettuare timbrature di ingresso e di uscita, dipendenti e collaboratori possono richiedere giustificativi di assenza, di mancata timbratura o di autorizzazione agli straordinari in modo veloce ed intuitivo. Con pochi click è possibile scegliere la richiesta, il periodo, la durata ed aggiungere eventuali note.

I responsabili, avvisati da una notifica direttamente sullo smartphone, possono decidere se approvare o rifiutare le richieste effettuate dai propri collaboratori. Una seconda notifica avvisa i dipendenti dello stato delle loro richieste.

Infine, grazie alla funzionalità di consultazione dello storico, viene visualizzato lo stato delle proprie richieste e delle proprie timbrature e, nel caso le stesse non siano state ancora inviate ai server di Peoplelink per mancanza di connessione ad internet, è possibile forzarne l’invio manualmente.

Peoplelink continua ad implementare nuove funzionalità sulla App di People@Time Map in modo costante e frequente per fornire un sistema ogni giorno più ricco di funzionalità che consenta una gestione completa della rilevazione presenze in azienda ed in mobilità. L’utilizzo di tecnologie di ultima generazione e la spinta all’innovazione fanno sì che il nostro prodotto evolva costantemente in modo da rispondere alle mutevoli esigenze dei nostri clienti. Semplicità d’uso, modernità e ricchezza funzionale sono i principi su cui abbiamo sviluppato People@Time Map, affinché ciascun utente abbia a disposizione tutto ciò che gli serve in pochi click.

Garante della privacy per People@Time di Peoplelink Srl

Il Garante della privacy è un'autorità amministrativa indipendente; è stato istituito con la legge n. 675 del 31 dicembre 1996 (legge sulla privacy appunto), e si occupa di tutelare i diritti e le libertà fondamentali nel trattamento dei dati personali.
Nel dettaglio, il garante della privacy si occupa di verificare che i trattamenti di dati personali vengano effettuati rispettando le norme di legge, gestisce reclami, segnalazioni e ricorsi, vieta ogni trattamento illecito, incentiva provvedimenti normativi a riguardo e diffonde al pubblico la conoscenza dei diritti in materia di trattamento e sicurezza dei dati.

È possibile consultare il provvedimento in merito alla rilevazione presenze geolocalizzata tramite smartphone al seguente link: Garante della Privacy, registro dei provvedimenti n.350 dell’8 settembre 2016 Verifica preliminare. Trattamento di dati personali dei dipendenti effettuato attraverso la localizzazione di dispositivi smartphone per finalità di rilevazione delle presenze.

Il Terminale di rilevazione presenze evoluto

Trasforma il tuo tablet o smartphone in un sistema di rilevazione presenze

People@Time InfoTab è la App di ultima generazione che Peoplelink mette a disposizione delle aziende che desiderano un software di rilevazione presenze innovativo e snello. Sfruttando la tecnologia NFC o Bluetooth di tablet e smartphone, consente di trasformarli in terminali di rilevazione presenze, liberando l’azienda dall’acquisto e dal mantenimento di costosi ed obsoleti timbratori.

Timbrare tramite app è semplicissimo: è sufficiente avvicinare badge, smartphone o qualunque dispositivo dotato di connessione NFC / Bluetooth al device. Su quest’ultimo compare un’interfaccia guidata che consente al dipendente di timbrare con un click.

Smarcarsi dai vecchi timbratori significa permettere a tutto lo staff di registrare la propria presenza anche in mobilità: l’ideale per quelle aziende che lavorano su sedi provvisorie (come i cantieri) o hanno personale viaggiante o in outsourcing.

I dati raccolti dalla App vengono trasmessi tramite un sistema di comunicazione criptato a People@Time o a qualunque altro sistema di rilevazione presenze abbiate in uso. Il passaggio delle informazioni avviene in real-time qualora lo smartphone sia connesso ad una rete internet; ma la raccolta delle timbrature è possibile anche in modalità offline, con la sincronizzazione al portale in un secondo momento.

Software rilevazione presenze di Peoplelink Srl.
Disponibile su Google Play

Interazione tra azienda e dipendente

L'Infopoint aziendale in una App

La App People@Time InfoTab è anche un innovativo sistema di comunicazione aziendale: è dotata di numerose funzionalità mirate a creare una più semplice interazione tra azienda e dipendente.

Attraverso il device infatti, ciascun collaboratore una volta autenticato attraverso la timbratura, può accedere ad una propria area personale. Qui avrà accesso a tutte le informazioni relative alle proprie timbrature di presenza, potrà verificare i propri totalizzatori di ferie, ROL, PAR, banca ore, straordinari e potrà consultare la bacheca aziendale per aggiornarsi sulle ultime news pubblicate. Le timbrature effettuate sono consultabili sia in modalità Offline (se effettuate sul device su cui si è effettuata l’autenticazione) sia Online (in presenza di una connessione internet).

La comunicazione tra team e management è ulteriormente semplificata dalla possibilità di impostare su People@Time alert e notifiche che ciascun dipendente potrà leggere direttamente dal device durante la timbratura. Le notifiche che si possono inviare a ciascun collaboratore sono di 3 tipologie: certificati e giustificativi, messaggi personalizzati ed auguri di compleanno.

Controllo e monitoraggio dei device

Controlla la configurazione e lo stato del tuo device direttamente online

Grazie al modulo aggiuntivo "Stato terminali avanzato" è possibile accedere dal portale PeoplelinkOnline.com, ad una serie di informazioni avanzate sulla configurazione e sullo stato di funzionamento dei tablet o smartphone su cui è installata la App People@Time InfoTab.

Il modulo aggiuntivo consente di consultare lo stato online/offline del device nelle ultime 24 ore, i dati del modello del device, i componenti attivi, lo stato della connessione Wi-Fi e dell'eventuale connessione dati via SIM, lo stato delle batterie e della ricarica, della RAM e della ROM. Inoltre per la versione "portable" (versione portatile della App, senza blocchi e quindi utilizzabile in mobilità e non su un device fisso) e disponibile la visualizzazione della posizione geografica del device su mappa cartografica.

È inoltre possibile comandare da remoto alcune funzioni del device e della App, come eseguire un riavvio, forzare una sincronizzazione o inviare un segnale di allarme.

Nel caso un’azienda abbia molti device installati, questo modulo semplifica la gestione degli stessi e permette di ridurre le uscite per controllarne lo stato di funzionamento.

Storia, significato ed evoluzione della rilevazione presenze

Scopriamo come è nata la rilevazione delle presenze e come si è evoluta nel tempo

Che cosa si intende per Rilevazione delle Presenze?

La rilevazione delle presenze è quel processo, manuale o automatizzato, necessario all’acquisizione dell’orario di lavoro di un dipendente o di un collaboratore, ovvero necessario per il calcolo del periodo in cui il lavoratore stesso si trova al lavoro, a disposizione del datore di lavoro e nell'esercizio delle sue funzioni.

Solitamente, ogni lavoratore registra o “timbra” un’entrata ed un’uscita che indicano l’inizio e la fine dell’attività lavorativa, quindi, quotidianamente, o più semplicemente mensilmente, le informazioni vengono elaborate così da poter gestire, oltre alla presenza lavorativa, anche le assenze e gli straordinari.

I dati raccolti possono essere utilizzati per generare statistiche di ogni tipo ma soprattutto, possono essere inviati ad un consulente del lavoro o ad uno studio paghe per generare i cedolini dei lavoratori.

Come può avvenire l’acquisizione delle entrate e delle uscite?

Nei secoli sono stati tanti i meccanismi utilizzati per la registrazione delle cosiddette “timbrature” di inizio e di fine dell’attività lavorativa. In principio si utilizzava l ‘unica modalità a disposizione: il sole; quando questo sorgeva iniziava la giornata lavorativa e quando tramontava, si rientrava a casa. Poi, con la rivoluzione industriale, sono nati i primi timbra cartellino (o marcatempo) meccanici: i dipendenti delle aziende avevano un foglio di carta mensile su cui venivano stampati ingressi ed uscite. Negli anni ’90, con l’avvento dell’informatica, i fogli di carta si sono trasformati in badge magnetici o di prossimità ed i terminali di acquisizione delle timbrature sono diventati elettronici e collegati a dei computer.

Ancora oggi, l’evoluzione dei sistemi di rilevazione presenze continua. Con internet e le tecnologie Cloud si sono diffuse nuove modalità di registrazione delle timbrature, che si adattano alle mutate esigenze di aziende e collaboratori, sfruttando le innovazioni tecnologiche: molte aziende ad oggi hanno dismesso i vecchi terminali fissi in favore di una timbratura da smartphone e tablet.

Perché dotarsi di sistema di rilevazione delle presenze e chi può trarne vantaggio?

Un sistema di rilevazione delle presenze permette di ottimizzare e facilitare l’acquisizione, l’elaborazione e l’analisi delle presenze, delle assenze, degli straordinari, delle trasferte, dei servizi fuori sede, e di tutte le attività quotidiane di ciascun collaboratore. Raccogliere in modo sistematico e privo di errori queste informazioni consente di snellire il processo di rilevazione presenze, fornendo rapidamente tutti i dati necessari per l’elaborazione dei cedolini paghe a fine mese.

Inoltre, dotarsi di un software per la gestione delle presenze dei dipendenti rende più semplice tenere sempre sotto controllo la copertura del lavoro, assicurarsi che non rimangano turni od attività scoperte ed intervenire tempestivamente in caso di anomalie o problematiche.

Ad oggi, la gestione dei dati di presenza in un’azienda, è un’esigenza di sempre più rilievo che necessita di soluzioni hardware e software all’avanguardia e multi-piattaforma. Tutte le aziende, a partire dal quelle con una decina di dipendenti, fino alle PMI ed alle grandi multi-nazionali hanno bisogno di un sistema di gestione delle presenze. In particolar modo le aziende che lavorano su commessa trarranno beneficio dall’ottimizzazione della rilevazione presenze perché potranno meglio organizzare il lavoro su ciascun progetto e rendicontare agilmente le attività svolte e l’avanzamento dei lavori.

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People@Time – Scheda Prodotto ultima modifica: 2017-05-30T11:49:59+00:00 da fabrizio chiagano