Software di rilevazione delle presenze aziendali
People@Time - La miglior soluzione per PMI e grandi aziende
Il software n.1 per la rilevazione delle presenze
Cloud, innovativo, automatizzato e di semplice utilizzo
People@Time è il software per la rilevazione presenze di Peoplelink. Grazie all’esperienza ed alle idee innovative del team di ricerca e sviluppo che da anni lavora nel settore, è stata realizzata un’applicazione che ridefinisce il concetto di rilevazione presenze.
Automatizzare, semplificare e velocizzare i processi che intercorrono tra l‘acquisizione delle timbrature e l’invio dei dati per l’elaborazione del cedolino paghe, sono stati i fondamenti dello sviluppo di questo modulo. Le risorse umane e l’amministrazione hanno a disposizione una suite completa di funzioni che permettono di gestire i cartellini dei dipendenti in modo facile ed intuitivo; grazie ad una serie di report ha inoltre la possibilità di ottenere delle estrazioni dati chiare e complete.
I dipendenti, se abilitati, possono autonomamente visualizzare il loro cartellino, giustificare le assenze, richiedere le ferie o l’approvazione di ore extra time. I responsabili possono monitorare l’operato dei propri collaboratori tramite la visualizzazione del cartellino e lo stato dei presenti assenti oppure estraendo report dedicati. Sono disponibili funzioni semplici che consentono di approvare o rifiutare i giustificativi e le richieste.
A completare questo modulo ci sono le app People@Time InfoTab e People@Time Map che permettono di acquisire le timbrature in tempo reale, ma anche di offrire servizi ai dipendenti, quali la visualizzazione delle proprie timbrature, la visualizzazione della bacheca e dei propri totalizzatori e la possibilità di giustificare le proprie assenze.
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Le migliori App di rilevazione delle presenze per semplicità e ricchezza di funzionalità
Non solo timbratura geolocalizzata, ma tante funzionalità necessarie al dipendente ed al responsabile
People@Time Map mette a disposizione dei dipendenti, dei collaboratori e dei responsabili, diverse funzionalità necessarie alla gestione ordinaria della giornata lavorativa. Oltre alla possibilità di effettuare timbrature di ingresso e di uscita geolocalizzate, dipendenti e collaboratori possono richiedere giustificativi di assenza, di mancata timbratura o di autorizzazione agli straordinari in modo veloce ed intuitivo. Con pochi click è possibile scegliere la richiesta, il periodo, la durata ed aggiungere eventuali note.
I responsabili, avvisati da una notifica direttamente sullo smartphone, possono decidere se approvare o rifiutare le richieste effettuate dai propri collaboratori. Una seconda notifica avvisa i dipendenti dello stato delle loro richieste.
Grazie alla funzionalità di consultazione dello storico, viene visualizzato lo stato delle proprie richieste e delle proprie timbrature e, nel caso le stesse non siano state ancora inviate ai server di Peoplelink per mancanza di connessione ad internet, è possibile forzarne l’invio manualmente.
Interazione tra azienda e dipendente
L'infopoint aziendale in una App
La App People@Time InfoTab è anche un innovativo sistema di comunicazione aziendale: è dotata di numerose funzionalità mirate a creare una più semplice interazione tra azienda e dipendente.
Attraverso il device infatti, ciascun collaboratore una volta autenticato attraverso la timbratura, può accedere ad una propria area personale. Qui avrà accesso a tutte le informazioni relative alle proprie timbrature di presenza, potrà verificare i propri totalizzatori di ferie, ROL, PAR, banca ore, straordinari e potrà consultare la bacheca aziendale per aggiornarsi sulle ultime news pubblicate. Le timbrature effettuate sono consultabili sia in modalità Offline (se effettuate sul device su cui si è effettuata l’autenticazione) sia Online (in presenza di una connessione internet).
La comunicazione tra team e management è ulteriormente semplificata dalla possibilità di impostare su People@Time alert e notifiche che ciascun dipendente potrà leggere direttamente dal device durante la timbratura. Le notifiche che si possono inviare a ciascun collaboratore sono di 3 tipologie: certificati e giustificativi, messaggi personalizzati ed auguri di compleanno.
Controllo e monitoraggio dei device
Controlla la configurazione e lo stato del tuo device direttamente online
Grazie al modulo aggiuntivo "Stato terminali avanzato" è possibile accedere dal portale PeoplelinkOnline.com, ad una serie di informazioni avanzate sulla configurazione e sullo stato di funzionamento dei tablet o smartphone su cui è installata la App People@Time InfoTab.
Il modulo aggiuntivo consente di consultare lo stato online/offline del device nelle ultime 24 ore, i dati del modello del device, i componenti attivi, lo stato della connessione Wi-Fi e dell'eventuale connessione dati via SIM, lo stato delle batterie e della ricarica, della RAM e della ROM. Inoltre per la versione "portable" (versione portatile della App, senza blocchi e quindi utilizzabile in mobilità e non su un device fisso) e disponibile la visualizzazione della posizione geografica del device su mappa cartografica.
È inoltre possibile comandare da remoto alcune funzioni del device e della App, come eseguire un riavvio, forzare una sincronizzazione o inviare un segnale di allarme.
Nel caso un’azienda abbia molti device installati, questo modulo semplifica la gestione degli stessi e permette di ridurre le uscite per controllarne lo stato di funzionamento.
Il Garante della privacy è un'autorità amministrativa indipendente; è stato istituito con la legge n. 675 del 31 dicembre 1996 (legge sulla privacy appunto), e si occupa di tutelare i diritti e le libertà fondamentali nel trattamento dei dati personali.
Nel dettaglio, il garante della privacy si occupa di verificare che i trattamenti di dati personali vengano effettuati rispettando le norme di legge, gestisce reclami, segnalazioni e ricorsi, vieta ogni trattamento illecito, incentiva provvedimenti normativi a riguardo e diffonde al pubblico la conoscenza dei diritti in materia di trattamento e sicurezza dei dati.
È possibile consultare il provvedimento in merito alla rilevazione presenze geolocalizzata tramite smartphone al seguente link:Garante della Privacy, registro dei provvedimenti n.350 dell’8 settembre 2016 Verifica preliminare. Trattamento di dati personali dei dipendenti effettuato attraverso la localizzazione di dispositivi smartphone per finalità di rilevazione delle presenze.
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Elaborazioni giornaliere, settimanali e mensili delle presenze aziendali
Motore di calcolo della rilevazione delle presenze
La procedura denominata “elaborazione giornaliera” è un processo tramite il quale il software di rilevazione presenze di Peoplelink calcola il numero di minuti lavorati dai dipendenti, in base alle timbrature effettuate ed ai giustificativi inseriti a copertura di eventuali assenze.
Per poter effettuare il conteggio, l’elaborazione si avvale di una serie di parametri e di configurazioni storicizzate, consentendo così di mantenere una traccia delle variazioni apportate nel tempo alle regole aziendali.
Queste impostazioni consentono di personalizzare i calcoli sulla base di quanto previsto da un contratto lavorativo o in base alle esigenze specifiche di un determinato cliente.
Il risultato dell’elaborazione giornaliera delle presenze è una serie di valori orari associati a dei codici che ne identificano il significato.
I codici generati dal motore di calcolo possono essere di varie tipologie e permettono di creare un dato strutturato, composto da elementi di presenza, assenza, extraorari, riposi oppure di tipo puramente statistico.
People@Time si contraddistingue per l’estrema flessibilità configurativa, permettendo di gestire casistiche semplici come di affrontare le realtà più complesse.
Quelle a seguire sono solo alcune delle casistiche che People@Time permette di gestire:
Calcoli giornalieri personalizzati tramite Business Rule
Le Business Rule sono un potente strumento che consente di estendere le normali capacità di calcolo dell’elaborazione giornaliera senza dover intervenire sul codice sorgente. Grazie a questa funzionalità, è infatti possibile aggiungere, modificare o eliminare delle voci semplicemente compilando una tabella di configurazione e scrivendo script ad-hoc.
Autorizzazione extra orari
Questa procedura è stata studiata per gestire in modo flessibile lo svolgimento di una prestazione lavorativa extra rispetto l’orario di lavoro.
Le tipologie di gestione del lavoro extra orario disponibili sono: "Sempre autorizzato", "Mai autorizzato", "Sempre banca ore", "Soggetto ad autorizzazione".
Con la gestione “Soggetto ad autorizzazione” si dà al lavoratore la possibilità di indicare al proprio responsabile quali sono le attività extra lavorative che dovrebbero essergli riconosciute.
Compensazione voci settimanale e mensile
Questo ricalcolo è stato predisposto per quelle aziende che concedono ai propri dipendenti la possibilità di assentarsi per un breve periodo durante l’orario di lavoro purché questa assenza venga recuperata con un’attività extra lavoro nell’arco della settimana o del mese. Tra le molteplici opzioni di configurazione di questa funzionalità, è da evidenziare che è possibile impostare il sistema in modo tale che il recupero venga effettuato sempre successivamente la data dell’assenza.
Elaborazione monte ore settimanale e mensile
Questo ricalcolo è stato studiato per quelle aziende che devono gestire dipendenti con turni di lavoro. Normalmente in queste realtà aziendali è importante rispettare il limite, imposto da contratto, delle ore lavorabili nell’arco di una settimana o di un mese. La procedura consente di giustificare eventuali minuti mancanti al raggiungimento del limite imposto oppure di convertire le ora di presenza in extra orario qualora il totale delle ore lavorate ecceda il massimale previsto.
Trasformazione voci
Questo calcolo è stato sviluppato per consentire di applicare tutte le regole contrattuali in materia di maggiorazioni sulle ore lavorative notturne, festive ed extra orarie. Per rendere flessibile il conteggio è possibile configurare regole giornaliere, settimanali e mensili per soddisfare appieno le norme di ogni C.C.N.L. Grazie all’integrazione con le regole di “business rule” è possibile estendere il comportamento di questo ricalcolo in modo da soddisfare le regole più complesse.
Tutto per l'interazione con i dipendenti ed i responsabili
Funzionalità di Workflow per il responsabile
People@Time rende disponibile ai responsabili un insieme di funzionalità che consentono, in piena autonomia, l’interazione con i propri collaboratori, la consultazione della loro giornata lavorativa e la possibilità di eseguire statistiche avanzate di riepilogo e controllo.
Il responsabile può gestire le richieste dei propri collaboratori approvandole o rifiutandole, singolarmente o massivamente. Può ricevere notifiche via e-mail o tramite push notification sul proprio smartphone per ogni richiesta in attesa di approvazione. Specifiche funzioni integrate gli consentono di accertare la validità e l’opportunità di ogni richiesta; inoltre il responsabile può essere abilitato ad operare per conto terzi ove i suoi collaboratori non possano accedere al portale.
Tramite la funzionalità di “Forza Lavoro” può confrontare lo stato e la durata delle presenze e delle assenze giornaliere dei propri collaboratori verificando giorno per giorno la forza lavoro a disposizione. Inoltre, in ogni momento della giornata, può ottenere l’organico dei propri collaboratori presenti in azienda.
La quadratura è supportata da una specifica funzionalità che consente al responsabile di interagire giorno per giorno sui vari elementi che compongono il cartellino del dipendente permettendone il controllo completo delle attività settimanali e/o mensili.
Con la funzionalità di Programmazione dei Turni, il responsabile può informare l’amministrazione o l’ufficio del personale di eventuali variazioni dei turni di lavoro dei propri collaboratori, comprensivi di giornate intere di ferie o assenza.
Workflow e funzionalità per il dipendente
People@Time è lo strumento innovativo che mette in contatto i diversi attori dei processi di presenze/assenze, in modo intuitivo e veloce. Ognuno di loro ha a disposizione tutte le informazioni relative alla giornata lavorativa e può interagire con i responsabili per richiedere la giustificazione delle assenze, l’autorizzazione delle ore extra lavorate, il cambio del turno di lavoro e la regolarizzazione delle omesse timbrature.
Lo storico di tutto il workflow di gestione presenze così creato e delle richieste inserite garantisce la consultazione in un certo arco temporale selezionabile, in modo da poterne controllare lo stato di approvazione o di annullamento e visualizzare l’ordine di esecuzione del workflow con tutti i dettagli correlati.
Con la funzionalità “Il mio Cartellino” ogni collaboratore può consultare ed interagire con i dati della propria giornata lavorativa. Giorno per giorno sono mostrate tutte le informazioni dettagliate delle ore di assenza, presenza ed extra-orario, delle richieste effettuate, del turno lavorato o pianificato.
In presenza di anomalia nel conteggio, il collaboratore può giustificare l’assenza o richiedere l’approvazione di un extra-orario. A completamento della funzionalità sono disponibili totalizzatori come da CCNL e aggiuntivi, aggiornati in quadratura e consultabili anche con proiezioni temporali postdatate o antergate.
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