Software di archiviazione documentale

People@Docks – Gestione completa in Cloud per File e Documenti

Archivia i documenti aziendali con People@Docks

Ottimizza e semplifica l’archivio, meno carta e più semplicità

People@Docks è il software di archiviazione dei documenti (non sostituivo) che offre alla tua Azienda la completa gestione di File e Documenti, permettendoti di archiviare in cloud tutto il materiale cartaceo, precedentemente digitalizzato ed organizzarlo secondo le tue esigenze consentendoti di aumentare l’efficienza, ridurre i costi di storage “fisico” oltre che azzerare ogni tipo di spesa riconducibile alle stampe su carta.

L’archiviazione documentale è valida per qualsiasi tipologia di file: dai documenti PDF alle immagini, dai file di testo ai video e ai file audio. Il tutto, ovviamente rispettando le policy di upload decise dall’amministratore aziendale dell’applicativo. È quindi possibile impostare un filtro per le estensioni valide o decidere le dimensioni massime che ogni file può assumere.

Inoltre, l’organizzazione digitale permette di azzerare la perdita dei documenti cartacei (calcolata in circa il 7% annuo) e rende più facile la catalogazione e la successiva ricerca e consultazione. Inoltre la sicurezza è garantita dai più alti standard di settore come, ad esempio, connessioni criptate e accesso con doppia password per le categorie sensibili.

  • Sviluppato per il Cloud
  • Accessibile ovunque
  • Interfaccia semplice e moderna
  • Privacy e sicurezza al top
  • Ricerca dei documenti evoluta
  • Risparmio di carta garantito ...
  • Affidabile, sicuro e certificato
  • Condivisione avanzata
  • ... e meno inquinamento

Tante funzionalità per una gestione dei documenti facile e completa

Accesso ai documenti diversificato

Grazie al sistema di autorizzazione è possibile consentire l'accesso ad un utente solamente a determinate categorie e sotto-categorie, definendo se permettere la modifica e l'upload di nuovi documenti, o concedere permessi di sola lettura.

Organizzazione dei documenti innovativa

Con una gestione e suddivisione dei documenti in Categorie e Tags, People@Docks assicura una più facile fruizione delle informazioni e dei contenuti aziendali, migliorando e rendendo più semplice e veloce l'accesso alle informazioni.

Sicurezza e privacy garantita

Grazie agli algoritmi più sicuri e moderni di crittografia delle connessioni ed alla possibilità di trattare i dati personali con un sistema a doppia password, viene assicurata la massima protezione di tutti i dati caricati in People@Docks.

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Categorizzazione evoluta

Gestione avanzata dei documenti aziendali

People@Docks mette a disposizione una gestione evoluta di condivisione e conservazione dei documenti per una più facile fruizione delle informazioni e dei contenuti aziendali. Il sistema si suddivide in due sezioni, una dedicata ai file strettamente aziendali ed una dedicata ai file personali (interaziendali) di dipendenti e collaboratori.

La sezione dedicata ai documenti aziendali è basata sul concetto di Categorie e Tags. Esistono tre macro-categorie organizzative: Pubblica, Condivisa e Aziendale Privata, ognuna con una sua caratteristica particolare. Ogni categoria è formata, a sua volta, da varie sotto-categorie dove è possibile caricare i propri documenti, assegnando ad ognuno di loro uno o più Tag, ovvero parole chiave che lo identificano e che possono essere riutilizzate anche per altri documenti.

Questa modalità garantisce una migliore organizzazione dei documenti e permette di effettuare ricerche più veloci, dinamiche e semplici in un’ottica di miglioramento del risultato. La ricerca è anche possibile per parole chiave contenute nel nome del file, per anno e mese, per assegnatario/proprietario del documento e, nel caso di più aziende in gestione, per azienda di riferimento.

La gestione dei file personali, invece, si basa sul classico concetto di cartelle e file. Le cartelle rappresentano i contenitori, in cui è possibile aggiungere senza limiti sia file che ulteriori cartelle. I File rappresentano le informazioni, ovvero, testi, immagini, file audio e altro. Gli utenti sono autonomi nella creazione delle cartelle, secondo le proprie esigenze e preferenze, e nell’upload dei file, rispettando le regole impartite dall’amministrazione.

Ad ogni categoria la sua particolarità

Tre tipologie di categorie per ogni funzione

Ogni categoria in People@Docks identifica una sezione con una specifica modalità di interazione, necessaria per raggruppare i documenti ed i file in base alla tipologia di accesso e condivisione che gli si vuole attribuire.
Le tre categorie messe a disposizione sono:

Pubblici

Si tratta della categoria con cui gestire i documenti che devono essere visibili e scaricabili da tutti gli utenti, strettamente legati alla propria azienda, che accedono al Portale PeoplelinkOnline.com.
È la categoria ottimale per caricare carte intestate, modelli aziendali, brochure, presentazioni, foto, comunicati stampa e in genere qualsiasi documento che debba essere accessibile a tutto il personale aziendale (dipendenti, collaboratori, smart workers…)

Condivisi

Necessaria per rendere un documento condiviso tra un utente della propria azienda e gli utenti dell’ufficio amministrativo. Di norma, in questa categoria, rientrano tutti i documenti condivisi con il personale come i cedolini paga, i modelli CU, le ricevute e gli allegati delle Note Spese, le multe, ecc…
Inoltre, questa categoria viene utilizzata da tutti i moduli del Portale PeoplelinkOnline.com come repository per i file di export, come gli export voci payroll.

Aziendali privati

In questa categoria si possono archiviare tutti i documenti aziendali che possono essere visualizzati solamente da alcuni utenti selezionati, solitamente gli uffici contabili, amministrativi e HR.

Sicurezza elevata e protezione della privacy

Conserva i tuoi dati nel tempo ed in sicurezza

Grazie all'utilizzo di connessioni criptate TLS di ultima generazione, così come su tutto il portale PeoplelinkOnline.com, il download e l'upload dei tuoi documenti sul cloud avviene in piena sicurezza. Inoltre, tutti i documenti una volta inviati al software di archiviazione People@Docks, vengono replicati e ridondati tre volte all'interno dell'unità e da una a due volte all'interno di un'altra zona del data center, così da rendere il recupero dei tuoi file sempre disponibile e garantendo un backup degli stessi ad alta sicurezza.

Grazie ai sistemi autorizzativi di People@Docks, è possibile impostare policy di accesso personalizzate a determinati utenti della tua azienda, permettendo di far visualizzare, modificare e cancellare solamente i dati a cui gli stessi hanno accesso. Non tutti devono vedere tutto.

Inoltre, per proteggere al meglio i dati personali sia aziendali che dei dipendenti, come ad esempio di cedolini paghe, i C.U. o i documenti di determinate categorie, People@Docks ha sviluppato un sistema a doppia password che garantisce una sicurezza di accesso ancora più alta.

Accedi ai tuoi documenti aziendali dal cloud

Un software per archiviare documenti, ovunque tu ti trovi

Grazie alla tecnologia web ed a quella cloud, tutti i documenti aziendali inseriti in People@Docks sono accessibili in pochi secondi, a portata di click, ogni qualvolta possano servire ed ovunque tu o i tuoi collaboratori vi troviate, in modo sicuro ed attraverso un unico strumento di lavoro.

Poter consultare i documenti aziendali in qualsiasi momento risulta fattore di produttività, efficienza e velocità, eliminando così, con la tecnologia, tutte le operazioni tradizionali della gestione documentale cartacea.

Inoltre, proprio grazie alla tecnologia cloud ed alla sua estrema flessibilità e estensibilità, non ci sono limiti fisici al numero di documenti che possono essere caricati nei nostri sistemi.

Ancora indeciso? Prova con mano!

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People@Docks – Scheda prodotto ultima modifica: 2017-12-07T09:36:13+00:00 da fabrizio chiagano