Software di archiviazione documentale
People@Docks – Gestione completa Paperless ed in Cloud per file e documenti
Archivia i documenti aziendali con People@Docks
Rendi paperless il tuo archivio cartaceo, più sicuro e più green
People@Docks è il software di archiviazione dei documenti, utilizzabile sia in modalità "sostitutiva" che non, che offre alla tua Azienda la gestione completa di File e Documenti, permettendoti di archiviare sul cloud tutto il materiale cartaceo, precedentemente digitalizzato, così da organizzarlo secondo le tue esigenze, consentendoti di ottimizzare tempistiche e spazio, ridurre i costi, rendere i processi più efficienti e rimanere sempre coerente con le attuale norme in fatto di privacy.
L’archiviazione documentale è valida per qualsiasi tipologia di file: dai documenti PDF alle immagini, dai file di testo ai video e ai file audio. Il tutto, ovviamente, rispettando le policy decise dall’amministratore.
Poplelink mette a disposizione la sua soluzione cloud per la dematerializzazione dei documenti aziendali e del personale, così da trasformare il tuo ufficio HR in un ufficio paperless e più green.
Infatti, l’organizzazione digitale permette di azzerare la perdita dei documenti cartacei (calcolata in circa il 7% annuo) e rende più facile la catalogazione, la successiva ricerca e consultazione. Inoltre la sicurezza è garantita dai più alti standard di settore come, ad esempio, connessioni criptate e accesso con doppia password per le categorie sensibili.
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Gestione e categorizzazione evoluta
Ricerche, scadenziario, analisi e categorizzazioni
People@Docks mette a disposizione una gestione evoluta di condivisione e conservazione dei documenti per una più facile fruizione delle informazioni e dei contenuti aziendali. Il sistema si suddivide in due sezioni, una dedicata ai file strettamente aziendali ed una dedicata ai file personali (interaziendali) di dipendenti e collaboratori.
La sezione dedicata ai documenti aziendali è basata sul concetto di Categorie e Tags. Esistono tre macro-categorie organizzative: Pubblica, Condivisa e Aziendale Privata, ognuna con una sua caratteristica particolare. Ogni categoria è formata, a sua volta, da varie sotto-categorie dove è possibile caricare i propri documenti, assegnando ad ognuno di loro uno o più Tag, ovvero parole chiave che lo identificano e che possono essere riutilizzate anche per altri documenti.
Questa modalità garantisce una migliore organizzazione dei documenti e permette di effettuare ricerche più veloci, dinamiche e semplici in un’ottica di miglioramento del risultato. La ricerca è anche possibile per nome del file, per anno e mese, per assegnatario/proprietario del documento e, nel caso di più aziende in gestione, per azienda di riferimento. E anche possibile effettuare una ricerca all'interno del testo del documento (OCR) per tutti i file di tipo testuale (ad esempio, Office Word, Excel, PDF, TXT, etc...)
La gestione dei file personali, invece, si basa sul classico concetto di cartelle e file. Le cartelle rappresentano i contenitori, in cui è possibile aggiungere senza limiti sia file che ulteriori cartelle. I File rappresentano le informazioni, ovvero, testi, immagini, file audio e altro. Gli utenti sono autonomi nella creazione delle cartelle, secondo le proprie esigenze e preferenze, e nell’upload dei file, rispettando le regole impartite dall’amministrazione.
Un'ulteriore possibilità è quella di gestire una scadenza per ogni documento presente in People@Docks così da avere sempre sotto controllo tutte le informazioni nei tempi giusti, grazie anche a promemoria e notifiche.
Ad ogni categoria la sua particolarità
Tre tipologie di categorie per ogni funzione
Ogni categoria in People@Docks identifica una sezione con una specifica modalità di interazione, necessaria per raggruppare i documenti ed i file in base alla tipologia di accesso e condivisione che gli si vuole attribuire.
Le tre categorie messe a disposizione sono:
Pubblici
Si tratta della categoria con cuigestire i documenti che devono essere visibili e scaricabili da tutti gli utenti, strettamente legati alla propria azienda, che accedono al Portale PeoplelinkOnline.com.
È la categoria ottimale per caricare carte intestate, modelli aziendali, brochure, presentazioni, foto, comunicati stampa e in genere qualsiasi documento che debba essere accessibile a tutto il personale aziendale (dipendenti, collaboratori, smart workers…)
Condivisi
Necessaria per rendere un documento condiviso tra un utente della propria azienda e gli utenti dell’ufficio amministrativo. Di norma, in questa categoria, rientrano tutti i documenti condivisi con il personale come i cedolini paga, i modelli CU, le ricevute e gli allegati delle Note Spese, le multe, ecc…
Inoltre, questa categoria viene utilizzata da tutti i moduli del Portale PeoplelinkOnline.com come repository per i file di export, come gli export voci payroll.
Aziendali privati
In questa categoria si possono archiviare tutti i documenti aziendali che possono essere visualizzati solamente da alcuni utenti selezionati, solitamente gli uffici contabili, amministrativi e HR.
Perchè scegliere una soluzione paperless e green
Reportistiche, analisi, contratti di assunzione, corsi di formazione, cartellino, cedolini, note spese e altro...
I costi, molto spesso nascosti e poco identificabili se non dietro un'attenta analisi, di una gestione cartacea rispetto a una gestione digitale dei documenti, sono altissimi. Con la dematerializzazione si può avere una riduzione di costi in diversi ambiti: la stampa, lo stoccaggio ed il trasporto solo per citarne alcuni. Inoltre, non è minamente da sottovalutare la gestione di un archivio cartaceo in azienda, con i realtivi problemi di ricerca dei documenti, possibilità di infortuni per i dipendenti, possibilità di perdita dei documenti a causa di incendi o deterioramento.
Inoltre, ma per nulla secondario, l'utilizzo della carta, ed il realtivo abbattimento degli alberi per realizzarla, è oggi un argomento molto discusso e che, grazie alla tecnologia, può essere evitato rendendo il nostro pianeta un mondo migliore in cui vivere.
Ma la Peoplelink non si ferma a questo! Abbiamo intrapreso un percorso ancora più green grazie alla collaborazione con Treedom, l’unica piattaforma web al mondo che permette di piantare un albero a distanza e di seguirne la sua crescita nel tempo.
Sicurezza elevata e protezione della privacy
Conserva i tuoi dati nel tempo ed in sicurezza
Grazie all'utilizzo di connessioni criptate TLS di ultima generazione, così come su tutto il portale PeoplelinkOnline.com, il download e l'upload dei tuoi documenti sul cloud avviene in piena sicurezza. Inoltre, tutti i documenti una volta inviati al software di archiviazione People@Docks, vengono replicati e ridondati tre volte all'interno dell'unità e da una a due volte all'interno di un'altra zona del data center, così da rendere il recupero dei tuoi file sempre disponibile e garantendo un backup degli stessi ad alta sicurezza.
Grazie ai sistemi autorizzativi di People@Docks, è possibile impostare policy di accesso personalizzate a determinati utenti della tua azienda, permettendo di far visualizzare, modificare e cancellare solamente i dati a cui gli stessi hanno accesso. Non tutti devono vedere tutto.
Inoltre, per proteggere al meglio i dati personali sia aziendali che dei dipendenti, come ad esempio di cedolini paghe, i C.U. o i documenti di determinate categorie, People@Docks ha sviluppato un sistema a doppia password che garantisce una sicurezza di accesso ancora più alta.
Accedi ai tuoi documenti aziendali dal cloud
Un software per archiviare documenti, ovunque tu ti trovi
Grazie alla tecnologia web ed a quella cloud, tutti i documenti aziendali inseriti in People@Docks sono accessibili in pochi secondi, a portata di click, ogni qualvolta possano servire ed ovunque tu o i tuoi collaboratori vi troviate, in modo sicuro ed attraverso un unico strumento di lavoro.
Poter consultare i documenti aziendali in qualsiasi momento risulta fattore di produttività, efficienza e velocità, eliminando così, con la tecnologia, tutte le operazioni tradizionali della gestione documentale cartacea.
Inoltre, proprio grazie alla tecnologia cloud ed alla sua estrema flessibilità e estensibilità, non ci sono limiti fisici al numero di documenti che possono essere caricati nei nostri sistemi.
Ancora indeciso? Prova con mano!
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