Ogni azienda ha le sue peculiarità quando si parla delle attività e dei processi svolti nei propri uffici. Questa varietà dipende ovviamente dal settore merceologico in cui si opera, dal numero e dai ruoli ricoperti dal personale, dall’esperienza e dalle caratteristiche personali di ogni membro dello staff.
Questa enorme diversità di approccio alle attività lavorative è in molti casi il risultato di anni di sperimentazione e incentivazione di buone pratiche ed efficienza dello staff. Tuttavia esistono delle situazioni, peraltro molto diffuse, dove al posto di un approccio valido e collaudato, ci si trova di fronte a situazioni non ottimali per il corretto funzionamento delle attività d’ufficio.
È il caso in cui un’azienda non sia riuscita ad adottare un sistema valido per gestire le proprie attività, generalmente a causa di una scarsa coordinazione tra i membri dello staff o una formazione carente in campo informatico/gestionale.
Oggi per fortuna ci viene in aiuto la tecnologia con innumerevoli sistemi digitali e software che aiutano a minimizzare gli errori umani e a ottimizzare e razionalizzare i processi relativi alle attività svolte.
Principali problematiche e soluzioni software
Quali sono le problematiche più riscontrate dalle aziende e in che modo un software di gestione può rendere più efficiente i lavori in ufficio?
Carenza di comunicazione
Il primo problema in cui ci s’imbatte quando si analizza un’azienda in difficoltà è generalmente la carenza di comunicazione. In parole povere, i diversi settori aziendali, i vari uffici o i singoli membri dello staff hanno problemi a scambiarsi informazioni in quanto utilizzano sistemi datati o inaffidabili (ad esempio, un post-it non è un buon modo per dire a tutti che la riunione è anticipata di un’ora!).
Le stime a riguardo dipingono scenari molto diversi tra loro ma la costante è che maggiori sono le dimensioni dell’azienda e maggiori sono i problemi legati alla carenza di comunicazione. L’assenza di strumenti idonei e di formazione adeguata sono causa d’innumerevoli ritardi e difficoltà per il benessere dell’azienda e dello staff.
Utilizzare un software che gestisca in maniera rapida e semplice le comunicazioni interne è il primo passo per rimettere in sesto la salute dell’azienda. Molti applicativi forniscono un sistema di messaggistica interna, permettono di creare calendari delle attività, stabilire tempistiche e assegnare compiti specifici; il tutto attraverso un unico sistema che garantisce la massima celerità e la sicurezza che tutte le informazioni necessarie per le proprie attività transiteranno attraverso questo canale.
Difficoltà nel condividere documenti e informazioni
Strettamente legato al problema precedente, la difficoltà di condivisione di documenti e informazioni è tipica di molti settori aziendali dove non tutti i dipendenti e collaboratori svolgono le loro mansioni nello stesso posto.
Basti pensare ai commerciali che operano al di fuori degli uffici per recarsi dai clienti e spesso necessitano di consultare documenti o richiedere cataloghi che però non hanno con sé presso il cliente. Oppure i tecnici in servizio che sono spesso in situazioni dove sarebbe necessario vedere progetti o schede tecniche prima di svolgere determinate attività.
È vero che con un computer portatile o uno smartphone è facile memorizzare grandi quantità di informazioni per poterle consultare in ogni momento, tuttavia non sempre i documenti o i dati richiesti sono stati memorizzati o sono disponibili immediatamente: serve un sistema che permetta di richiederli e visualizzarli con rapidità anche nel caso in cui non si disponga di questi device aziendali.
Molti software sono stati sviluppati pensando a queste esigenze: lo scopo è creare un archivio digitale a cui tutti i dipendenti autorizzati possono contribuire caricando il materiale su cui lavorano, facilmente accessibile e consultabile anche all’esterno dell’azienda.
Merita particolare attenzione l’utilizzo della tecnologia Cloud che permette di archiviare questi dati in uno spazio virtuale accessibile da chiunque disponga delle credenziali d’accesso, permettendo così di svolgere il proprio lavoro anche da casa o da dispositivi non legati all’azienda. Un’assicurazione contro imprevisti e difficoltà tecniche da non sottovalutare!
Ritardi nell’ottenere autorizzazioni e convalide
Un altro problema di grande rilevanza per le imprese, soprattutto in aziende strutturate e con una rigida gerarchia interna, è la difficoltà nell’ottenere autorizzazioni a procedere con determinati progetti o convalide intermedie su singole attività o processi.
Questa situazione è comune a moltissime aziende ed è innegabile che siano necessarie figure che possano consentire, oppure bloccare, determinate attività degli uffici. Spesso queste figure svolgono molti compiti di responsabilità e può capitare che i tempi per ricevere un’autorizzazione o un permesso di altro tipo siano lunghi e che l’attesa crei problematiche in quei settori, dove tutto è fermo in attesa di una comunicazione ufficiale.
Per ovviare alla potenziale lentezza dei “piani alti”, ci vengono in aiuto software che si occupano di gestire queste richieste in maniera precisa e certificata. Esistono funzioni che permettono di inviare richieste specifiche ad altri membri dello staff e fissare scadenze precise entro il quale dare una risposta, il tutto con la sicurezza che solo il destinatario avrà l’autorità per visualizzare e rispondere al messaggio.
Questo è senza dubbio un grande passo in avanti rispetto agli appostamenti necessari per riuscire ad avere una conversazione con il responsabile di un progetto.
Inoltre questi programmi permettono anche di rivolgere altre richieste (ferie, permessi, assemblee sindacali, ecc.), garantendo massima affidabilità e sicurezza in tutti quegli ambiti in cui errori o ritardi possono compromettere la tranquillità dell’attività aziendale.
Peoplelink da anni fornisce soluzioni per le imprese nell’ottica di garantire la massima soddisfazione del cliente, partendo proprio dalle sue esigenze.
I software di Peoplelink permettono di digitalizzare la propria azienda in maniera semplice e sicura, semplificando le attività d’ufficio e potenziando l’attività dello staff: essendo integrabili tra di loro, questi strumenti migliorano il business aziendale, riducendo il tempo e le risorse dedicate alla gestione delle attività d’ufficio.
