La tecnologia segue costantemente l’evoluzione della società e talvolta è essa stessa a stimolarne i cambiamenti. Il mondo del lavoro negli ultimi anni è mutato considerevolmente orientandosi sempre di più verso la flessibilità.
Anche chi si occupa della gestione del personale all’interno delle aziende si trova a dover fare i conti con collaboratori che lavorano a distanza, trasfertisti, dipendenti che operano costantemente fuori dalle mura aziendali.
La naturale conseguenza è stata la nascita di una serie di strumenti all’avanguardia che velocizzano e semplificano l’attività degli HR Manager, come ad esempio i software di controllo presenze che oggi sfruttano anche le potenzialità del cloud computing.
Contenuti dell'articolo:
Perché avere un sistema di controllo delle presenze automatizzato
Passare dalla rilevazione delle presenze manuale, o parzialmente informatizzata, a una completamente automatizzata porta notevoli vantaggi a un’azienda.
La gestione di ogni singolo dipendete e dei relativi orari di lavoro comporta un notevole impegno da parte di chi amministra il personale e si occupa delle buste paga.
Le informazioni da verificare ed elaborare per arrivare alla busta paga sono tante e diverse da lavoratore a lavoratore: orari di lavoro, straordinari, assenze, attività svolte fuori sede.
I software per la rilevazione delle presenze permettono di raccogliere tutti i dati delle timbrature dei cartellini in entrata e in uscita o meglio, visto che il dipendente potrebbe non essere in sede, all’inizio e alla fine del turno di lavoro.
L’automazione permette all’ufficio del personale di essere più veloce nei propri compiti e di avere tutto sotto controllo in ogni momento.
Inoltre i programmi studiati per questo compito specifico escludono l’errore umano e hanno funzioni per estrapolare statistiche e monitorare ogni tipo di andamento.
I vantaggi più evidenti di un software per il controllo presenze sono:
- Rapidità nella raccolta dei dati delle timbrature
- Timbratura fuori sede
- Semplice invio delle informazioni per l’elaborazione del cedolino paghe
- Eliminazione degli errori dovuti all’attività manuale
- Controllo puntuale della forza lavoro e delle assenze
- Minore tempo perso per la gestione del personale
Utilizzando un software in cloud i benefici per le imprese sono ancora maggiori a partire dai costi che si abbassano.
Il software in cloud fa risparmiare le aziende
L’utilizzo del cloud è oramai qualcosa di comune anche nella vita quotidiana delle persone, basta pensare agli archivi virtuali che permettono di memorizzare file senza occupare spazio sugli smartphone.
La condizione indispensabile per utilizzare questa “nuvola” digitale che trasporta dati ovunque è avere una connessione internet.
I programmi gestionali ideati per le aziende attualmente utilizzano questa tecnologia per rendere ancora più efficienti le operazioni e per aumentare ulteriormente i benefici già descritti in precedenza.
Utilizzare un software di controllo presenze in cloud fa risparmiare denaro perché si hanno minori costi dovuti soprattutto a:
- Infrastruttura
- Personale dedicato
- Adeguando privacy e GDPR
- Aggiornamenti del programma
Un IT Manager che aiuta un HR Manager nel selezionare i programmi idonei alla gestione del personale di certo prende in considerazione il cloud, perché è uno dei fattori che attualmente fa davvero la differenza.
La maggiore velocità e la semplificazione delle operazioni che consentono i sistemi di gestione digitali fanno dimenticare i più onerosi processi manuali.
Quando in azienda si utilizza un software in cloud le spese si abbassano anche grazie all’assenza di installazioni su ogni computer, di aggiornamenti frequenti per restare al passo con i tempi, di licenze.
La possibilità di accedere al programma da qualunque zona del mondo in cui ci sia una connessione internet non è da sottovalutare in anni in cui la flessibilità del lavoro è in costante crescita. Basta pensare che grazie al cloud un HR Manager non ha più bisogno del proprio computer piazzato in ufficio e sul quale è installato un gestionale, ma può lavorare anche da casa accedendo online e svolgendo tutte le proprie attività esattamente come fosse in azienda alla sua scrivania.
La rivoluzione dovuta alla GDPR ha confermato che anche i necessari aggiornamenti dei programmi sono una voce di spesa importante quando essi non sono in cloud.
Ovviamente per avvalersi di tutti questi vantaggi bisogna scegliere un partner che sia affidabile. Se vuoi avere maggiori informazioni a proposito di un software di controllo presenze in cloud puoi contattare Peoplelink.
