Un’azienda è un organismo complesso in cui tutto deve essere controllato e amministrato a dovere per fare in modo che tutti svolgano il proprio lavoro correttamente. I software per la gestione del personale sono strumenti fondamentali per un Human Resources Manager (HRM) che ogni giorno deve svolgere una moltitudine di attività e, quindi, ha bisogno di ausili digitali che siano alleati affidabili in grado di semplificare ogni operazione.
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A cosa servono i programmi per la gestione del personale?
Le aziende che sviluppano software per la gestione delle risorse umane mirano a semplificare al massimo tutte quelle attività che un amministratore deve ripetere ciclicamente.
Questi software rendono più efficiente tutto il processo gestionale di un’azienda in cui si devono monitorare le assunzioni e i contratti, le ore di lavoro dei dipendenti, l’attività dei lavoratori in trasferta e dei collaboratori fuori sede, elaborare i dati per produrre le buste paga, sviluppare report, tenere sotto controllo la formazione del personale, controllare i procedimenti disciplinari e gli incidenti.
Inoltre i software più avanzati sono di grande aiuto anche per la selezione del personale, per la gestione delle scadenza e per pianificare il flusso di lavoro di diversi team.
Le funzioni principali di un software HR
Le imprese non sono tutte uguali e le esigenze di chi gestisce il personale cambiano a seconda del settore, delle dimensioni dell’azienda, del tipo di gestione.
Un ufficio che si occupa di una decina di dipendenti non avrà le stesse problematiche di uno che coordina centinaia o addirittura migliaia di persone.
Le attività che per natura hanno un notevole turnover, come ad esempio quelle del settore turismo, avranno certamente bisogno di supporti computerizzati diversi da una ditta a conduzione famigliare con un personale fisso e consolidato.
Bisogna esaminare attentamente i software gestionali da utilizzare in un’azienda e valutare le funzioni che essi hanno in base alle reali necessità dell’HRM.
Le funzioni di un moderno programma gestionale sono tantissime, ma vediamo le principali:
- Acquisizione delle Timbrature di inizio e fine attività
- Gestione dei turni di lavoro
- Elaborazione dei dati per le buste paga
- Generazione di statistiche e reportistica periodica
- Archiviazione della documentazione dei dipendenti
- Supporto per la selezione del personale
- Monitoraggio della sicurezza sul lavoro e della formazione
Questi appena elencati sono solo alcuni dei processi che un software può svolgere efficacemente, ma la selezione di quello ideale per un’azienda di oggi deve tenere conto anche della possibilità di utilizzare il cloud, invece di installare il programma su ogni computer dell’azienda, e di creare aree a disposizione dei dipendenti in cui possono visionare i propri dati e gestire alcune operazioni direttamente da smartphone e tablet.
I vantaggi dei software per la gestione del personale
Il capitale umano di un’azienda è la base fondamentale su cui si costruisce il successo e proprio per questo motivo deve essere gestito accuratamente. Oggi è indispensabile avvalersi delle più moderne tecnologie per rendere più efficiente e meno costoso il lavoro dell’ufficio risorse umane.
Rendendo più veloce e semplice il mestiere dell’HRM un’azienda può evitare problemi nel reperimento di figure professionali fondamentali, nella copertura dei turni, nell’attribuzione dei bonus.
I principali vantaggi di un software per la gestione del personale sono dovuti a:
- Dati dei dipendenti sempre a disposizione dell’HR Manager
- Automazione delle principali attività (rilevazione delle presenze, gestione assenze, elaborazione buste paga, ecc…)
- Archiviazione rapida e sicura di tutte le informazioni
- Analisi delle performance attraverso statistiche
- Gestione puntuale della formazione dei dipendenti
- Possibilità di impostare scadenze e notifiche personalizzate
Un’intelligenza artificiale che assiste un amministratore umano preparato, a fronte di un investimento iniziale, garantisce una riduzione delle spese sul medio/lungo termine.
La scelta di utilizzare programmi in cloud permette di avere un ulteriore abbassamento dei costi, perché non si perde più tempo nell’installazione di essi nei server o nei PC aziendali e non si deve pensare agli inevitabili aggiornamenti.
Oltre ai diretti vantaggi monetari, un software gestionale può snellire l’organizzazione del lavoro e migliorare la comunicazione interna, creando di conseguenza relazioni professionali più proficue.
La sicurezza informatica e le tutela della privacy sono fattori imprescindibili che una software house non può ignorare quando sviluppa programmi in cui transitano e vengono archiviati dati sensibili e personali, quindi è importante rivolgersi a partner davvero affidabili.
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