Nelle aziende italiane che sviluppano una struttura interna ben ottimizzata e che sono attente al risparmio di tempo e denaro, stanno prendendo sempre più piede i software di gestione delle attività e delle commesse aziendali.
L’importanza di programmare e saper ottimizzare i vari processi va ad influire sul rendimento complessivo dell’azienda e sul fatturato di fine anno.
Peoplelink ha sviluppato un software estremamente performante e sono innumerevoli le richieste di delucidazioni da parte degli utenti interessati.
In questo articolo abbiamo voluto racchiudere le risposte alle domande checon più frequenza ci vengono poste.
Contenuti dell'articolo:
Perché dovrei tener traccia delle ore lavorate su ogni singola attività aziendale?
Le ragioni sono numerosissime, da quelle più meramente amministrative a motivazioni organizzative. Prima di tutto tenere traccia certa e completa delle ore lavorate semplifica significativamente la raccolta dei dati necessari da inviare alle paghe per l’elaborazione dei cedolini dei dipendenti.
Le stesse informazioni servono per rendicontare ai clienti finali le ore lavorate su ciascuna attività. È facile rendersi conto come questo consenta un migliore controllo dei costi aziendali.
Dal punto di vista organizzativo invece, avere a disposizione informazioni certe sulle ore lavorate da ciascun dipendente consente di tenerne sotto controllo le performance, misurarne il rendimento ed intervenire tempestivamente su potenziali situazioni problematiche.
In quali settori è più opportuno utilizzare un software di gestione delle commesse / attività?
Tutti i settori aziendali possono trarre vantaggio dall’utilizzo di un software per la gestione delle commesse. Non esistono organizzazioni, infatti, che non abbiano l’esigenza di avere sotto controllo le ore lavorate su ciascun progetto: che si tratti di aziende di servizi, imprese di pulizie, studi professionali, agenzie, tutti sentono l’esigenza di ottimizzare le attività di ogni collaboratore, per evitare sprechi di denaro e di risorse.
È un prodotto da installare in locale sul computer oppure è in cloud?
Abbiamo già affrontato più volte questo argomento, ma continueremo a ribadirlo con forza: ormai è anacronistico scegliere un software installato in locale. La tecnologia cloud è l’unica che può assecondare le esigenze di un’azienda moderna; consente infatti a tutti i collaboratori di avere accesso al sistema da qualunque dispositivo, in qualunque momento ed ovunque si trovino, senza rinunciare alla totale sicurezza dei dati.
Quali sono le metodologie per inserire i dati sul timesheet?
Il software People@Task di Peoplelink per la gestione delle commesse offre due possibilità per inserire i dati sul foglio presenze giornaliero: ciascun dipendente potrà accedere al portale ed inserire le ore lavorate alla fine del proprio turno oppure scegliere di censire le attività in real-time, registrando ogni attività ad inizio e fine del suo svolgimento tramite app mobile installata sul proprio smartphone.
Esiste un’integrazione tra il software di gestione delle attività con quello di rilevazione delle presenze?
Certo, ed anzi possiamo dire che solo un’integrazione tra questi dati può consentire davvero una gestione completa: con la rilevazione presenze sappiamo le ore totali lavorate da ciascun dipendente nella giornata/settimana/mese, con il sistema di gestione commesse raccogliamo le informazioni sulle attività svolte nelle ore rilevate.
Si tratta di un’ottima metodologia per avere sempre sotto controllo le presenze e gli straordinari, ma anche per comprendere se vi siano sprechi di tempo e di risorse su cui intervenire.
Sono disponibili statistiche per analizzare le attività svolte?
Un sistema di gestione delle attività in azienda non può essere completo se manca delle funzionalità necessarie per dare un senso ai dati raccolti tramite report e statistiche. Per questa ragione all’interno di People@task sono disponibili tabelle riepilogative e grafici avanzati raggruppabili per commesse, clienti e risorse impiegate.
È possibile calendarizzare le attività da svolgere?
Certamente, tutte le attività possono essere calendarizzate; saranno i responsabili a stabilire se la programmazione possa essere fatta dai dipendenti stessi o se debba occuparsene ogni capo commessa o direttamente l’ufficio amministrativo.
I capi commessa o l’ufficio amministrativo possono approvare i timesheet inviati dai dipendenti?
Non tutte le organizzazioni richiedono un’ulteriore approvazione per i fogli presenze inseriti dai dipendenti, tuttavia è giusto che un sistema di gestione commesse offra questa opzione a quelle organizzazioni che desiderano impostare in questa maniera la gestione attività. People@Task vi lascia la libertà di scegliere se richiedere o meno l’approvazione.
È possibile avere un controllo sul costo e sui ricavi per le attività svolte?
Non solo è possibile, ma possiamo dire che è una delle funzionalità più importanti per un’azienda. Con People@Task a ciascun collaboratore viene assegnato un costo per l’azienda ed un costo corrispondente sulla commessa per il cliente.
In questo modo, grazie alle statistiche integrate nel sistema, si tengono sotto controllo costi e ricavi, verificando per ogni attività quanti ricavi abbia portato all’organizzazione.
Sono disponibili funzionalità di import ed export dei dati.
Si, tutti i dati presenti nel software di gestione attività People@Task possono essere esportati su Excel per ulteriori analisi ed elaborazioni.
(+1) L’assistenza viene fornita ed in che modalità?
Il software People@task è stato costruito per essere immediatamente utilizzato dal cliente, in modo semplice ed intuitivo. Tuttavia, un’assistenza costante del fornitore è fondamentale non solo in fase di avviamento, ma anche nella gestione delle attività quotidiane.
Per questa ragione Peoplelink mette a disposizione di tutti i suoi clienti un team di supporto altamente qualificato sempre disponibile da remoto e telefonicamente.
