Tra gli aspetti della gestione aziendale che più fanno perdere tempo al management vi è una corretta raccolta dei dati in merito alle ore lavorate da ciascun dipendente su ogni progetto: informazioni mancanti, orari che non tornano, clienti che pretendono dati più precisi.
È difficile muoversi con efficienza in questo marasma di situazioni da gestire.
Ma avere un quadro completo di presenze ed ore lavorate su ciascuna commessa è fondamentale per analizzare l’andamento del business e tenere sotto controllo le dinamiche aziendali.
Per questa ragioni sempre più organizzazioni scelgono di dotarsi di strumenti tecnologici che consentano di gestire in modo completo il ciclo di rendicontazione e di fatturazione delle attività.
I software di gestione delle presenze dei dipendenti infatti, si utilizzano spesso in integrazione con sistemi di gestione commesse, proprio per semplificare la quadratura delle informazioni raccolte.
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Esempio di sistema integrato
Un’azienda lavora su più progetti sparsi sul territorio, la raccolta delle presenze può avvenire secondo due modalità differenti: vengono installati nelle diverse sedi dei tablet o degli smartphone utilizzati come timbratori di presenze, oppure ciascun collaboratore timbra da app sul proprio smartphone; queste timbrature vengono geolocalizzate in modo da sapere sempre dove siano state effettuate.
In questo modo abbiamo già molte delle informazioni che ci servono a nostra disposizione: sappiamo quante ore ciascun collaboratore ha lavorato per ogni commessa, senza dover fare alcuna imputazione manuale.
Con questi dati e l’integrazione del software presenze con la gestione commesse, diventa più semplice confrontare il reale andamento delle attività con ciò che era stato preventivato in termini di costi e di tempistiche.
Un sistema integrato vi permette di avere a portata di mano tutto ciò che vi serve, non solo per l’invio dei dati alle paghe per l’elaborazione dei cedolini, ma anche e soprattutto per un’efficiente rendicontazione delle attività ai vostri clienti, in modo che non si creino situazioni potenzialmente problematiche come ore non risultanti o attività non portate a termine nei tempi corretti.
Ricapitolando, quali sono i vantaggi di una gestione integrata di presenze e commesse?
- Dati completi su presenze ed ore lavorate da ogni dipendente su ciascuna commessa;
- Rendicontazione completa delle attività ai clienti;
- Eliminazione degli errori;
- Processo più veloce;
- Controllo totale su ogni aspetto della gestione commesse;
- Dati a portata di click per l’elaborazione delle paghe e per il cliente finale;
- Raccolta rapida delle informazioni sulle ore lavorate su ogni progetto, grazie alla timbratura da smartphone ed app mobile;
- Intervento tempestivo su situazioni potenzialmente problematiche.
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