Di fronte alla scelta di dotarsi di un nuovo sistema per la rilevazione delle presenze in azienda, molti HR si trovano spaesati: che non ne abbiate mai avuto uno, o che abbiate installato in azienda lo stesso sistema da diversi anni, ciò che potrete trovare ora sul mercato se vi guardate intorno per la prima volta, può spaventare.
Le soluzioni sono molte, per scegliere la più adatta alla vostra organizzazione è necessarie possedere una buona conoscenza dei processi HR ed una minima competenza tecnologica che vi facciano evitare fregature.
Abbiamo voluto raccogliere le domande principali da porre ai potenziali fornitori per evitare di trovarsi poi ad acquistare un prodotto che non risponde alle vostre esigenze.
Contenuti dell'articolo:
È un prodotto da installare in locale sul computer oppure è in cloud?
Ad oggi acquistare un prodotto per la rilevazione presenze installato in locale sarebbe a dir poco anacronistico; le tecnologie si sono evolute significativamente negli ultimi anni, mettendo a disposizione delle imprese software innovativi, di più facile avviamento ed adeguati alle mutate esigenze delle organizzazioni.
Per queste ragioni consigliamo di prendere in considerazione solo prodotti che siano realmente Cloud e quindi accessibili H24, da qualunque tipologia di dispositivo (pc, tablet e smartphone) ed ovunque vi troviate, in modo da consentirvi di rilevare anche le presenze del personale che non opera dalla sede centrale dell’azienda, ma sul territorio.
È necessario acquistare dei terminali di rilevazione presenze?
Un software per la rilevazione presenze veramente innovativo deve offrirvi la possibilità di scegliere la modalità di registrazione presenze a voi più consona: se avete già dei timbratori installati, il sistema deve interfacciarsi agilmente con questi ultimi.
Allo stesso modo potreste decidere di non utilizzare timbratori tradizionali e quindi dovrete assicurarvi che il sistema scelto consenta la timbratura anche da app mobile (per tutto il personale sul territorio) o che sia installabile su tablet che si trasformano in questo modo in terminali di timbratura.
Posso far timbrare il personale che lavora fuori sede?
Come dicevamo prima, un sistema di timbratura moderno deve essere dotato di app mobile: ciascun collaboratore scarica l’app sul proprio smartphone e da lì effettua la timbratura.
La verifica della veridicità della stessa avviene tramite geolocalizzazione GPS (autorizzata dal garante della privacy) che vi assicura la certezza del dato.
Il software di rilevazione delle presenze è compatibile con i principali software di payroll e risorse umane?
Scegliere un software che si interfacci senza difficoltà con i principali sistemi payroll ed HR consente di snellire i processi, producendo un enorme risparmio di tempo e riducendo drasticamente i possibili errori.
Per questo è bene verificare la capacità di integrazione del sistema scelto con altri applicativi.
Il prodotto di Peoplelink, per esempio, al momento supporta 50 differenti programmi di payroll ed è costruito con una tecnologia che consente di realizzare in poco tempo ed a basso costo, integrazioni con molte altre tipologie di software.
È necessario utilizzare un workflow autorizzativo per i giustificativi?
Senza un workflow di approvazione l’inserimento dei giustificativi sarebbe banale ed i dati registrati mancherebbero delle opportune verifiche.
Un sistema completo deve essere dotato non solo di un workflow autorizzativo, ma consentire anche l’inserimento di più responsabili e di diversi livelli approvativi, nonché differenze specifiche in base alla tipologia di giustificativo inserita.
È possibile definire diversi ruoli operativi?
Su questo punto non vale nemmeno la pena soffermarsi troppo considerando l’ovvietà della risposta.
Qualunque sistema in uso in un’azienda deve permettervi di definire diversi ruoli operativi in modo che ciascun utente del sistema abbia accesso in sicurezza solo alle informazioni che è autorizzato a visualizzare, inserire e modificare.
Non sarebbe davvero pensabile che dipendenti, manager e risorse umane, visualizzassero gli stessi dati!
Ci sono limitazioni sul numero di dipendenti o sulle postazioni di utilizzo del software?
Questo è un tema spinoso, un vero e proprio campo minato per chi deve selezionare un sistema di rilevazione presenze, poiché le opzioni sono davvero numerose: quasi tutti i fornitori fanno pagare un canone mensile basato sul numero di dipendenti gestiti nel sistema.
Prestate però particolare attenzioni agli eventuali costi nascosti che potrebbero modificare anche in modo significativo l’investimento richiesto.
Per questo comprendere se oltre a pagare per il numero di dipendenti gestiti, si paghi anche in base al numero di postazioni, è fondamentale.
Il sistema consente di gestire più aziende e più CCNL sullo stesso impianto?
Probabilmente non una delle prime domande che vi verrebbe da porre, ma la risposta è fondamentale: se siete un gruppo di aziende e lavorate con diversi CCNL, trovarvi a dover utilizzare impianti diversi sarebbe davvero fastidioso, nonché un notevole spreco di tempo all’avvio del sistema.
È presente una sezione dedicata alla reportistica, personalizzabile, stampabile, consultabile online o esportabile su Excel?
La raccolta dei dati di presenza perde una grande fetta del suo valore se non è seguita da un’analisi corretta delle informazioni censite.
Per questo dovete adottare un sistema di gestione delle presenze che vi fornisca la possibilità di lavorare con i dati registrati, elaborare report, estrarre le informazioni e stamparle.
Per esempio, il software di Peoplelink contiene al suo interno più di 50 tipologie di report diverse, alcuni preimpostati in base alle esigenze più diffuse delle aziende, altri personalizzabili.
È prevista la possibilità di gestire totalizzatori statistici per controllare permessi, ferie e straordinari?
La risposta che dovete pretendere è “Ovviamente sì”!
In questo modo tutti gli utenti del sistema hanno sempre sotto controllo i dati relativi ad assenze e presenze, così management ed HR possono analizzare trend e problematicità e ciascun dipendente ha la possibilità di verificare maturato, residuo ed ore lavorate senza dover attendere il cedolino paghe.
L’assistenza viene fornita? E in che modalità?
Spesso si sottovaluta l’importanza dell’assistenza a supporto dell’operatività.
Accade poi di trovarsi spaesati ed abbandonati dai fornitori dopo la fase iniziale di avviamento.
Ma possono esserci situazioni in cui essere supportati risulta fondamentale anche in corso d’opera.
Peoplelink fornisce assistenza remota e telefonica a tutti i propri clienti, in fase di avviamento e per tutta la durata della collaborazione; l’assistenza è fornita da soli addetti senior, che si prodigano per fornire in tempi record risposte efficienti alle esigenze di ogni cliente.
Il software per la rilevazione delle presenze in azienda di Peoplelink è stato studiato per le medie e grandi imprese che devono gestire una quantità enorme di dati e vorrebbero risparmiare tempo e risorse.
People@Time garantisce una gestione veloce e ottimale anche alle piccole aziende italiane e le rende indipendenti dalle procedure elaborate e inutili.
Richiedete una demo gratuita e informazioni specifiche ai nostri specialisti, saranno lieti di indicarvi la soluzione migliore per risolvere i vostri problemi.
