Da diversi anni vengono condotti studi che coinvolgono numerose aziende tra USA e UE, e tutte hanno come caratteristica l’impiego di numerosi dipendenti fuori sede (fattorini, commerciali, tecnici, ecc.); lo scopo di queste analisi è quello di comprendere come venga gestita, dal punto di vista della rilevazione ore e spostamenti, questa forza lavoro in continuo movimento.
Questi studi di approfondimento devono ancora produrre dati definitivi, soprattutto perché ogni anno le aziende cercano soluzioni nuove per il loro business, tuttavia è chiaro come l’utilizzo di sistemi digitali per la gestione del personale sia diventata la soluzione maggiormente adottata.
Una delle maggiori innovazioni, rispetto al cartaceo, è l’utilizzo della tecnologia QR code o dei Tag NFC o del bluetooth; in un caso l’utente scarica una App sul proprio smartphone e procede alla timbratura scattando una foto al codice apposto in azienda, da un cliente o su un mezzo; nel secondo caso è sufficiente avvicinare, ad esempio, lo smartphone perché via sia un trasferimento dati che convalida la timbratura; entrambe le soluzioni rendono molto più rapido e facile l’accesso ai luoghi di lavoro e non richiedono strumenti aggiuntivi; inoltre garantiscono maggiore sicurezza e tracciabilità dei dati da parte dell’azenda rispetto ai tradizionali badge magnetici o cartacei.
Il successo di questi sistemi non è dovuto solo alla semplice sostituzione di supporti fisici per la rilevazione presenze, ma in buona parte alle funzioni aggiuntive disponibili che rendono questi strumenti molto più efficienti e appetibili per le imprese.
Vediamone alcune novità e potenzialità.
Contenuti dell'articolo:
Timbratura in mobilità e Geolocalizzazione
Siete un’azienda con molti dipendenti trasfertisti? Uno studio tecnico che deve effettuare molti sopralluoghi e analisi sul campo? Una compagnia di spedizioni?
Come fate a verificare gli spostamenti e l’orario effettivo di lavoro dei vostri dipendenti, sia per tenere traccia dell’avanzamento di un’attività, sia per assicurarvi il rispetto dell’orario e del luogo lavorativo?
Oggi la tecnologia vi permette di utilizzare le App di timbratura in mobilità, applicazioni che una volta installate e attivate sullo smartphone permettono di localizzare la posizione al momento della timbratura e permettere di indicare il tempo dedicato alle attività lavorative.
La Geolocalizzazione è utilissima soprattutto quando la tabella di marcia è molto serrata, sapere quanti e quali interventi sono stai effettuati dal vostro dipendente presso i clienti è indispensabile per stimare i tempi e le modalità della vostra attività, giorno per giorno.
Le funzioni di timbratura in mobilità, invece, garantiscono il corretto registro delle ore lavorate senza doversi recare presso la vostra sede aziendale. Un dipendente che si reca direttamente da un cliente senza passare dall’ufficio è molto comune e la timbratura mobile permette di registrare l’orario di inizio e di fine della sua giornata, comodamente dallo smartphone; il tempo risparmiato in questo modo permette di dedicarsi alla propria attività senza dover effettuare spostamenti non necessari e soprattutto migliorando i tempi e la vita lavorativa dei vostri collaboratori.
Considerando che lo smartworking ed il lavoro da casa si sta diffondendo sempre più in molti settori, questi strumenti acquistano sempre maggiore importanza per semplificare e rendere più efficiente il vostro Team.
Gestione delle presenze e delle assenze
Ferie, straordinari, ROL, malattie… troppe volte per una mancanza di comunicazione si creano dei momenti di tensione che di certo non giovano all’azienda; d’altra parte se un dipendente lavora da casa o è sempre in giro presso clienti, è difficile che incontri fisicamente il suo responsabile, allora come avanzare queste richieste in maniera facile e sicura?
Alcune App dispongono di funzionalità specifiche, permettendo di avanzare le proprie richieste in modo tale che vengano sottoposte al loro responsabile per essere valutate; la App gestisce questo flusso di informazioni e trasmette un messaggio che contiene la richiesta formale del dipendente; in questo modo non è necessario incontrarsi direttamente in azienda per gestire richieste amministrative e risolvere questioni di questo genere, basta il vostro smarthphone ed il responsabile del vostro ufficio saprà subito della vostra necessità….ovviamente la App di rilevazione delle presenze non garantisce che la vostra richiesta di ferie venga approvata…
Qualsiasi di questi strumenti decidiate di usare, potrete immediatamente misurare il vantaggio che ne consegue:
- Raccolta dati in tempo reale, rapida e sicura;
- Localizzazione dei collaboratori fuori sede nelle ore lavorative per la massima efficienza e coordinazione;
- Presenze e assenze sempre monitorate e di facile consultazione;
- Gestione del team migliorata e possibilità di approvare richieste amministrative in mobilità.
In Peoplelink abbiamo creato una soluzione professionale, il software People@Time, corredato di App per smartphone e tablet, che rappresenta il mezzo ideale per la rilevazione delle presenze, per organizzare al meglio il lavoro dei propri collaboratori, velocizzando tutte le fasi che intercorrono tra l’acquisizione delle timbrature e l’invio dei dati per l’elaborazione dei cedolini paga.
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