Il mercato dei software utilizzati in ambito aziendale offre moltissime soluzioni adatte ad ogni settore economico e ad ogni dimensione dell’impresa, dal Metalmeccanico alla Ristorazione, dalle multinazionali alle ditte individuali; esiste solo l’imbarazzo della scelta per quanto riguarda funzioni, assistenza e, ovviamente, costi.
Comunemente, i software attualmente in commercio si concentrano su uno o più di questi aspetti:
- Anagrafica – Clienti, agenti e fornitori
- Contabilità – Ordini e fatturazione
- Magazzino – Giacenze, movimentazioni e packing list
- Commesse – Ordini clienti, produzione e processi Aziendali in generale
- Gestione del personale – Orari, rilevazione presenze, accessi e pianificazione attività
Indipendentemente dalle attività digitalizzate tramite un software, è innegabile il risparmio di tempo, spazio e denaro che si ottiene applicando le moderne tecnologie gestionali ai processi aziendali; in vista d’importanti modifiche alle norme sull’impresa come l’introduzione della fatturazione elettronica, pare ormai necessaria una completa digitalizzazione del mondo dell’impresa negli anni a venire.
Esiste, però, un aspetto che troppo spesso viene trascurato: la formazione del personale all’utilizzo di questi strumenti e la necessità di una formazione periodica che permetta la completa padronanza del software utilizzato dall’azienda.
L’importanza della formazione digitale
Quasi tutte le aziende sviluppatrici di applicativi prevedono una formazione specifica su come utilizzare il software. In genere si tratta di una serie di incontri o di corsi online con personale qualificato che prepara le risorse dell’azienda cliente ad impratichirsi con gli strumenti e le funzionalità del software.
Ovviamente questi corsi richiedono tempo e, in alcuni casi, per riuscire ad utilizzare alcune funzionalità più avanzate, richiedono corsi aggiuntivi non compresi nei servizi offerti come parte dell’acquisto del prodotto.
Alcune aziende sono convinte di poter fare a meno delle funzioni più avanzate o di aggiornare il personale sulle ultime novità del software, risparmiando sulle ore di lavoro dedicate alla formazione e sui costi dei corsi stessi, credendo che un utilizzo quotidiano e un manuale online possano supplire alla formazione offerta dal personale qualificato dell’azienda produttrice.
Formarsi per ridurre i costi d’impresa
Questa è, purtroppo, la via più facile per ridurre l’efficienza della propria forza lavoro fino ad inficiare i benefici generati dall’utilizzo di sistemi digitali, riducendo le possibilità di uno strumento potente ed efficiente a un costoso “attrezzo” nelle mani di personale non abbastanza qualificato al suo utilizzo.
Vediamo alcuni scenari a titolo di esempio.
- Un azienda di ricambi dispone di un gestionale per il magazzino, ma non utilizza le funzioni avanzate che permettono assegnare un QR-Code ai singoli imballaggi per evadere gli ordini semplicemente con un passaggio del lettore. L’inserimento manuale di ogni singolo collo rispetto all’automazione costa decine di ore lavorative in più nel corso dell’anno;
- Un azienda di trasporti utilizza un’anagrafe dei clienti ma non sa utilizzarle funzioni di geolocalizzazione che possono creare percorsi ottimizzati per raggiungerli. Affidare la scelta del percorso ai vettori non necessariamente comporta una palese inefficienza ma sul lungo periodo il software è in grado di ridurre costi e tempi di ogni singola consegna sulla base di mappe aggirante in tempo reale con traffico e cantieri;
- La GDO decide di dotarsi di un sistema di rilevazione delle presenze per il controllo degli accessi, della timbratura e degli orari lavorativi dei dipendenti, ma quest ultimi non sanno utilizzare il sistema per la programmazione dei turni incluso nel pacchetto. Se il personale fosse in grado di controllare e segnare i propri turni sul gestionale si eviterebbero accavallamenti o assenze che possono capitare se queste informazioni si trovano su fogli di carta e di facile smarrimento.
Questi esempi sono solo alcuni riferimenti, ma esistono centinaia di situazioni in cui, pur avendo acquistato un sistema con enormi potenzialità, si decide di risparmiare sulla formazione del personale lasciando così inutilizzati alcune funzionalità, oppure concentrando tutta la formazione su una singola risorsa, fornendo ad un unica persona tutte le conoscenze relative a quel sistema, con rischi evidenti e potenziali problemi in caso di assenza temporanea o duratura.
Il consiglio è il cosiddetto “Fatto 30, facciamo 31”, ovvero mettere in conto che formazione e periodico aggiornamento fanno parte del processo di digitalizzazione aziendale e quindi non sono da considerarsi spese aggiuntive inutili. Anzi, una forza lavoro preparata e adeguatamente formata potrà operare al 100% con gli strumenti a disposizione, ridurre i tempi dei processi, gestire con accuratezza le informazioni aziendali e supplire all’eventuale assenza di uno o più colleghi senza incorrere in limiti alla propria formazione sul programma aziendale.
Peoplelink crede nel rapporto costante con il cliente, dal primo incontro all’acquisto sino alla formazione successiva la messa in funzione del software: ogni passaggio di questo percorso è fondamentale. La formazione offerta da Peoplelink è tra le migliori del mercato, vanta professionisti capaci e pronti a mostrare tutte le potenzialità degli applicativi oltre a disporre di una Wiki online con tutte le informazioni necessarie per approfondire alcuni aspetti in autonomia.
Crescere con la tecnologia giusta è la via per il successo dell’impresa, Peoplelink da sempre è al fianco delle aziende che scelgono di percorrerla insieme.
