Peoplelink è lieta di presentare, attraverso una raccolta di interviste con i propri Clienti, una serie di esperienze in cui la nostra azienda è riuscita a comprendere e risolvere gli obiettivi e le necessità degli utenti, innovando e crescendo insieme a loro, passo dopo passo, tutti i giorni.
In quest’intervista parliamo di Confcommercio Milano, grazie alla testimonianza del Dott. Mosele – Direttore Risorse Umane, Formazione e Studi.
Tutto ha inizio quando la Confcommercio di Milano si rende conto di utilizzare un sistema per la gestione delle risorse umane ormai datato, che comportava significative perdite di tempo a causa di continui aggiornamenti e complesse attività di manutenzione.
Il sistema, funzionante, ma ormai prossimo alla rottamazione, doveva necessariamente essere sostituito avendo raggiunto il “punto di non ritorno”, il momento nella vita di un processo dove non è più possibile aggiornare o apportare modifiche in quanto il sistema stesso non era più supportato dai produttori o incompatibile con processi più moderni.
A dirci quali considerazioni e valutazioni sono state effettuate, quali criticità affrontate e come si è arrivati ad una decisione, è il Dott. Mosele, “regista” di questo percorso di cambiamento che, approdando all’innovativa soluzione fornita da Peoplelink, ha iniziato a trasformare i processi interni con un sistema a ciclo completo di presenze e paghe per i dipendenti della Confcommercio Milano.
Massimo Hugnot, CEO e Presidente di Peoplelink, sostiene la centralità del rapporto tra le persone nello sviluppo aziendale, nella sua visione “le Aziende sono l’espressione delle persone che le compongono”; questo approccio ci ha stimolato ad ascoltare in modo sereno cosa pensano le persone che hanno lavorato con noi. Questo per poter migliorare i rapporti, i nostri servizi e i nostri prodotti.
E allora alziamo il telefono e …
“Buongiorno Dott. Mosele possiamo venire a disturbarla? Vorremmo sentire cosa pensa di noi come gruppo e come azienda”
“Con piacere, vediamoci il 27 Febbraio”
E così è stato…
Contenuti dell'articolo:
Prima di farle delle domande specifiche e un po’ tecniche, come percepisce e può valutare il rapporto tra le sue e le nostre persone?
Ho da subito avuto un‘ottima impressione della capacità e professionalità del vostro staff, sono stati molto disponibili e in grado di adattarsi alle necessità dei miei collaboratori, spiegando in maniera chiara i vari processi e aiutandoci a comprendere anche gli aspetti tecnici più ostici e meno intuitivi.
Ritiene che tra i suoi e i nostri collaboratori ci sia un buon rapporto?
Come in ogni relazione che si rispetti, soprattutto all’inizio, ci sono stati anche momenti di duro confronto, sempre improntati, però, alla correttezza, al rispetto e alla volontà di risolvere i problemi. Quello che mi ha stupito sono state la cordialità e la disponibilità con cui si sono messi all’opera; non sempre gli addetti ai lavori in campo tecnico riescono ad avere un feeling immediato con i fruitori dei loro servizi; sono quindi rimasto piacevolmente sorpreso nel costatare che tra i nostri staff si è subito creato un clima di piacevole e fattiva collaborazione.
Come vede la possibilità di continuare a crescere insieme e migliorare costantemente la comunicazione tra i nostri gruppi?
Credo che dato il successo di questa nostra collaborazione, continueremo a crescere fianco a fianco in questo percorso iniziato insieme per completare il nostro obiettivo che è quello di arrivare ad una soluzione HR veramente a ciclo completo per la nostra struttura.
E ora veniamo alle domande un po’ più specifiche e tecniche riguardo alle vostre necessità e ai punti salienti della nostra collaborazione….
Perché ha deciso di cambiare? Quale motivazione? Quando è nata in Lei l’esigenza al cambiamento?
Per correttezza voglio precisare che avevamo un sistema funzionante da anni, ma che oramai era diventato obsoleto; il momento di crisi è arrivato quando i tecnici ci hanno detto “non si può più aggiornare”; abbiamo dovuto affrontare la situazione e valutare nuove possibilità.
Inoltre c’era la necessità di cambiare, tenendo conto di una struttura complessa come la nostra. E così abbiamo dovuto affrontare questa opportunità con grande senso di responsabilità, rivedendo tutta la macchina organizzativa, compresa la riorganizzazione della turnazione oraria. I vecchi software, infatti, riuscivano a gestire in modo non ottimale tutte le nostre casistiche di conteggio delle presenze, delle assenze e degli straordinari; un’opportunità per risolvere anche questo problema con un nuovo sistema.
Come vede il Cloud, l’informatica e la riservatezza dei dati?
In Confcommercio stiamo lavorando, come tutti, alla scadenza del 25 maggio (GDPR n.d.r) ed il fatto di riuscire a svincolare molti dei processi dell’ufficio HR affidandoli ad un fornitore esterno ci ha dato una garanzia aggiuntiva sull’effettivo livello di sicurezza richiesto.
Quando, come Direzione HR, abbiamo affrontato il problema del cambiamento, abbiamo notato che a fronte di alte professionalità in ambito lavorativo, c’era un livello di cultura informatica cresciuto fondamentalmente sulle necessità quotidiane, con tutti i limiti che questo comporta, sia in ambito di risorse umane che di processo. Abbiamo quindi fatto una serie di incontri con vari fornitori per analizzare molteplici soluzioni proposte. Non nascondo che inizialmente il sistema in Cloud mi spaventava.
Mi sono poi confrontato con il nostro responsabile IT che, dopo una breve chiacchierata, è riuscito ad illustrarmi i pregi e i difetti del Cloud, fino a togliermi molti dubbi riguardo alla sicurezza e alla facilità di utilizzo del sistema Cloud, nonché l’investimento in sistemi di sicurezza Hw e Sw che Microsoft mette sui sistemi Azure e che un’azienda privata non può certo raggiungere.
Le nostre infrastrutture di rete sono state aggiornate da poco e sono particolarmente avanzate, abbiamo comunque già messo in conto che potrebbero verificarsi dei problemi di connessione al server cloud, dovuti al fatto che su di essa transitano dati e voce. Sono certamente tranquillo dal punto di vista della sicurezza del dato, in quanto le policy fornite da Peoplelink sono uno dei loro punti di garanzia.
La Soluzione proposta mi aveva colpito principalmente per 3 motivi:
- “Ci permette di lavorare al passo coi tempi”: i terminali di rilevazione delle presenze che utilizzavamo necessitavano di molta manutenzione, essendo cablati e richiedendo matasse di cavi di rete per funzionare. Oggi il tutto funziona in Wi-Fi, utilizzando un semplice smartphone, e dopo la prima installazione ed un sufficiente periodo di assestamento, la manutenzione è ridotta al minimo;
- Poter comunicare in tempo reale ed avere un sistema in grado di adattarsi a casi particolari come, ad esempio, la gestione di dipendenti che risultano in malattia e che non dovrebbero essere presenti in azienda in un determinato giorno, ma che per le ragioni più disparate si presentano sul luogo di lavoro.
- L’offerta commerciale flessibile, legata al numero effettivo di utenze presenti in anagrafica mese per mese.
Insieme a tutto ciò, un altro fattore che mi ha spinto a scegliere le soluzioni offerte da Peoplelink, è stata l’opportunità di attuare un cambiamento mentale interno alla Direzione: è inutile “avere le potenzialità di una macchina da formula 1 e montare le gomme di un’utilitaria”.
Il cambiamento ha coinvolto il sistema paghe, il software di rilevazione delle presenze ed il sistema di gestione generale HR ed il fatto di avere un unico interlocutore per tutti questi aspetti dei nostri processi è stato giudicato di grande valore: abbiamo e gestiamo tutt’ora l’intero processo dell’ufficio risorse umane unicamente con Peoplelink.
Perché si fida di Peoplelink?
Al di là del livello professionale delle persone coinvolte, Peoplelink si è messa completamente a nostra disposizione, mostrando fin da subito l’interesse a soddisfare appieno tutte le nostre necessità ed i nostri bisogni. Ammetto che a volte siamo stati particolarmente pressanti, visto che volevamo presidiare il processo al 100%, Abbiamo quindi fatto varie riunioni per affrontare tutti i punti critici e le inevitabili problematiche che sarebbero potute sorgere, riuscendo a prevedere la quasi totalità delle nostre casistiche di calcolo, Peoplelink ci ha offerto un grande supporto in tutto questo.
Mi fido di loro perché c’è stato un confronto serio e professionale con la nostra realtà, con una crescita e uno sviluppo in parallelo che ha arricchito entrambi di esperienze e confronti.
Come valuta l’innovazione di Peoplelink?
Peoplelink promette molto, punta in alto e nel nostro caso ci ha portato risultati molto positivi in linea con le nostre aspettative. Molte persone sono spaventate dall’innovazione, non la comprendono perché non hanno gli strumenti per farlo o temono che non saranno in grado di adeguarsi al cambiamento; per questo metto sempre in conto critiche e difficoltà interne quando affrontiamo percorsi di innovazione così radicali.
Come valuta il risultato del processo e quali vantaggi ha portato rispetto al sistema precedente?
Il vantaggio più rilevante dell’intero processo lo vedremo solo al termine di questo percorso: la digitalizzazione di tutti i processi attinenti le Risorse Umane.
Nel frattempo però iniziamo a cogliere i primi benefici come la scomparsa di alcune “manualizzazioni” durante la chiusura dei cartellini, nonché l’efficienza del dialogo tra rilevazione presenze e sistema paghe. Precedentemente non disponevamo di un vero “sistema di gestione risorse umane”, ma di un collage di software differenti che andavano integrati manualmente.
Nell’ultimo incontro fatto di recente, Peoplelink ci ha presentato il pacchetto People@Docks per l’organizzazione dei documenti da distribuire ai dipendenti, come i cedolini paga ed i C.U. Questa è la nostra prossima sfida, insieme.
Come vede la strada futura insieme a Peoplelink?
Immagino la strada futura insieme a Peoplelink come una bella sfida, ovviamente positiva. Gli strumenti che stiamo imparando a conoscere offrono moltissime opportunità per migliorare la nostra efficienza e garantire una qualità del lavoro superiore.
Abbiamo un po’ di persone che andranno in pensione e la mia principale preoccupazione è quella di mettere in sicurezza il sistema, minimizzando le procedure manuali e massimizzando la gestione presidiata dei processi; i prossimi dipendenti che siederanno alle loro scrivanie troveranno un sistema avanzato con cui poter svolgere al meglio e in meno tempo il loro lavoro.
Presidiare i processi è di fondamentale importanza per noi e la scelta di un partner affidabile e di un sistema a ciclo completo costituiscono una garanzia di successo.
Ad oggi posso concludere esprimendo appieno la mia soddisfazione. L’esperienza con Peoplelink è più che mai positiva e stimolante e mi auguro di continuare questo percorso insieme al loro Team.
