Proviamo a ricordare cosa significava fare business prima della digitalizzazione: ogni contatto avveniva personalmente, telefonicamente o via Fax; era necessario fissare riunioni di frequente per aggiornare i clienti e lo staff sull’andamento dei lavori; se un dipendente si trovava fuori sede non poteva avere accesso ai documenti dell’archivio, dunque non aveva la possibilità di consultarlo in tempo reale e ovunque si trovasse.
Oggi abbiamo strumenti sempre più efficienti e vantaggiosi che portano benefici quotidiani e facilmente misurabili sia per quanto riguarda la qualità del lavoro sia per quanto riguarda il fatturato; in particolare la disponibilità di software che gestiscono il processo dietro ad ogni commessa, ossia il lavoro commissionato dal cliente, ha cambiato radicalmente lo scenario descritto prima.
Vediamone alcuni dei benefici più rilevanti legati all’utilizzo di un’App di rilevazione e gestione delle commesse e delle attività correlate.
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Profilo del cliente
Disporre di un sistema che raccoglie tutti i dati riguardanti ogni cliente è senza dubbio una comodità incredibile, non solo è possibile registrare i dati anagrafici (nome azienda, ragione sociale, partita iva, ecc), ma anche sapere quali commesse sono state effettuate e chi è attualmente assegnato al cliente come referente; tutti i dati raccolti in un singolo profilo, evitano spiacevoli inconvenienti come quelli di dimenticare i dettagli di un’azienda cliente dopo una giornata di promozione commerciale o di assistenza tecnica in giro per la città.
Condividere queste informazioni tramite una piattaforma digitale garantisce una continuità del rapporto tra clienti e azienda; tutto lo staff potrà accedere ai dati del cliente e seguire lo svolgimento di determinate attività o sostituire un collega in ferie senza dover consultare post-it e taccuini lasciati dal fortunato vacanziere.
Controllo delle attività
Ogni momento che si perde a capire cosa si deve fare è un momento in meno dedicato alla sua realizzazione; la soluzione è quindi un sistema che raccolga i dati riguardanti la commessa, le ore spese dei membri dello staff che si dedicano a quel particolare cliente o attività, il tutto visibile da un semplice Smartphone e con una rapidità di condivisione che garantisce il corretto impiego di risorse e tempo per ogni evenienza.
Utilizzando un software di questo tipo si possono ridurre notevolmente gli errori dovuti a carenza di informazioni e mancata comunicazione; diventerà sempre più raro avere persone che si dedicano alla stessa attività inconsapevolmente oppure che dedicano più tempo del dovuto a una commessa quando il monte ore pagate dal cliente è già stato superato; meno sprechi e più attenzione al cliente.
Pianificazione del lavoro
Un’azienda che operi a pieno regime nel contesto frenetico e competitivo di oggi deve necessariamente sapersi dare delle scadenze e un piano di lavoro serrato e preciso, in particolare dovrà sapere sempre quali membri del suo staff saranno impegnati e per quanto tempo e quali attività stiano svolgendo; generalmente si parla di “Timesheet” (cartellino di presenza), un processo di controllo delle ore dedicate a determinate attività legate a una commessa o interne all’azienda; questo sistema punta a fornire dati necessari a valutare l’andamento dei lavori, il tempo speso da ogni dipendente su attività determinate e, estremamente importante, monitorare il rendimento di ogni prestazione effettuata.
Con questo sistema è possibile assegnare attività ai singoli dipendenti oppure rimuoverli se necessari ad altri compiti, sapere quanto tempo viene speso per ogni commessa o cliente in generale, valutare il rendimento complessivo dello staff; è anche possibile organizzare le giornate lavorative in anticipo creando schede orarie che indichino quali attività sono da svolgere e assegnare un tempo massimo, un ottimo modo per assicurare il rispetto delle scadenze e la massima efficienza dello staff.
Peoplelink ha sviluppato il sistema People@Task, un software completo di App di rilevazione delle commesse di facile utilizzo, adattabile a ogni settore merceologico e necessità professionali; le sue funzioni sono studiate per garantire una corretta a completa gestione di tutti i dati e le attività relative alla commessa, organizzare il lavoro attribuendo attività specifiche ai vari membri dello staff e tenere traccia dei compiti svolti e del tempo impiegato per ciascuno di essi.
People@Task è lo strumento per le aziende che intendano migliorare il proprio rendimento, soddisfare le aspettative del cliente e semplificare la propria vita lavorativa, con una particolare attenzione alla semplicità di apprendimento e d’uso del software unito a una grafica accattivante e moderna.
