Commerciali, account manager, tecnici, dipendenti che per necessità hanno bisogno di spostarsi in giro per l’Italia e sempre più in giro per il mondo, fan si che le aziende debbano gestire in modo frequente le regole di trasferta e di rimborso delle spese.

Si tratta di una situazione che richiede uno sforzo organizzativo interno e una precisa chiarezza nelle regole per evitare fastidiosi fraintendimenti fra l’azienda e i suoi trasfertisti.

In questo scenario la travel policy, cioè l’insieme delle regole da seguire durante viaggi e trasferte aziendali, assume un’importanza fondamentale.

Ma che cos’è una travel policy? Chi deve redigerla? Di quante e quali variabili deve tenere conto? Andiamo a rispondere a queste domande e ad approfondire l’argomento.

 

Cos’è la travel policy aziendale?

Ogni azienda, specialmente se di medie e grandi dimensioni, regola tutta una serie di comportamenti dei propri dipendenti attraverso una policy interna, ovvero un insieme di norme che l’impresa stabilisce unilateralmente e che, pur sottostando per importanza allo Statuto dei Lavoratori, impongono ai collaboratori dei comportamenti da tenere.

Per fare un esempio generico di policy aziendale piuttosto comune ricordiamo quella che, in molte attività, regola l’utilizzo di internet in orario di lavoro. Tra questi insiemi di norme le aziende che intendano inviare propri collaboratori in trasferta devono dotarsi di una travel policy.

Una travel policy aziendale ben fatta deve tener conto di moltissimi fattori che variano da un’azienda all’altra.

Non è possibile, infatti, redigere a tavolino una linea di condotta applicabile a tutte le realtà, perché ogni impresa ha le proprie specifiche, ma è certo che i punti chiave siano almeno tre:

  • I limiti di spesa ai quali il trasfertista deve rigorosamente attenersi per ogni voce di costo
  • Le modalità per l’erogazione del rimborso (ad esempio presentando scontrini o altre pezze d’appoggio)
  • Tutto ciò che viene pagato dall’azienda e, di conseguenza, tutto ciò che invece non sarà oggetto di rimborso

In una travel policy ben congegnata il processo di spesa e rimborso è indiscutibile e privo di zone d’ombra dall’inizio alla fine.

Per ottenere un risultato migliore è opportuno che alla stesura della policy prendano parte più componenti aziendali possibili.

 

A chi spetta la definizione della policy sui viaggi aziendali?

Abbiamo detto che le policy aziendali vengono stabilite unilateralmente dall’azienda e quindi devono essere sicuramente le HR in accordo con la Direzione e in concerto con l’Ufficio Acquisti a definire i criteri economici della travel policy.

Non va dimenticato, però, che un regolamento per i viaggi aziendali non è soltanto una guida per la rendicontazione matematica che stabilisce benefit e tetti di spesa sulla base della gerarchia aziendale, ma è anche (soprattutto) un documento di valore che racconta l’impresa all’esterno.

Un trasfertista che arrivi stanco o trafelato a una riunione di lavoro, perché l’organizzazione della sua trasferta si sia dimostrata lacunosa o perché si è voluto risparmiare sul suo viaggio, non solo sarà un collaboratore meno felice e produttivo, ma offrirà un’immagine negativa della realtà aziendale e sarà più portato a commettere errori la cui risoluzione potrebbe rappresentare un costo notevole.

Viceversa un dipendente o un manager che viaggi in maniera confortevole servendosi di servizi e di trasporti di buon livello, oltre a godere dei confort per il proprio benessere, offrirà un’immagine solida e sana dell’azienda, spendibile positivamente su tutti i mercati.

Contenere i costi e soddisfare il viaggiatore, soprattutto se si tratta di un frequent traveller aziendale, sono due aspetti cruciali che devono essere tenuti in debita considerazione da chi si cimenta nella definizione della policy per viaggi e trasferte.

 

Di cosa deve tenere conto una buona policy sui viaggi aziendali

Come abbiamo già detto: redigere un’unica travel policy valida per tutte le aziende è impossibile.

Un’impresa che abbia numerosi collaboratori in giro ogni giorno su auto aziendali avrà, evidentemente, delle esigenze del tutto diverse da un’attività che invii trasfertisti per lunghi periodi presso proprie sedi operative in altre nazioni.

Partire dalle specifiche della propria realtà resta l’arma vincente per costruire una buona policy sui viaggi aziendali.

In linea di massima, però, quasi tutte le aziende avranno necessità di stabilire regole su:

  • Rimborsi chilometrici
  • Tetti massimi per pasti e alloggi
  • Indennità di trasferta
  • Gestione degli scontrini
  • Viaggi internazionali, comprensive di specifiche sulle valute e sugli usi e costumi locali
  • Tempi e modalità del rimborso

La travel policy è dunque un documento strutturato, a tratti anche complesso, che richiede per la sua conduzione un’organizzazione snella e attenta a rendere tutto il processo non soltanto inequivocabile, ma anche facilmente gestibile dall’azienda e dal collaboratore.

 

Una buona policy aziendale sulle trasferte equivale sempre a un maggior risparmio

Dall’utilizzo di servizi convenzionati all’adesione lineare ai processi di rendicontazione interna, dal cambio valute alla predisposizione di adeguata modulistica digitale che velocizzi le richieste e le risposte impedendo inutili perdite di tempo, ogni passaggio di una buona policy aziendale rappresenta un risparmio di costi e lavoro, oltre a offrire un’immagine efficiente dell’azienda e evitare qualunque malumore fra i trasfertisti per supposte disparità di trattamento.

Per questo già molte aziende più strutturate hanno affidato la cura delle norme di viaggio e trasferta a una figura professionale specifica, il travel manager, un’interfaccia tra le HR e le esigenze dei collaborati dislocati fuori dalla sede aziendale.

Una figura che nelle grandi aziende sta diventando sempre più importante per ridurre i tempi e gli errori, ma che per operare in maniera efficace deve necessariamente essere supportata da strumenti informatici e di gestione documentale all’avanguardia.

 

Travel policy: come gestirla in azienda?

Essere velocemente sommersi da carta o perdere scontrini per strada è un rischio reale per molte aziende, sia lato dipendente sia lato ufficio HR e contabilità.

La gestione della prenotazione dei viaggi prima e dei rimborsi poi se non sostenuta da un gestionale intuitivo e veloce, con facilità di inserimento dei dati ed elaborazione delle pratiche, può diventare ben presto un onere difficilmente sopportabile da uffici già carichi di lavoro.

People@Expenses, il software di Peoplelink per la gestione delle note spese e le rendicontazioni aziendali, nasce proprio con questo scopo: automatizzare le policy aziendali sui rimborsi e gestire l’intero workflow autorizzativo, dalla richiesta all’effettivo indennizzo.

People@Expenses è un modulo innovativo, che non pone nessun limite al numero di categorie di spesa configurabili e che permette di gestire un gran numero di differenti controlli sulle policy, adattandosi in questo modo all’esigenza di ogni azienda, grande o piccola che sia.

Fa in modo che le trasferte aziendali siano davvero una risorsa per la tua attività: rivolgiti a noi e scopri come gestire la travel policy aziendale con un software all’avanguardia.