Tra gli obblighi dei datori di lavoro è prevista anche la comunicazione mensile all’INPS delle retribuzioni e dei relativi contributi corrisposti a ogni dipendente.

L’imposizione, stabilita dalla legge 326 del 24 novembre 2003, veniva in precedenza espletata attraverso due moduli distinti, il DM10 e il modulo EMENS.

Dal maggio del 2009 però la distinzione fra moduli è stata soppressa e sostituita da un’unica denuncia, relativa a tutti i lavoratori dipendenti, denominata flusso UNIEMENS.

Vediamo che cos’è la trasmissione UNIEMENS e chi deve farla.

 

Il flusso UNIEMENS

Fino al 2009, l’abbiamo detto, i datori di lavoro erano tenuti a inviare all’INPS con cadenza mensile due distinti documenti.

Attraverso i moduli DM10 l’azienda dava informazioni all’Istituto a proposito di: retribuzioni mensili, contributi dovuti, eventuali conguagli. Il tutto, ovviamente, per ogni singolo dipendente.

A questo adempimento si aggiungeva, senza sostituirlo, il modulo EMENS attraverso il quale l’impresa o un professionista da lei incaricato trasmetteva all’INPS in via telematica altre informazioni retributive e dati utili al calcolo dei contributi.

La nuova normativa ha unificato in unico flusso queste comunicazioni con considerevoli vantaggi:

  • Riduzione delle informazioni e delle duplicazioni dati, insite nel sistema precedente
  • Aumento delle informazioni individuali nell’immediata disposizione dell’INPS
  • Eliminazione per azienda e Istituto di costose verifiche di controllo della congruità dei dati
  • Continuo aggiornamento delle informazioni

La stessa parola “flusso”, infatti, adottata dall’INPS nelle sue comunicazioni ufficiali relative ai moduli UNIEMENS, spiega in maniera letterale il contenuto continuativo e ininterrotto del trasferimento dati.

 

INPS e UNIEMENS: quando deve avvenire la trasmissione?

Proprio a ragione della sua continuità e della necessità di avere dati costantemente aggiornati la trasmissione UNIEMENS all’INPS deve avvenire mensilmente, entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di competenza.

Qualora il giorno in oggetto fosse festivo è riconosciuta una deroga al primo giorno lavorativo utile.

La mancata comunicazione entro i tempi determina in sé un reato di evasione contributiva che può delinearsi come:

  • Omissione contributiva, nel caso l’azienda presenti spontaneamente la dichiarazione entro 12 mesi dalla scadenza e comunque prima che l’INPS ufficializzi la propria contestazione
  • Evasione contributiva vera e propria, caso più grave del precedente, laddove il flusso UNIEMENS non venga trasmesso o venga trasmesso solo a seguito di formale richiesta dell’Istituto

È evidente come avere un controllo ferreo delle scadenze di consegna per un’azienda sottoposta all’obbligo di trasmissione UNIEMENS all’INPS sia assolutamente necessario.

 

UNIEMENS: chi deve farlo?

La risposta è semplice e l’INPS su questo è molto chiara: “il servizio è rivolto e obbligatorio per tutti i datori di lavoro”.

Non sono, dunque, previste eccezioni. La trasmissione del flusso UNIEMENS è dovuta per tutto il settore privato.

Può farsene carico l’azienda oppure affidare l’incombenza a un professionista di fiducia. In entrambi i casi tutta la documentazione è disponibile online.

 

Il documento tecnico UNIEMENS e l’altro materiale necessario

Il documento tecnico UNIEMENS è il vademecum più completo al servizio. Al suo interno sono indicate tutte le specifiche necessarie per compilare e trasmettere i dati in via telematica all’INPS.

Si tratta di un documento di non facile consultazione, perché lungo (oltre 200 pagine) e ricco di terminologia tecnica comprensibile a un professionista ma, probabilmente, non facilmente accessibile a molti datori di lavoro.

Un’altra difficoltà del documento tecnico UNIEMENS è il fatto che sia sottoposto a continui aggiornamenti. La versione online al momento, ad esempio, è datata 26 giugno 2020, e fino a quella data faceva testo un documento tecnico relativo al 10 aprile e così via.

In aggiunta a questo, sempre scaricabili dal sito dell’INPS e sempre di fresco aggiornamento, ci sono altri due documenti molto importanti:

  • L’Allegato Tecnico UNIEMENS, che integra le lacune e le mancanze del documento tecnico
  • Lo Schema di validazione UNIEMENS, necessario per la trasmissione dei dati

Sbagliare, in questo mare di carte, è possibile e diventa ancora più probabile che succeda se i dati retributivi e contributivi che si vanno a inserire nei documenti sono male organizzati o difficilmente accessibili.

Se affidarsi a un professionista per la trasmissione del flusso può essere un’idea utile per evitare errori burocratici, l’organizzazione e la registrazione dei dati contributivi e retributivi dei dipendenti è una precisa responsabilità per ogni azienda che voglia essere competitiva ed efficiente.

 

Flussi UNIEMENS e organizzazione aziendale: come ottimizzare il processo

Una corretta trasmissione del flusso UNIEMENS richiede, da parte dell’azienda, una perfetta organizzazione dei dati.

Una piattaforma veloce, intuitiva e ben organizzata che integri i dati aziendali e dei collaboratori e fornisca all’ufficio addetto o al professionista esterno responsabile della trasmissione UNIEMENS tutti i dati di cui ha bisogno in ogni momento diventa una necessità indifferibile.

Non si tratta soltanto di evitare onerose e fastidiose procedure sanzionatorie per mancate o errate trasmissioni. Si tratta, soprattutto, di ridurre il lavoro di inserimento dati, sgravando il proprio ufficio o il consulente incaricato di costose procedure e ottimizzare ancora di più il sistema di gestione aziendale delle Human Resources.

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