Trasferte di lavoro: cosa sono, tipologie e rimborsi

-

Eseguire le proprie mansioni quotidiane fuori dalla sede della propria azienda non significa per forza essere in regime di trasferta di lavoro.

Questa particolare situazione lavorativa ha precise caratteristiche, che vedremo di seguito, e prevede diritti e doveri che devono essere rispettati sia dal datore di lavoro sia dal dipendente.

Vediamo meglio cos’è la trasferta e come si possono ottenere i dovuti rimborsi.

 

Trasferta: definizione, caratteristiche, differenze

La prima cosa da chiedersi è molto semplice, ma basilare: cos’è la trasferta di lavoro?

Per definire senza errori il termine “trasferta di lavoro” si può dire che sia un periodo in cui il lavoratore svolge le proprie mansioni in un luogo diverso dalla normale sede in cui lavora normalmente (quella indicata nel contratto di lavoro).

Il tempo in cui il lavoratore opera fuori dall’azienda è un fattore determinante, può essere di un solo giorno fino a molti di più, ma questa non deve essere una condizione definitiva e stabile.

Le due caratteristiche fondamentali della trasferta lavoro sono:

  • Temporaneità
  • Occasionalità

Il fatto di essere temporanea è sostanziale quando si parla di trasferta, perché nel caso in cui un dipendete fosse spostato definitivamente in un luogo diverso da quello indicato nel proprio contratto di lavoro si configurerebbe un trasferimento.

Inoltre, la trasferta deve essere occasionale, deve rappresentare un’eccezione rispetto alle consuete mansioni, altrimenti il lavoratore diventa un trasfertista, ovvero colui che metodicamente svolge i propri compiti in sedi diverse da quella della propria azienda.

Praticamente: chi fa trasferte non può essere sempre in trasferta. Questo fattore è molto importante per determinare il diritto ai rimborsi di cui parleremo di seguito.

 

Indennità di trasferta e modalità di rimborso

Chi lavora fuori sede per un certo numero di giorni ha diritto a essere risarcito dalla propria azienda delle spese che ha sostenuto.

Per capire la quota di denaro da concedere al lavoratore in trasferta si possono usare tre metodi per calcolare le spese di trasferta e i rimborsi:

  • Indennità giornaliera
  • Rimborso analitico
  • Rimborso misto

L’indennità giornaliera prevede un rimborso forfettario, quindi il lavoratore riceve una cifra di denaro prestabilita per ogni giorno che ha passato in trasferta. Normalmente è il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) a stabilire le modalità di calcolo e le quote minime e massime di questo tipo d’indennità.

Il rimborso analitico, detto anche rimborso a piè di lista, impone al lavoratore di presentare una nota spese dettagliata e tutti i giustificativi relativi alle voci inserite nella lista. Sulla base di questo documento, alla fine della trasferta, viene calcolato la cifra da rimborsare.

Come è ovvio dal nome stesso, il rimborso misto è determinato con metodologie analitiche e forfettarie. Infatti, alcune spese vengono risarcite solo se supportate da documentazioni, mentre altre sono indennizzate con una somma di denaro fissa.

 

Trasferta e dipendenti: chi e quando ne ha diritto

Tutti i dipendenti di un’azienda hanno diritto a ottenere rimborsi e indennità quando devono lavorare in trasferta, di conseguenza questo vale per operai, impiegati, capi reparto, manager, dirigenti, etc.

L’indennità di trasferta deve essere concessa per:

  • Ogni giorno di lavoro svolto fuori dalla sede abituale di lavoro
  • Giorni festivi
  • Giorni di assenza dovuti a malattia

Ovviamente non vengono corrisposti rimborsi in caso di assenze non giustificate dal lavoratore.

 

Trasferta in Italia e trasferta all’estero: cambia il trattamento fiscale

Il trattamento fiscale riguardante le spese di trasferta e le indennità cambia a seconda della meta in cui il dipendente è inviato.

Per una trasferta in Italia non devono essere pagati contributi INPS e l’IRPEF se la quota dell’indennità giornaliera non supera i 46,48 euro.

Per una trasferta all’estero l’esenzione da pagamenti INPS e IRPEF è concessa se la cifra forfettaria è inferiore a 77,46 euro al giorno.

Tasse e contributi devono essere calcolati sulle cifre che superano quelle appena indicate.

Quando si applica il metodo di rimborso misto bisogna ricordare che i rimborsi di vitto e alloggio sono totalmente esentasse.

 

Spese di trasferta: il problema della gestione

Appare chiaro leggendo questo articolo fino a qui quanto possa essere complicata la gestione delle spese di trasferta e dei rimborsi di ogni dipendente se non ci si affida a strumenti all’avanguardia.

Utilizzare report cartacei e dichiarazioni dei lavoratori è davvero un metodo poco performante per tutte quelle aziende che hanno diverse persone in trasferta ogni mese o, addirittura, ogni giorno.

Tenere traccia precisa di ogni voce di spesa e delle policy aziendali, oltre che corrispondere le giuste somme, è essenziale per chi gestisce le risorse umane. Questo influisce sulla trasparenza dell’azienda e sulla soddisfazione del lavoratore, il quale non trova discrepanze tra ciò che pensa sia suo diritto ottenere e ciò che realmente trova in busta paga.

Per fortuna oggi esistono software evoluti che sono di grande aiuto in questo arduo compito.

 

People@Expenses semplifica la trasferta

Noi di Peoplelink conosciamo bene le esigenze degli HR manager e di chi amministra un’impresa, piccola o grande che sia.

Per rendere più efficiente la gestione delle note spese dei dipendenti abbiamo messo a punto People@Expenses, un software che semplifica tutte le operazioni riguardanti rimborsi spese dei dipendenti e dei collaboratori.

I fattori che rendono “smart” la nostra soluzione per il monitoraggio delle trasferte e delle note spese sono:

  • Infrastruttura Cloud, che ne consente l’uso ovunque
  • Area riservata per inserimento e gestione in autonomia delle spese da parte del dipendente
  • Utilizzo sia da Browser che da App
  • Nessun limite sulle categorie di spesa configurabili e con la possibilità di applicare svariati controlli sui regolamenti e le policy aziendali
  • Possibilità di consultare lo storico delle spese e delle trasferte
  • Gestire di tutti i processi fino al pagamento
  • Integrazione completa con People@Time (modulo per la rilevazione delle presenze e delle trasferte)
  • Integrazione completa con People@Task (modulo per la gestione delle commesse)

People@Expenses permette di amministrare in modo sicuro ed efficiente tutte le operazioni di consultazione, validazione e rimborso delle spese, dall’acquisizione del dato iniziale fino al passaggio su cedolino paghe.

Il nostro software permette anche di visionare statistiche e report per avere sempre tutte le operazioni sotto controllo.

Se vuoi conoscere ancora meglio il nostro sistema studiato per le trasferte dei dipendenti, richiedici una demo gratuita e senza impegno.

Condividi