Ogni azienda, piccola o grande, conosce molto bene la rilevanza economica dei costi di trasferta dei dipendenti e, ancor di più, la loro complessa gestione amministrativa.

Il problema riguarda soprattutto le piccole e medie imprese che spesso non possono permettersi una flotta aziendale e quindi si trovano costrette a mandare sul territorio la propria forza lavoro con mezzi privati, soggetti dunque a rimborso chilometrico.

Ma come si calcola il rimborso per la trasferta di un dipendente? È soggetto a tassazione? Va riconosciuto in busta paga o al di fuori? Che tipo di giustificativi vanno presentati dal collaboratore?

Ecco alcune linee guida per districarsi nel labirinto normativo dei rimborsi.

 

Che cos’è il rimborso chilometrico?

Una trasferta lavorativa di qualsiasi genere obbliga l’azienda al rimborso delle spese anticipate dal dipendente tra cui, necessariamente, quelle di trasporto.

Se il trasferimento avviene con un mezzo pubblico il rimborso è semplice e preciso: il dipendente consegna i giustificativi della propria spesa (ad esempio la ricevuta di acquisto di un biglietto del treno) e l’azienda provvede al risarcimento.

Se, invece, il collaboratore si sposta a bordo di un proprio mezzo personale per comodità o perché la destinazione non è raggiungibile in altro modo, scatta l’obbligo per l’azienda di sostenere un rimborso chilometrico, un indennizzo giornaliero per la persona che si muova dentro o fuori dal territorio comunale dove ha la sua sede di lavoro come da contratto.

Diversamente da un rimborso forfettario, in cui azienda e dipendente si accordano preventivamente su una cifra standard a copertura dell’intera trasferta, o di un rimborso a piè di lista, dove vengono risarcite le sole spese documentate da pezze d’appoggio, il rimborso chilometrico è regolato da numerose norme che ne rendono il conteggio non sempre intuitivo.

 

La normativa e i documenti necessari per ottenere i rimborsi chilometrici

Se l’azienda non è tenuta a fornire alcuna autorizzazione preventiva, il collaboratore, al contrario, è tenuto a raccogliere e presentare tutta la documentazione attestante la sua trasferta ai fini dell’ottenimento dell’indennizzo.

Questo vale sia per le spese proporzionali, ovvero il gasolio o la benzina consumati e che quindi variano con il passare degli anni e dei chilometri di utilizzo del mezzo, sia per quelle non proporzionali, ad esempio i pedaggi autostradali, che invece dipendono dalla singola trasferta.

Per le seconde è sufficiente presentare le ricevute mentre per le prime, quelle che realmente possiamo definire “al chilometro”, oltre a sussistere l’obbligo dell’acquisto di carburante attraverso sistemi tracciabili, si fa riferimento alle tabelle ACI.

 

Le tabelle ACI

Già da molti anni l’ACI, in accordo con il Ministero dei Trasporti, mette a disposizione delle aziende delle tabelle nazionali di calcolo chilometrico, riconosciute come ufficiali dallo stato e dall’Agenzia delle Entrate. Le variazioni delle tabelle, infatti, prima ancora che su sito dell’ACI sono consultabili sui supplementi ordinari della Gazzetta Ufficiale.

I valori vengono aggiornati continuamente e tengono conto di:

  • Marca, modello e tipologia del mezzo di trasporto
  • Usura della vettura (chilometri percorsi e anni di vita)
  • Costo medio di benzina, gasolio e metano come indicato dal Ministero

Il datore di lavoro può scegliere se effettuare personalmente il calcolo o utilizzare il software messo a disposizione sul sito dell’ACI. In entrambi i casi si tratta di una semplice operazione di moltiplicazione: la tariffa al chilometro, individuata per quel mezzo specifico in quella data specifica, moltiplicata per i chilometri percorsi.

Ciò che invece pesa, come complessità, sulle amministrazioni delle piccole e medie aziende è il lavoro di gestione fiscale del rimborso.

Come pagarlo? Si deduce tutto o solo in parte? Su questo entrano in gioco diversi fattori di complicazione che rendono la rendicontazione piuttosto faticosa.

 

Come si paga un rimborso km ACI

Laddove un dipendente subordinato, legato all’azienda da un regolare contratto di lavoro, richieda un rimborso chilometrico sono principalmente tre le variabili da tenere in considerazione:

  • Se la trasferta avviene nello stesso comune in cui ha sede l’azienda, ovvero il luogo dove il dipendente si reca normalmente al lavoro secondo contratto, i rimborsi concorrono a formare il reddito e sono, quindi, tassati
  • Se la trasferta oggetto di rimborso km ACI avviene, invece, in altro comune l’importo è completamente deducibile, ovvero privo di tassazione
  • Se la trasferta parte dall’abitazione del dipendente si calcola il rimborso solo qualora la meta della trasferta sia più lontana rispetto alla sede aziendale e solo sulla differenza chilometrica tra le due destinazioni. Anche in questo il rimborso entra nel reddito del dipendente ed è quindi soggetto a tassazione

È importante aggiungere che se il collaboratore non è legato all’azienda da un rapporto subordinato ma da una collaborazione di altro genere (esempio collaborazione in libera professione, occasionale o a progetto) la deducibilità e la modalità di erogazione del rimborso km ACI cambiano di caso in caso, gravando ulteriormente sull’amministrazione.

 

Rimborso chilometrico ACI e legge Finanziaria 2020

La legge finanziaria 2020, come pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale in data 31 dicembre 2019, ha stabilito una tassazione variabile dei fringe benefit, ovvero dei rimborsi chilometrici per dipendenti che utilizzino mezzi aziendali a uso promiscuo, penalizzando i veicoli maggiormente inquinanti.

La normativa complica la vita alle aziende con flotta propria, ma è probabile intuire che la rinnovata attenzione del legislatore alle tematica ambientali colpirà presto anche i mezzi privati, rendendo il calcolo del rimborso chilometrico ancora più complesso per tutti.

 

Al calcolo del rimborso chilometrico da oggi pensiamo noi

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