La corretta gestione del personale è una delle più importanti strategie di breve-medio-lungo termine che deve far parte della pianificazione aziendale.
La crescente competitività e la necessità di far fronte ad una domanda sempre più diversificata e mutevole ha spinto le aziende a modificare le proprie strategie puntando sempre di più sulla qualità e sull’innovazione ed il fattore umano diventa fondamentale nella ridefinizione dei processi aziendali.
E’ essenziale, in primo luogo, dotare l’organismo aziendale di un efficiente apparato organizzativo. La gestione dei dati anagrafici dei dipendenti, dei collaboratori e della documentazione contrattuale è doverosa per tutto l’ufficio HR; è indispensabile raccogliere ed applicare misure di sicurezza su dati quali numero di telefono, indirizzo ed informazioni personali, nel rispetto del Codice della Privacy e delle normative vigenti.
Oltre a ciò, risultano fondamentali i seguenti aspetti:
- La gestione di promemoria, scadenze, comunicazioni interne, richieste del personale e provvedimenti disciplinari; con un’agenda quotidianamente colma di questi impegni, serve un agevole sistema di rassegne e verifiche per evitare sviste o dimenticanze;
- La gestione di orari, turni, ferie e permessi, aspetto mai trascurabile;
- La gestione degli accessi sul luogo di lavoro: la rilevazione presenze entra nel novero degli elementi fondamentali del rapporto di lavoro.
Vista la complessità del profilo amministrativo nella gestione delle risorse umane, il cloud computing e le nuove tecnologie hanno velocizzato in modo esponenziale le operazioni, modificandone i metodi di acquisizione ed elaborazione, fornendo sistemi rapidi di analisi, consuntivi e pianificazioni, garantendone una più fluida elaborazione.
Nell’ultimo decennio, si è assistito ad un ingente incremento degli strumenti per la gestione del personale, anche grazie all’applicazione delle nuove tecnologie e all’avvento del cloud, oltre all’utilizzo sempre più crescente di tablet, smartphone, ecc…
Vediamo insieme quali.
Contenuti dell'articolo:
Rilevazione presenze
Uno tra i principali strumenti in grado di facilitare la gestione della rilevazione presenze in azienda è quello di dotarsi di un software, per tale ambito, in Cloud. Si tratta di uno strumento alla portata di tutti, in grado di far timbrare tutto il personale aziendale interno ed esterno ovunque, senza recarsi direttamente negli uffici aziendali.
Ad esempio, basta avere con se’ uno smartphone per segnare l’inizio e la fine di ogni giornata lavorativa, inserire note, chiedere permessi e ferie: il tutto a portata di click. Oltre a queste funzionalità, per l’ufficio risorse umane dell’azienda è tutto più semplice: grazie a questi software è possibile gestire ed avere tutte le informazioni sulle ore lavorate nel mese utili all’elaborazione delle buste paga, in modo semplice e veloce; Oltre che a report e a dati statistici!
Timesheet e gestione attività
Uno strumento non proprio nuovo ma particolarmente interessante è quello del timesheet e gestione delle attività. Il timesheet è il foglio di lavoro di ogni dipendente, quindi il tempo dedicato per ogni commessa, attività e/o cliente a cui si è dedicato del tempo. Con questo strumento, pensato per avere sotto controllo lo stato di avanzamento lavori e una panoramica sui costi/ricavi, è facile monitorare i processi aziendali e i cicli produttivi.
La miglior soluzione, ovviamente, è in cloud, perché permette di applicarsi e adattarsi a tutte le aziende e ai lavoratori che praticano lo smart working; è anche possibile effettuare export di dati per analizzare ad esempio il tempo speso per un progetto o per un cliente. Tutto questo per migliorare l’efficienza e l’organizzazione aziendale.
Gestione HR
Uno strumento fondamentale per tutti gli uffici del personale, è un software di gestione risorse umane a 360°. Tutto parte dall’avere un database HR completo ed estremamente organizzato con la gestione delle anagrafiche dipendenti; poi tutto ciò che riguarda la documentazione del personale, le informazioni contrattuali e i dati della retribuzione; fino alla gestione di promemoria e scadenze legate alle singole persone, di richieste da parte dei collaboratori e di provvedimenti disciplinari. Un focus particolare viene attribuito alla gestione delle scadenze: con queste piattaforme mai più ci si dimentica delle scadenze importanti, relative ad esempio agli obblighi contrattuali, alla formazione obbligatoria, alle visite mediche di tutto il personale aziendale ecc.
Valutazione del personale
Un ultimo strumento, particolarmente innovativo, è quello della valutazione della performance del personale. E’ molto importante l’attribuzione e la gestione delle competenze delle risorse umane in azienda e quindi il concentrarsi sulle competenze ottimali per la propria organizzazione. Per fare ciò serve quindi utilizzare delle schede di valutazione per analizzare l’idoneità delle risorse umane ai ruoli assegnati valutandone competenze e comportamenti. Grazie a questi tipi di software è facile tenere sotto controllo le necessità formative per lo sviluppo delle risorse umane, e quindi avere tutti i dati utili per lo sviluppo di una strategia per la formazione aziendale interna, esterna e specialistica.
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