La maggior parte delle imprese, oggi, necessitano di gestire il proprio lavoro per attività, semplificandone il più possibile l’organizzazione e per le quali sono stati definiti obiettivi, durate temporali e limiti di risorse.

Le caratteristiche essenziali di un progetto, che lo contraddistinguono dalle attività di routine, dipendono dalle caratteristiche proprie dello stesso (forniture, condizioni economiche, competitività del marcato e adeguatezza delle risorse umane) e dal crono-programma definito da una tassativa conclusione entro una determinata scadenza.

 

Il ciclo di vita del progetto: tutte le modalità per semplificare le fasi

I progetti, per meglio essere gestiti, vengono suddivisi in fasi (on step in inglese) così da poter effettuare un miglior controllo. Queste ultime prendono il nome di ciclo di vita del progetto.
Tutto questo processo ha inizio con la fase di creazione del progetto e continua attraverso l’alimentazione dello stesso con tutti i dati e le informazioni che lo riguardano, terminando con la fase di monitoraggio dei risultati.

Nella prima fase, in particolare, vengono definite le attività di cui è composto con relativa durata e costi, registrando i contratti ad esso legati e stipulati con clienti, fornitori e partner. Si passa quindi ad assegnare il personale sia interno che esterno alle varie attività ed a organizzare il loro lavoro giornaliero e settimanale in funzione delle scadenze.

Nella fase di rendicontazione, la rilevazione delle ore lavorate del personale è una procedura piuttosto delicata e oggi può avvenire in maniera più snella grazie a nuove e moderne tecnologie; attraverso due tipologie di timbratori, quello fisso o quello mobile, si rilevano sia le ore di presenza del personale che quelle di progetto sulle quali quelle ore sono state effettivamente lavorate.

La soluzione tramite APP mobile consente di trasformare lo smartphone e/o il tablet in un vero e proprio terminale virtuale. Solitamente, questa soluzione è completamente integrata con il servizio gestionale e consente di rilevare in completa mobilità le ore lavorate dal personale.

La rilevazione delle ore lavorate per attività può avvenire anche attraverso la compilazione del “timesheet”. Quest’ultimo consente infatti al singolo operatore (dipendente, partner, consulente e fornitore esterno) di indicare, direttamente online, le ore lavorate su ogni singolo progetto e attività, eliminando l’utilizzo di carta e operazioni noiose di data entry.

 

Perché dotarsi di un software per la gestione dei progetti?

Una delle attività complesse e delicate di un progetto è quindi la gestione del ciclo di vita, per la quale solitamente si ha la necessità di ricorrere a strumenti di supporto, come l’utilizzo di un software di gestione attività progetti, per analizzare e monitorare in modo efficace ogni fase del progetto oltre che la gestione delle risorse e dei tempi.

Tramite l’utilizzo di un software si riesce a coprire l’esigenza di assistenza e di verifiche a posteriori nella pianificazione, nell’assegnazione delle risorse, nella verifica del rispetto dei tempi, dei budget e nell’analisi dei carichi di lavoro.

Questa modalità, consente di informatizzare completamente la gestione di qualsiasi tipo di progetto, attraverso un controllo accurato ed efficace di tutti gli aspetti ad esso legati e di implementare quindi un’efficace organizzazione del lavoro per progetto ed attività.

Per quanto riguarda la pianificazione delle attività da svolgere in un determinato periodo di tempo, con un software è possibile organizzarne con semplicità l’assegnazione, comunicando in tempo reale la loro suddivisione tra il personale aziendale (anche esterno).

Uno dei vantaggi più forti è la rendicontazione delle ore lavorate su ogni singola attività del progetto, sia ai fini della fatturazione che delle buste paga che dell’imputazione dei costi ai centri di costo; anche la rendicontazione dei materiali e delle attrezzature utilizzate su ogni singolo progetto e/o attività viene gestita con semplicità.

Effettuando verifiche, statistiche in formato esportabile, si provvede ad effettuare un preciso monitoraggio delle “performance” del personale (sia interno che esterno) e della marginalità di ogni progetto gestito e/o attività avendo sotto controllo lo stato avanzamento di tutti i progetti in essere.

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Un software di gestione delle attività e dei progetti: perché oggi è indispensabile? ultima modifica: 2018-01-09T09:13:45+00:00 da Peoplelink Team