Di Smart working sentiamo parlare sempre, in tutte le declinazioni possibili, ma ci si focalizza spesso su chi si occupa di servizi o chi lavora in ufficio e sfrutta il telelavoro per concedersi qualche giornata di lavoro da casa, eliminando lo stress dello spostamento ed acquisendo più tempo per la propria vita privata.
In realtà lo Smart Working esiste da anni, anche se non riconosciuto e formalizzato.
Basta pensare a tutti quei lavoratori che non vanno abitualmente in sede, ma sono operativi sul territorio: rappresentanti e commerciali, dipendenti di imprese di servizi, chi si occupa di facility management, cantieri…
Sapere dove sono queste persone in orario di lavoro serve per avere sotto controllo attività ed organizzazione del lavoro, ma anche per rendicontare efficacemente ai committenti le attività svolte.
Una volta i turni e le diverse attività delle persone venivano registrati su un calendario cartaceo e tuttora si utilizzano di frequente sistemi datati, non utilizzabili fuori sede.
In questo modo sapere se le attività sul territorio siano state effettivamente svolte in modo corretto e negli orari stabiliti è complesso, così come è più complicato organizzare il lavoro ed assicurare la copertura necessaria.
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La tecnologia al servizio dello Smart Working
Ora la tecnologia per nostra fortuna ci viene incontro: il cloud ti consente di svincolarti dalla sede fisica e dai server aziendali per utilizzare i sistemi di gestione scelti ovunque tu sia, purché siano appunto sistemi SaaS sempre accessibili da qualunque device semplicemente in presenza di una connessione Internet.
Sistemi che vanno incontro a esigenze ed abitudini che soddisfiamo nella vita quotidiana con un click su un App dal nostro Smartphone.
Per questo anche la rilevazione delle presenze evolve in questa direzione: sfruttando i sistemi di geolocalizzazione integrati in ogni smartphone è possibile per i datori di lavoro avere in qualunque momento la certezza di dove sia ciascun collaboratore, ed al tempo stesso il dipendente non dovrà preoccuparsi delle timbrature, basterà accedere alla App per “timbrare il proprio cartellino”.
Un metodo efficace anche per rendere più veloce il ciclo di fatturazione e dare ai clienti riscontri immediati sulle attività svolte.
Lo Smart Working entra nelle case di tutti: se avete guardato troppe puntate di Black Mirror e temete che in questo modo l’azienda abbia accesso a tutti i vostri dati personali presenti sullo smartphone o che possa verificare dove siete in qualunque momento della giornata, anche fuori dal vostro orario di lavoro, tranquillizzatevi.
È l’utilizzatore stesso che, accedendo all’App, attiva il GPS; in più sullo schermo è sempre ben visibile un’icona che indica se la localizzazione sia attiva o meno in quel preciso momento.
L’App viene poi configurata proprio per raccogliere dati solo sulle timbrature e nient’altro di ciò che ogni dipendente tiene sul proprio telefono.
Anche il Garante della Privacy ha infatti certificato la conformità di questa modalità di timbratura: trattandosi di atto volontario di ogni collaboratore, non vi sono problemi di privacy.
Un caso concreto
Gli esempi concreti di Smart Working sono molteplici, sintomo di come il mondo imprenditoriale si stia muovendo in questa direzione.
Le aziende più innovative si sono rese conto dell’importanza di una gestione delle presenze del personale più snella ed efficiente, per questo scelgono di sostituire i vecchi terminali con sistemi più moderni che consentono di avere sempre sotto controllo in real-time tutte le attività dei collaboratori, anche appunto di quelli che lavorano sul territorio e non in sede centrale.
Per portare un caso reale dell’utilizzo di questa metodologia, tra i nostri clienti Metropolitana Milanese, che ha avuto in gestione le case popolari della provincia, aveva l’esigenza di tracciare le attività dei propri collaboratori pur senza avere la possibilità di installare dei timbratori fissi.
Per questo ha scelto Peoplelink che consente a ciascuno di timbrare la propria presenza semplicemente con lo smartphone; custodi, addetti alle pulizie ed al mantenimento del verde la utilizzano già da alcuni mesi con successo e soddisfazione di tutti i collaboratori coinvolti.
