La rilevazione presenze in Università è un settore non ancor esplorato e abbastanza incontaminato, ma ricco di grandi opportunità.
Spesso non ci pensiamo, ed in realtà ci sembra molto strano, ma i processi in Università si possano snellire e semplificare grazie alle nuove tecnologie.
Molte Università italiane si stanno già dotando di strumenti tecnologici all’avanguardia per attuare un’efficace procedura automatica di gestione degli orari e delle presenze degli studenti, del personale tecnico-amministrativo e del corpo docente, a totale vantaggio della riduzione di tempi e costi.
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Innovazione nei processi di rilevazione delle presenze anche all’Università!
La rilevazione delle presenze in Università si può’ applicare, e può’ essere utile, per tutti quegli attori che si muovono all’interno dell’Università stessa, siano essi studenti, personale tecnico amministrativo o docenti (a contratto, borsisti, assegnisti di ricerca).
Per quanto riguarda gli studenti, vi sono alcuni corsi di Laurea specifiche, per cui sono previste ore di presenza obbligatoria: ad esempio, nella facoltà di Medicina, sono 5.500 le ore di presenza obbligatoria su una base di sei anni. Inoltre, per ciascun corso frequentato, lo studente deve attestare di avere seguito almeno il 75% delle lezioni e assolvere anche periodi di tirocinio obbligatorio in strutture sanitarie.
Fino ad oggi, tali presenze venivano certificate firmando il classico foglio cartaceo che veniva fatto passare tra i banchi; stesso modus operandi anche per la registrazione e l’effettiva presentazione agli appelli la cui validazione con voto avveniva su registro cartaceo, rendicontando a posteriori le effettive presenze e voti da parte del personale tecnico-amministrativo.
Con l’introduzione delle nuove tecnologie, la procedura di rendicontazione delle ore, i voti degli esami, le attività di stage e laboratori, possono cambiare e, a verificare l’effettiva presenza degli studenti e di tutto il processo che ne consegue, ad esempio, ci pensa un dispositivo elettronico con badge o senza badge. In pratica, gli studenti, all’inizio e alla fine delle lezioni, devono strisciare sull’apparecchio la loro tessera magnetica, badge o smartphone. In questo modo, è possibile accertare l’ingresso in aula, ma anche che la lezione sia stata seguita dall’inizio alla fine.
Negli ultimi anni di Università ci sono molti impegni che gravano sugli studenti: il tirocinio, il periodo di ricerca per la tesi, il tempo per lo studio; inoltre, spesso, sempre più studenti sono chiamati a svolgere attività in mobilità; quindi, quale dispositivo migliore del proprio smartphone (con App mobile) per timbrare la presenza sia all’interno delle aule in cui si tengono le lezioni frontali, sia nei laboratori in cui vengono svolte le esercitazioni oppure presso la sede in cui si svolge lo stage o tirocinio da parte dello studente.
Quando lo studente convalida le presenze con questi sistemi, è essenziale che vi sia un sistema di calcolo che conteggi le ore e le inserisca direttamente nella pagina del laureando, in modo tale che tutti i crediti legati agli esami ed alle altre attività (seminari, tirocinio, tesi) siano sempre corretti e aggiornati, per potere svolgere in maniera snella tutte le procedure di verifica precedenti l’ammissione alla prova finale di Laurea.
Quali i vantaggi diretti e immediati?
La rilevazione presenze degli studenti è un’esigenza essenziale per le Università e presenta particolari vantaggi. Permette di registrare i crediti formativi, effettuare verifiche ed organizzare al meglio l’attività didattica, alla luce dei dati raccolti. Svolgere queste operazioni manualmente comporterebbe costi abbastanza alti. Ma questo si può risolvere, come abbiamo visto, grazie all’introduzione di terminali personalizzati di rilevazione presenze oppure tramite App mobile da installare sugli smartphone.
Grazie a questi particolari e moderni sistemi, si hanno dati certi e puntuali, oltre ad un trasferimento degli stessi al sistema centrale dell’Ateneo, potendo così creare dei report su richiesta o nei giorni prestabiliti, eliminando carta e risparmiando tempo nella rendicontazione e nel lavoro di data entry.
Le informazioni raccolte, inoltre, possono essere utilizzate per verificare l’attribuzione dei crediti formativi rispetto al reale avanzamento dei corsi, e retribuire gli insegnanti assegnati alle cattedre dei vari corsi di Laurea.
Con la rilevazione presenze, i responsabili delle strutture d’Ateneo (Direttore Generale, Dirigenti di Area, Direttori di Dipartimento) possono accedere, in tempo reale, a tutti i dati relativi alle posizioni o “carriere” degli studenti che frequentano le strutture, ovunque e in ogni momento, grazie alla tecnologia Cloud, di cui questi sistemi sono dotati.
I software di Peoplelink rappresentano uno dei mezzi ideali e più innovativi per la rilevazione delle presenze, anche per l’acquisizione delle presenze in un contesto come quello universitario. Inoltre, utilizzando i dati estrapolati è possibile effettuare analisi su ogni singola struttura o corso di laurea ed effettuare verifiche sulle effettive matricole iscritte in un dato anno accademico avendo così sempre aggiornate le statistiche sugli iscritti che vengono richieste dagli Enti.
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