Il telelavoro e lo smart working sono ormai conosciuti e usati, quindi si rende ancora più necessario un sistema di rilevazione intelligente, che sia efficiente ovunque operi il dipendente e che sia consultabile semplicemente.
Oggi più che mai in un’azienda sono importanti la rilevazione presenze del personale e la normativa che la guida, perché ora i dipendenti non entrano ed escono solo dalle sedi ordinarie dell’impresa, ma anche da quelle virtuali.
L’archiviazione informatica permette di conservare le informazioni, creando una banca dati da cui possono essere estrapolate quelle necessarie per calcolare le ore di lavoro, le assenze, gli straordinari e molto altro ancora.
Naturalmente, i dati sensibili delle persone devono essere trattati con molta attenzione seguendo precisamente le norme per la tutela della privacy.
Vediamo ora quali sono le leggi di riferimento e la soluzione sicura per la corretta gestione delle informazioni riguardanti i dipendenti di un’azienda.
Contenuti dell'articolo:
Normativa sulla rilevazione presenze del personale: tutto inizia nel 1996
“Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali“, questo il titolo della legge n. 675 del 1996.
All’inizio del testo sono date alcune definizioni fondamentali per capire come agire quando in azienda si devono gestire informazioni personali.
Nell’articolo 1 si legge che è considerata “banca di dati” qualsiasi complesso di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti, organizzato secondo una pluralità di criteri determinati tali da facilitarne il trattamento.
Inoltre, è sottolineato che s’intende “dato personale” qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale.
In questa normativa sulla rilevazione presenze del personale il concetto di dato personale è decisamente ampio e comprende qualunque informazione che può scaturire da:
- Dati alfanumerici
- Immagini
- Suoni, a prescindere dal supporto che contiene i dati e dalla forma in cui essi sono trattati (informazioni cifrate, digitali ecc.)
Quindi, anche l’acquisizione e l’archiviazione di dati in formato digitale sono comprese in quanto appena descritto.
Privacy del dipendente e Statuto dei Lavoratori
Quando si parla di privacy dei dipendenti non si possono ignorare le “norme sulla tutela della libertà e dignità dei lavoratori, della libertà sindacale e dell’attività sindacale, nei luoghi di lavoro e norme sul collocamento” contenute nella legge 20 maggio 1970 n. 300, più comunemente chiamata Statuto dei Lavoratori.
Negli ultimi anni alcuni articoli sono stati aggiornati, ma la maggioranza dei principi di cinquanta anni fa sono ancora da osservare attentamente oggi.
Questa legge getta le basi per il trattamento dei dati personali mettendo in primo piano la necessità di un’adeguata informativa.
Ogni tipo di controllo in azienda può essere effettuato solo se l’interessato è correttamente informato su:
- Chi gestisce i dati
- Scopo della raccolta dei dati
- Cessione a soggetti terzi
- Diritti esercitabili nei confronti del gestore e degli altri soggetti
Ogni persona deve poter sapere chi, come, quando vengono usati i dati personali e deve avere il controllo sulla circolazione di essi.
Ovviamente questo riguarda anche il rapporto tra dipendente e datore di lavoro e, di conseguenza, la rilevazione delle presenze e l’archiviazione delle informazioni.
Lo scopo dello Statuto dei Lavoratori del 1970 era quello di regolamentare il potere di controllo dell’imprenditore sul lavoratore, infatti imponeva l’accordo con il Sindacato o l’autorizzazione del Ministero per l’installazione di alcuni strumenti di controllo. Oggi le norme mettono al centro l’individuo e il diritto alla riservatezza che esso ha, a prescindere dal mezzo con cui vengono acquisiti e conservati i dati personali.
Cambiamenti nella norma per la rilevazione presenze del personale: GDPR
Dal 2018 le regole da seguire per tutelare appropriatamente ogni informazione riguardante la persona, quindi anche il dipendente di un’azienda, sono diventate molto più restrittive.
Le nuove misure di sicurezza imposte dalla GDPR (General Data Protection Regulation) dal 25 maggio 2018 hanno sostituito le precedenti norme sulla privacy e dato maggiori diritti ai cittadini introducendo anche principi mai presi in considerazione prima, ad esempio il diritto all’oblio.
Questi nuovi criteri hanno rivoluzionato le imprese dal punto di vista del rispetto dei dati personali e della gestione informatica di tutta quella mole di informazioni che devono essere registrate, ad esempio, per determinare il monte ore e il compenso mensile del lavoratore.
Oggi i software che un’impresa utilizza per rilevare le presenze e archiviare le informazioni del personale devono essere ideati per garantire tutti i diritti descritti dalla GDPR.
Geolocalizzazione del dipendente: il Garante della Privacy dice sì
I software e le app di rilevazione presenze sono la soluzione migliore per eliminare errori dovuti a foglietti di intervento mal scritti o dimenticati. Essi rendono più veloci i processi di verifica, garantendo la reciproca fiducia fra datore di lavoro e lavoratore.
Oltre ai classici sistemi di rilevazione in azienda, le tecnologie che negli ultimi anni sono diventate più comuni per rilevare la presenza al lavoro dei dipendenti sono il Global Positioning System, quello che tutti conosciamo come GPS, e le App installate su dispositivi mobili (smartphone e tablet).
Si potrebbe pensare che tutto questo sia vietato dalle nuove leggi, invece il Garante della Privacy ha dato parere favorevole in merito all’utilizzo di sistemi di rilevazione con GPS, ma a patto che i software seguano precise regole:
- Devono essere attivati dal lavoratore all’inizio del proprio turno
- La trasmissione dei dati deve terminare una volta concluse le ore di lavoro
Software e App per la rilevazione delle presenze: efficienza e tutela della privacy
Utilizzare una App innovativa che si integra perfettamente ai sistemi informatizzati per la gestione delle timbrature e che tutela pienamente la privacy è una soluzione che dà vantaggi a chi si occupa delle risorse umane, ma soprattutto ai dipendenti.
Queste tecnologie di ultima generazione hanno un campo di applicazione decisamente ampio, che riguarda chi entra fisicamente in azienda ogni giorno, chi lavora da remoto e anche tutti quei dipendenti che si spostano spesso per svolgere le proprie attività.
Noi di Peoplelink abbiamo creato una soluzione professionale, People@Time, il software ideale per la rilevazione delle presenze, che velocizza tutte le fasi che intercorrono tra l’acquisizione delle presenze e l’invio dei dati per l’elaborazione dei cedolini paga.
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