Ogni grande cambiamento della società deve essere supportato da un’evoluzione degli strumenti e dei servizi. Molto spesso è proprio il progresso tecnologico a causare una rivoluzione nelle abitudini delle persone.

Oggi abbiamo tutte le condizioni per rendere buona parte dei lavoratori indipendenti dalla presenza in ufficio in orari canonici. La diffusione delle connessioni ad internet, dei computer, degli smartphone e dei tablet rendono possibile lo Smartworking (in Italia definito Lavoro Agile).

Non basta avere le giuste “macchine” per lavorare da casa con la stessa efficienza di un dipendente in sede, ma sono indispensabili software per Smartworking.

Quindi non è sufficiente avere sulla scrivania del proprio studio casalingo un PC di ultima generazione e una rete super veloce, ma bisogna avere a disposizioni anche funzioni, documenti, sistemi di monitoraggio e di ricerca.

 

Strumenti Smartworking necessari per comunicare

Quando si lavora in un luogo distante dalla propria azienda, quindi non a stretto contatto con colleghi, fornitori, clienti, la prima cosa da curare è la comunicazione.

Non è possibile svolgere le proprie attività lavorative senza parlare con altre persone. Sono veramente pochi i mestieri che possono essere svolti proficuamente stando in totale isolamento.

Attraverso gli strumenti digitali nati o utilizzati per lo Smartworking è possibile:

  • Scambiare informazioni
  • Fare riunioni virtuali
  • Discutere e pianificare strategie
  • Creare gruppi di lavoro a distanza
  • Condividere risultati, dati, documenti
  • Monitorare l’andamento di un progetto
  • Chiacchierare nei momenti di pausa

Queste e molte altre sono le necessità che vengono soddisfate da piattaforme di messaggistica istantanea, gestione email, VoIP (Voice over IP, in italiano “Voce tramite protocollo Internet”) e meeting.

Un esempio di software molto utilizzato per lo Smartworking è Microsoft Teams che consente di avere diverse interessanti funzioni in un unico strumento.

Installando questo software è possibile creare luoghi di lavoro virtuali, praticamente estensioni digitali di uffici reali, in cui gli utenti possono:

  • Comunicare via chat
  • Fare videochiamate di gruppo o a due
  • Pianificare riunioni in rete
  • Condividere lo schermo del proprio pc
  • Archiviare file e salvare messaggi
  • Utilizzare le applicazioni di Office

Ma per essere certi di avere una comunicazione da remoto estremamente efficace, bisogna passare a valutare altri aspetti che rendono lo Smartworking efficiente.

 

Software Smartworking: archiviazione documentale in cloud

L’estrema flessibilità oraria e geografica che caratterizza lo Smartworking diventa un vero valore aggiunto per il dipendente e per l’azienda se è supportata da un sistema digitale che crea confort ed efficienza.

Ad esempio, se si è a casa e si decide di portare avanti un progetto nelle ore serali utilizzando il proprio portatile, ma dopo qualche ora di lavoro ci si accorge di non avere a disposizione un documento fondamentale, lo Smartworking diventa poco smart.

Ecco perché, oltre ai software di messaggistica e videochiamata, per applicare il Lavoro Agile serve un software di archiviazione documentale in cloud, che dà diversi vantaggi:

  • Accessibilità ai documenti ovunque sia disponibile internet
  • Risparmio di carta con notevoli benefici per l’ambiente
  • Ricerca delle informazioni semplice
  • Guadagno di tempo nel recuperare le informazioni di cui si ha bisogno

Se vuoi conoscere tutte le funzioni del nostro modulo di archiviazione documentale in Cloud, in modalità sostitutiva o meno, consulta la pagina dedicata a People@Docks.

Con il giusto programma è garantita la sicurezza di ogni file e, inoltre, ogni dipendete può avere a disposizione tutto ciò di cui ha bisogno per svolgere il proprio lavoro nel migliore dei modi. Immagini, testi, tabelle, cataloghi, report, statistiche, analisi, sono sempre elementi essenziali, ma spesso ci si accorge di quanto siano importanti proprio quando non sono a portata di mano (o di schermo).

Il passaggio a un modello aziendale paperless è la strada su cui la maggioranza delle aziende si sta muovendo, sia per applicare proficuamente lo smartworking sia per rendere le proprie imprese sempre più ecosostenibili.

 

App per Smartworking: timesheet sempre sotto controllo (ed eventualmente anche le timbrature)

Le app non sono solo utili per il tempo libero, ma oggi sono fondamentali anche per il monitoraggio e la gestione del lavoro.

Lavorare in Smartworking vuol dire anche documentare le ore su cui si è lavorato, commessa per commessa, soprattutto quando si svolgono determinati lavori; a prescindere dagli orari e dai luoghi di lavoro, diventa fondamentale compilare un timesheet delle attività svolte, così da poter tenere traccia sia dell’andamento di un progetto sia dei costi da dover fatturare ai clienti.

Inoltre, anche se può sembrare un controsenso, la timbratura da remoto è una pratica ancora richiesta da molte aziende, anche se è un concetto più legato al telelavoro che allo smartworking.

 

Smartworking con VPN: Virtual Private Networks e cyber security

Una VPN, ovvero un rete di computer o device collegati in modo sicuro, è utile quando si applica lo Smartworking in azienda.

Creando una Virtual Private Networks si alza il grado di sicurezza perché i dati passano attraverso un server dedicato.

Non bisogna certo dimenticare di installare antivirus su ogni dispositivo connesso a internet, questo vale per computer, portatili, tablet, smartphone di proprietà dell’azienda e anche per quelli personali che vengono utilizzati a fini professionali.

Utilizzare una VPN per lo Smartworking significa garantire la privacy di ogni informazione, avere una minor possibilità di attacchi hacker, tenere sotto controllo gli accessi alla rete, accedere alla rete intranet aziendale anche da remoto. Questo è sempre vero se si utilizzano servizi affidabili, sistemi e pratiche per ridurre al minimo l’intrusione di “agenti esterni”.

 

Strumenti per lo smartworking in un’unica soluzione

Per venire incontro alle nuove esigenze delle aziende nella gestione delle risorse umane in Smartworking noi di Peoplelink abbiamo ideato People@SmartKit, una suite che comprende software e servizi che risolvono i principali problemi di chi deve rendere operativo questo nuovo modello di lavoro caratterizzato dalla flessibilità.

I capisaldi del nostro pacchetto pensato appositamente per il Lavoro Agile ed il Telelavoro sono la completezza della proposta, la possibilità di scegliere tre bundle (Entry, Start, Full) in base alle proprie esigenze, un helpdesk dedicato, l’estrema sicurezza e semplicità di fruizione del servizio.

Per avere maggiori informazioni sui nostri software non esitare a contattarci.