Ogni mese sono centinaia di migliaia le buste paghe che le aziende consegnano ai propri dipendenti. Sono realizzate da studi specializzati esterni alle aziende o dagli impiegati amministrativi interni all’impresa; ma spesso, chi le riceve, non è un esperto e si trova in difficoltà nel decifrare ogni voce.

Allora, come leggere la busta paga? Quali aspetti bisogna prendere in considerazione e quali non sono poi così importanti?

Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza, così da capire anche quanto sia difficoltoso il lavoro di chi segue il personale ed i loro stipendi all’interno delle aziende.

 

Leggere buste paga senza problemi: le parti fondamentali

Iniziamo con il dire che non esiste un modello unico indicato per legge a cui le aziende devono fare riferimento per le buste paga, quindi ogni “attività con dipendenti” definisce internamente come strutturare questo documento. Naturalmente esistono elementi che devono essere esplicitati per dare un’informazione corretta a chi la riceve e la legge.

È meglio precisare che per legge il datore di lavoro è tenuto in ogni caso a consegnare questo documento, non importa se in versione cartaceo o digitalizzata, su cui sono riportati tutti i parametri che compongono la retribuzione del dipendente, mentre per i dirigenti non esiste questa obbligatorietà.

Ora veniamo a cosa si deve trovare nella busta paga. Le parti fondamentali sono le seguenti:

  • Intestazione che identifica l’azienda
  • Nome e cognome del dipendente
  • Ruolo professionale che il dipendente svolge in azienda
  • Periodo di tempo su cui è stato calcolato il compenso
  • Descrizione con trattenute e competenze
  • Ferie e permessi
  • Dati previdenziali
  • Dati fiscali (es. Irpef lorda e netta)
  • T.F.R.
  • Totale competenze
  • Retribuzione netta

Se un tempo la busta era veramente il “contenitore” in cui il datore di lavoro consegnava il salario al dipendente, oggi la busta paga è un vero e proprio documento contabile fondamentale per la gestione del personale e dell’impresa.

 

Leggere la busta paga a partire dai dati dell’intestazione

La parte superiore della busta paga, l’intestazione, deve riportare tutte le informazioni del datore di lavoro e, poco sotto, del dipendente, così da definire chiaramente il rapporto tra l’uno e l’altro.

Devono essere presenti, ad esempio, nome dell’azienda, partita IVA, indirizzo, e le posizioni Inps e Inail.

Per quanto riguarda il dipendente, invece, devono essere riportati nome, cognome, codice fiscale, codice dipendente, codice Inps, matricola, qualifica, livello, tipo di contratto, data d’assunzione, sede di lavoro.

 

Determinazione della retribuzione e corpo della busta paga

Normalmente la retribuzione che viene conferita a un dipendete è formata da fattori ordinari e aggiuntivi.

Tra ciò che è definito ordinario nella busta vi è ad esempio la paga base, l’E.D.R. (elemento distintivo retribuzione), gli scatti di anzianità, le indennità.

Gli elementi aggiuntivi possono essere le indennità di trasporto, di mensa, rimborsi spesa e note spese.

Devono essere presenti anche voci annuali come la tredicesima e la quattordicesima (solitamente in un documento ad-hoc), premi di produzione, elementi derivanti dal contratto collettivo nazionale di lavoro.

In caso di fine di un contratto in busta paga è presente anche il T.F.R., ovvero il trattamento di fine rapporto accumulato negli anni, e comunque, dovrebbe essere sempre presente in montante accumulato mese per mese.

Nel corpo della busta paga sono dettagliati tutti gli aspetti che contribuiscono a formare il lordo spettante al dipendente.

Le voci principali che sono presenti nella descrizione sono:

  • Ore di lavoro ordinario
  • Straordinari fatti
  • Ferie, malattia, ferie, permessi retribuiti
  • Assegni familiari
  • Trasferte
  • Benefit

Questo documento deve essere esaustivo e non lasciare spazio a interpretazioni anche quando si tratta di decurtazioni, tasse e trattenute che fanno variare l’importo netto da quello lordo.

 

La busta paga e le trattenute

Per arrivare allo stipendio netto occorre sottrarre dal salario lordo tutte le trattenute fiscali e previdenziali.

L’azienda trattiene queste quote di denaro riferite al dipendente e le versa agli enti secondo le regole e le norme stabilite per legge.

Deve essere individuato l’imponibile previdenziale per applicare l’aliquota contributiva giusta a seconda del tipo di contratti (individuali e collettivi) e della grandezza dell’impresa. Una volta tolta questa quota si stabilisce l’imponibile fiscale sul quale sono calcolate e sottratte le ritenute corrispondenti. È giusto sottolineare che le aliquote Irpef che vengono applicate dipendono dal reddito del dipendente.

Tolto quanto dovuto, sulla parte bassa della busta paga si può leggere il dato che più importa a chiunque lavori da dipendete: la paga netta.

 

Come leggere una busta paga: le ferie

Nella parte dedicata ai contatori statistici si può leggere il resoconto di ferie e permessi, della Riduzione Orario Lavoro (abbreviata in ROL) e, dove necessaria, la banca ore.

Nella busta paga devono essere presenti le ferie e i permessi perché per legge sono obbligatori, quindi questo report ufficializza il fatto di averle concesse al lavoratore, il quale, naturalmente, ne ha usufruito secondo le norme.

I criteri di obbligatorietà sono inseriti nell’articolo numero 36 della Costituzione Italiana e particolari regole sono inserite nei CCNL.

 

Gestire al meglio le buste paga in azienda

Oggi in qualunque tipo di attività con dipendenti, dalla piccola-media impresa alla grande multinazionale, la gestione digitalizzata dei documenti e delle risorse umane porta notevoli vantaggi.

L’acquisizione delle timbrature, la calendarizzazione delle ferie, il trasferimento dei dati e il calcolo dello stipendio hanno bisogno di sistemi intelligenti che semplifichino il lavoro di HR manager e amministrativi che si trovano a organizzare enormi moli di dati per ogni dipendente.

Software gestionali come quelli ideati da Peoplelink diventano strumenti indispensabili per gli uffici del personale e per la direzione dell’azienda. Nell’ampia offerta si possono trovare moduli idonei ad ogni tipo di attività e funzione aziendale.

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