Il passaggio dall’archiviazione cartacea al sistema del paperless è una delle sfide più urgenti e stimolanti per un’azienda moderna orientata al futuro.

Dalla sostenibilità ambientale alla drastica riduzione dei costi e degli spazi di storage fisico fino alla dinamicità nella ricerca dei documenti; tutto, nell’ambito della moderna gestione aziendale, porta alla scelta dell’archiviazione digitale dei documenti come innegabile vantaggio economico e competitivo.

La normativa, inoltre, si sta adeguando velocemente a queste nuove esigenze e se fino a ieri molti documenti venivano accettati soltanto in forma cartacea oggi, dalle immagini ai file di testo, il paperless sta acquisendo valenza formale e legale in ogni ambito d’impresa.

 

Cos’è l’archiviazione digitale e cosa comprende

Il significato di paperless? La traduzione è semplice e intuitiva: senza carta. Infatti la parola paperless si riferisce a un modello aziendale dove la carta sparisce del tutto.

Esempi di “incartamenti” che possono passare all’archiviazione digitale sono:

  • Documenti e bolle di trasporto
  • Fatture
  • Biglietti da visita
  • Documenti aziendali relativi ai dipendenti
  • Contratti
  • Buste paga

Tutto quello che nel modello con archivio documenti cartacei produceva un costo accessorio difficilmente calcolabile, dalle spesse per la carta ai toner delle stampanti, oggi diventa “sostanzialmente gratuito” e di facilissima consultazione.

È difficile, forse impossibile, elencare tutti i vantaggi dell’archiviazione digitale e, più in generale, dell’implementazione della filosofia del paperless in azienda. Cerchiamo di focalizzarne i principali e di capirne l’impatto sul bilancio e sulla produttività aziendale.

 

L’archiviazione digitale dinamica

La digitalizzazione aziendale e, più in generale, il sistema dello smart working, ci hanno abituati già da tempo a una gestione statica di documenti dematerializzati.

Ogni documento cartaceo può essere scansionato, rielaborato con computer o smartphone e ri-materializzato in nuova forma o mantenuto in forma digitale per essere spedito e condiviso con altri.

Tutto qua? No.

L’archiviazione digitale dinamica, figlia del modello paperless, va molto oltre. Rinunciando alla carta, infatti, ogni azienda può in maniera semplice e accessibile generare un proprio archivio documentale che possa essere modificato in presa diretta, all’interno del quale possano essere inseriti file immediatamente reperibili sul web e che possa essere consultato facilmente attraverso indici, parole chiave e metadati.

 

L’archivio dei documenti cartacei: la “fabbrica” dell’errore umano

Ricopiare documenti. Rivederli uno a uno. E poi stoccarli e archiviarli secondo logiche predefinite, accertandosi che nulla venga perduto o danneggiato. Recuperarli, a costo di lunghe ricerche, ogni qualvolta servano. Ristamparli se per caso debbano essere modificati anche soltanto di una virgola.

I costi di un archivio di documenti cartacei, dal consumo di energia alla spesa in risorse umane allocate al servizio, è talmente evidente che è quasi inutile soffermarcisi sopra.

Quello che invece è utile ricordare è che l’archiviazione cartacea e la sua complessa gestione, che prevede l’intervento di molte mani in molte fasi del processo, moltiplicano le possibilità di errore umano. Errori che forse un tempo potevano essere tollerati ma che, nell’epoca del paperless, diventano assolutamente anacronistici.

 

Una nuova accessibilità ai sistemi di archiviazione

Chi ha diritto ad accedere all’archivio aziendale? Quando? Da dove?

Il tema non è di semplice gestione quando l’archivio è cartaceo e tutti, potenzialmente, potrebbero accedervi indisturbati. L’archiviazione paperless, invece, offre un modello di accessibilità ai documenti aziendali nuovo e, per certi aspetti, rivoluzionario.

Da un lato, infatti, l’archivio digitale è consultabile da tutti, in ogni luogo, con qualunque device permettendo, di fatto, a un manager aziendale di poterlo metaforicamente avere sempre con sé.

Dall’altro è possibile profilare gli accessi, consentendo a ogni membro dello staff di accedere solo alla parte di archivio di sua competenza e permettendo la consultazione dell’intera mole di documenti aziendali soltanto a risorse privilegiate, posizionate ai punti più alti della gerarchia.

 

Un processo documentale eco-friendly

Ogni due secondi nel pianeta viene distrutta un’area forestale grande quanto un campo da calcio. Una buona parte degli alberi, i più potenti alleati contro lo smog nelle nostre città, viene abbattuta proprio per produrre la carta.

L’ecologia è diventata un tema che nessun manager può più ignorare e che, quindi, è ora uno dei cardini delle strategie industriali. Per essere eco-friendly oggi un’azienda deve passare al paperless e sposare iniziative che apportano concreti benefici all’ecosistema.

Non si tratta soltanto di una tematica prettamente ambientale ma, da un punto di vista della gestione d’azienda, di una questione economica. La carta è sempre più costosa così come sono sempre più costose le procedure per produrla ed è facile ipotizzare che presto i governi del mondo rincareranno la tassazione su questo prodotto, sulla scia della plastic tax e altre simili, allo scopo di scoraggiarne il consumo eccessivo.

Virare sul paperless oggi significa orientare la propria azienda verso il futuro ormai prossimo e non farsi cogliere impreparati dalle difficoltà competitive che, inevitabilmente, il mantenimento delle vecchie procedure porterà con sé.

 

Gestione elettronica dei documenti e riservatezza: quali problemi?

Una delle barriere che fa ritardare la conversione di alcune aziende al paperless è la paura di esporre l’archivio digitale ad attacchi informatici o accessi indesiderati.

Un archivio aziendale contiene tutta la storia dell’azienda, il suo know-how, i suoi segreti e talvolta i suoi brevetti e i risultati dei suoi studi e la protezione di una mole di documenti del genere è di primaria importanza.

È ovvio che un software che offra all’azienda il servizio di gestione elettronica dei documenti debba tenere la sicurezza delle informazioni in debito conto, ma è anche necessario porsi la domanda su quale sia, oggi, il livello di sicurezza di un archivio documentale cartaceo aziendale.

Intrusioni fisiche, furti, eventi calamitosi (incendi o allagamenti) casuali o dolosi, accessi indesiderati da parte di risorse umane a informazioni non riguardanti il proprio settore di lavoro e, soprattutto, il rischio più grande: un documento cartaceo danneggiato o rubato è perso per sempre.

Sorte che, stando alle statistiche, tocca al 7% dei documenti aziendali ogni anno e che, ovviamente, l’archiviazione in cloud può scongiurare una volta e per sempre.

 

Peoplelink per una gestione dei documenti aziendali agile, sicura, eco-sostenibile

Si chiama People@Docks ed è il software che noi di Peoplelink abbiamo implementato per permettere alla tua azienda un passaggio immediato al paperless semplice, sicuro, dinamico.

Sviluppato per il cloud, con un sistema a doppia password per le categorie più sensibili (come i cedolini ed i CU) e la crittografia delle connessioni, People@Docks rende più semplice e veloce l’accesso alle informazioni e garantisce una serie di servizi documentali capaci di rivoluzionare l’efficienza aziendale.

Inoltre, Peoplelink ha stretto una partnership con Treedom, piattaforma che permette di piantare alberi a distanza e di seguirne la vita direttamente dal sito internet.

L’ecosostenibilità è un obiettivo che la nostra azienda promuove ogni giorno e grazie a Treedom è diventata ancora più concreta, basti pensare ai 900.000 alberi che ha consentito di piantare in Africa, America Latina, Asia, Italia negli ultimi 10 anni.

Scegliendo le soluzioni digitali di Peoplelink ottimizzi la gestione della tua azienda e tuteli l’ambiente.