L’onboarding e l’offboarding sono due fasi cruciali per il successo di un’azienda, in quanto permettono di integrare efficacemente i nuovi dipendenti e di gestire in modo professionale le separazioni.
In un mercato del lavoro sempre più competitivo, garantire un processo di onboarding e offboarding di qualità può fare la differenza per la retention dei dipendenti e per la reputazione dell’azienda.
In questo articolo, spiegheremo questi due processi ed esploreremo alcune best practices che le aziende possono attuare per garantire ai propri dipendenti un’esperienza positiva e professionale durante tutto il rapporto di lavoro.
Contenuti dell'articolo:
Onboarding: cos’è e che funzione strategia ha in un’impresa?
L’onboarding è un processo fondamentale per ogni impresa che intende assumere nuovi dipendenti. Si tratta di un insieme di attività finalizzate ad accogliere e integrare il nuovo assunto all’interno dell’organizzazione.
Esso mira a creare un ambiente di lavoro positivo e inclusivo, in cui il nuovo assunto si sente accolto e supportato fin dal suo primo giorno. Ciò è particolarmente importante perché, se un nuovo dipendente si sente a proprio agio, è più probabile che diventi produttivo e che svolga le proprie mansioni in quel posto di lavoro per un lungo periodo di tempo.
L’on-boarding può essere suddiviso in varie fasi, ad esempio:
- La presentazione della società e della sua cultura;
- La formazione sui metodi e le procedure aziendali;
- L’assegnazione di un mentore o di un tutor;
- La presentazione ai colleghi e l’eventuale coinvolgimento in attività di team building.
Tutte le attività utili ad integrare una nuovo membro nell’organico aziendale possono essere gestite in diversi modi, a seconda delle esigenze dell’organizzazione e del ruolo del nuovo assunto. Ad esempio, alcune aziende possono utilizzare una piattaforma online per fornire ai nuovi dipendenti informazioni sulla società, sui suoi prodotti e servizi e sulle politiche interne, come People@Vista, il software per la gestione delle risorse umane a 360° di Peoplelink. Altre organizzazioni, invece, possono organizzare una serie di incontri dal vivo, cui partecipano i nuovi assunti insieme a membri del team già esistente.
Gli HR manager devono dedicare tempo ed energia alla creazione di un programma di onboarding efficace, perché garantisce che i nuovi dipendenti siano ben preparati e supportati per svolgere il loro lavoro e pronti a contribuire al successo dell’organizzazione.
Quindi, l’onboarding è un elemento strategico per un’impresa, perché:
- Migliora la produttività del nuovo dipendente.
Attraverso il processo di onboarding, il nuovo dipendente acquisisce le competenze necessarie per svolgere il suo lavoro in modo efficiente e produttivo. Ciò riduce il tempo necessario per diventare operativo al 100% e migliora l’efficacia complessiva del dipendente. - Riduce il tasso di turnover.
Un processo di onboarding efficace può aiutare a ridurre il tasso di turnover, in quanto i nuovi dipendenti si sentiranno subito a loro agio e si integreranno rapidamente in azienda. Ciò significa che saranno meno inclini a cercare lavoro altrove. - Promuove l’engagement dei dipendenti.
Un processo di onboarding ben strutturato può aiutare a creare un senso di appartenenza e di coinvolgimento in tutti i dipendenti, incoraggiandoli a diventare parte della cultura aziendale e a contribuire attivamente al successo dell’organizzazione. - Rafforzare la cultura aziendale.
L’onboarding è un’opportunità per presentare ai nuovi dipendenti la cultura, i valori e le tradizioni dell’organizzazione. Ciò aiuta a creare un ambiente di lavoro coeso e a promuovere una cultura aziendale forte. - Favorire l’inclusione.
L’onboarding può essere utilizzato come strumento per promuovere la diversità e l’inclusione all’interno dell’organizzazione. Ad esempio, attraverso l’assegnazione di mentori o tutori, i nuovi dipendenti possono avere l’opportunità di lavorare con colleghi provenienti da diverse background e culture.
Offboarding: cos’è e che funzione strategia ha in un’impresa?
L’offboarding, anche noto come “deboarding” o “separation management”, è il processo attraverso il quale un’organizzazione gestisce la separazione di un dipendente.
Si tratta di un’attività importante quanto l’onboarding, perché mira a gestire in modo efficace l’uscita dall’impresa di un dipendente, in modo da:
- Proteggere la reputazione dell’organizzazione;
- Garantire la sicurezza delle informazioni aziendali;
- Mantenere buoni rapporti con il dipendente.
L’obiettivo principale degli HR manager durante l’offboarding deve essere quello di garantire una transizione fluida e rispettosa per tutte le parti coinvolte. Ciò include la gestione di aspetti pratici come la restituzione di attrezzature, la revoca di autorizzazioni e l’eliminazione dell’accesso ai sistemi aziendali, nonché la comunicazione con il dipendente riguardo ai loro diritti e responsabilità post-impiego.
Durante questa fase transitoria è possibile raccogliere feedback sulle ragioni della separazione e identificare eventuali aree di miglioramento. Per fare ciò, i responsabili del personale posso effettuare analisi dell’exit interview per capire meglio le ragioni dell’uscita del dipendente e raccogliere informazioni su eventuali problemi o questioni che l’azienda può risolvere.
Nella fase di offboarding, inoltre, è importante anche gestire l’impatto che l’abbandono di una figura chiave del team di lavoro ha sui colleghi. Ciò significa che l’HR manager si coordini con i responsabili del team per garantire che la separazione sia metabolizzata correttamente e che il lavoro e le responsabilità del dipendente vengano riassegnati in modo efficace.
In sintesi, le principali funzioni strategiche dell’offboarding sono:
- Proteggere la reputazione dell’organizzazione.
Un processo di separazione ben gestito può aiutare a proteggere la reputazione dell’impresa, la quale deve essere vista come professionale e rispettosa dai dipendenti in partenza, così da evitare eventuali azioni o comportamenti inappropriati che possano danneggiare l’immagine dell’azienda. - Mantenere la sicurezza delle informazioni aziendali.
L’offboarding è un momento critico in cui l’organizzazione aziendale deve prendere misure per tutelare il proprio know-how. Quindi bisogna assicurarsi che il dipendente in partenza restituisca tutte le attrezzature e l’accesso ai sistemi aziendali venga revocato. - Favorire l’engagement dei dipendenti restanti.
Il modo in cui l’azienda gestisce le separazioni dei dipendenti può avere un impatto sul morale e sull’impegno dei dipendenti rimanenti. Ciò significa che deve assicurarsi di gestire le separazioni in modo ottimale, mantenendo il rispetto e la fiducia dei dipendenti rimanenti. - Identificare eventuali aree di miglioramento.
I pareri di un dipendente che decide di lasciare l’azienda possono essere preziosi. Per questo motivo l’offboarding può diventare una leva per ottimizzare aspetti non emersi da analisi e sondaggi.
Best practices per l’offboarding e l’onboarding aziendale
Consigli per l’offboarding
Per quanto riguarda l’offboarding, esistono alcune best practices che un’azienda può attuare per garantire un’uscita del dipendente senza traumi e problemi.
L’azienda, innanzitutto, dovrebbe comunicare tutti i dettagli del processo di offboarding e le scadenze da rispettare, fornendo anche supporto per l’inserimento nel nuovo posto di lavoro.
Inoltre, l’azienda dovrebbe gestire con discrezione e tempestività la restituzione delle attrezzature e il revoco dell’accesso ai sistemi aziendali, evitando eventuali falle di sicurezza.
Meglio ripetere ancora una volta che la fase di offboarding è il momento ideale per organizzare un’attività di feedback, in modo da raccogliere informazioni utili per migliorare i processi aziendali e favorire la retention dei dipendenti rimanenti.
Consigli per l’onboarding
Il primo step dell’onboarding consiste nel dare al nuovo dipendente tutte le indicazioni e gli strumenti per svolgere il lavoro, ad esempio dovrebbe fornire: la descrizione delle responsabilità e degli obiettivi, le politiche dell’azienda e i contatti dei colleghi di riferimento.
Inoltre, l’azienda dovrebbe organizzare un programma di formazione e di mentoring, in modo da aiutare il neoassunto ad acquisire le competenze necessarie per svolgere la propria mansione e a integrarsi meglio nell’ambiente di lavoro.
Infine, l’azienda dovrebbe valutare regolarmente l’efficacia del proprio programma di onboarding e apportare eventuali miglioramenti.
In entrambi i casi, è importante che l’azienda fornisca al dipendente un’esperienza positiva e professionale, in modo da promuovere il proprio brand e la propria reputazione come datore di lavoro.
