Obbligo di rilevazione delle presenze aziendali: la posizione della Corte UE

La Corte Europea si è recentemente pronunciata su una questione spinosa e di vitale importanza per la tutela dei diritti dei lavoratori e l’approccio aziendale riguardo la rilevazione presenze dei propri dipendenti; infatti con la Sentenza del 14 Maggio 2019 è stato riconosciuto l’obbligo per gli stati membri dell’UE di adottare una normativa interna che imponga alle imprese di utilizzare un sistema di misurazione presenze «oggettivo, affidabile e accessibile», al fine di ottenere una misurazione delle ore lavorative il più precisa possibile.

La sentenza nasce da una controversia nata in Spagna tra sindacati e istituti di credito riguardo la rilevazione presenze dei dipendenti delle banche, tuttavia quest’assenza di un sistema diffuso, pratico ed efficiente è sentita anche in Italia, con tutte le conseguenze del caso.

 

Dati e Origine del problema

Solo per fare alcuni esempi di quanto questa carenza sia diffusa, ecco alcuni dati raccolti nel corso di uno studio svolto nel 2019 sull’utilizzo di sistemi di rilevazione presenze nell’economia italiana:

• Il 60% delle Aziende italiane ha difficoltà a sapere quanti dipendenti siano attivi in un dato momento e in un dato luogo
• Il 39% non utilizza strumenti digitali per rilevare le presenze dei lavoratori, percentuale che sale al 69% se si tratta di collaboratori esterni o freelance

Nel caso Spagnolo è stato stimato che il 53% degli straordinari effettuati non vengono registrati e comunicati ai rappresentanti sindacali.

 

Questa situazione è frutto di diverse problematiche:

• Scarsa organizzazione dell’azienda o indifferenza verso la rilevazione presenze; soprattutto nella PMI dove il numero ridotto dei dipendenti e le modeste dimensioni delle imprese possono indurre a pensare di non aver bisogno di questi strumenti.
• Insufficiente formazione dei dipendenti sull’utilizzo del sistema di rilevazione; questo capita quando il sistema, se presente, non è User Friendly o non è stato dato il giusto peso alla preparazione dei dipendenti, rischiando così di dare origine a errori umani e casi di inutilizzo dei sistemi adottati.
• Sistema non integrato con la realtà aziendale e quindi di difficile utilizzo concreto; se il sistema adottato non è di facile adozione da parte dell’azienda per varie ragioni (più sedi aziendali, numerosi freelance, registrazione su supporto cartaceo, ecc.), è necessario trovare un sistema adeguato,anche personalizzato per garantire efficienza e trasparenza.
• Sfruttamento della manodopera attraverso orari lavorativi più lunghi non registrati; qui la volontà aziendale è in palese contrasto non le normative vigenti, la mancata o parziale rilevazione nasce dalla volontà di non riconoscere appieno i diritti dei propri dipendenti; è un caso fortunatamente raro ma che l’obbligo imposto dalla Corte UE si prefigge di risolvere definitivamente.

 

La Corte

In questo panorama caratterizzato dall’utilizzo di strumenti antiquati e soggetti a errore umano se non addirittura dall’assenza di un sistema aziendale per la rilevazione delle presenze dei dipendenti, non sorprende l’intervento della Corte Europea che ha voluto imporre un obbligo per i datori di lavoro di istituire un sistema di misurazione delle ore lavorative.

Un cambiamento che da un lato punta a tutelare i lavoratori dallo sfruttamento tramite orari lavorativi eccessivi o straordinari non pagati in quanto non registrati; dall’altro un richiamo all’efficienza e alla precisione indirizzato a molti settori economici che fino ad oggi hanno latitato nell’introduzione di metodologie e strumenti digitali nelle loro attività.

 

La soluzione

Nell’attesa che l’obbligo venga recepito dallo stato italiano, rimane il fatto che a breve quest’obbligo sarà riconosciuto in tutti gli stati membri e costituirà un passo importante nella tutela dei diritti dei lavoratori e un cambiamento nel modo di fare impresa, promuovendo la concorrenza leale tra imprese, limitando pratiche di sfruttamento orario.

Adottare un sistema di rilevazione delle presenze «oggettivo, affidabile e accessibile» come previsto dalla Corte UE non è difficile, infatti sebbene la decisione della Corte sembri prevedere implicitamente l’utilizzo di sistemi digitali, rimane comunque possibile adottare sistemi di rilevazione analogici come fogli ore e tornelli; in questo caso tuttavia si rischia di dover mantenere archivi cartacei di difficile gestione e consultazione e l’errore umano rimane pericolosamente probabile, rischiando così di venir meno ai requisiti di accessibilità e affidabilità previsti dalla sentenza.

Attualmente esistono in commercio sistemi digitali di rilevazione delle presenze di comprovata efficienza e affidabilità che godono della piena approvazione da parte di organi ed enti di controllo come il Garante della Privacy.

Questi strumenti software e hardware sono alla portata di tutte le aziende, spesso di facile personalizzazione e inclusivi di corsi di formazione per i dipendenti, pensati per essere user friendly e di facile consultazione, integrati con strumenti di analisi dati e reportistica e in molti casi la rilevazione può essere effettuata anche dal proprio Smartphone; la sicurezza dell’archiviazione digitale unita alla semplicità di gestione dei dati rendono un software rilevazione presenze molto più idoneo a raggiungere gli obiettivi della Corte rispetto a sistemi più antiquati.

Insomma, andare incontro all’obbligo della Corte UE ed adottare un sistema di rilevazione presenze, scegliendo un sistema moderno e digitale, è senza dubbio il modo migliore per mettersi a norma e ottenere i massimi benefici (e i minori disagi), da questa transizione.

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