Tra i vari adempimenti che il datore di lavoro è tenuto a osservare nei confronti dei propri dipendenti c’è anche la compilazione e gestione del LUL, il libro unico del lavoro.

Introdotto in sostituzione di vecchi strumenti, quali il libro paga o i libri matricola, il LUL offre un quadro complessivo e sintetico dei rapporti che intercorrono fra ogni lavoratore e l’azienda.

La tenuta del Libro Unico del Lavoro è un obbligo che l’azienda ha non soltanto nei confronti del lavoratore ma anche degli organi ispettivi che, in qualsiasi momento, possono richiederne la consultazione.

Può essere redatto e conservato, per legge, in forma cartacea, con stampa meccanografica o laser, o a mezzo di archiviazione sostitutiva.

Cerchiamo di capire qualcosa di più sul LUL e sulla sua compilazione.

 

Cos’è il libro unico del lavoro?

Il Libro Unico del Lavoro svolge una precisa funzione documentale necessaria all’attività aziendale.

In particolare il LUL è lo strumento che fotografa ogni singolo rapporto di lavoro in termini di:

  • Dati anagrafici del lavoratore o della lavoratrice
  • Inquadramento retributivo, sia ordinario che straordinario
  • Qualifica
  • Resoconto delle detrazioni fiscali, trattenute e altre situazioni straordinarie di erogazioni o defalcazioni di denaro verso il lavoratore
  • Anzianità di servizio

Quelle elencate sono solo alcune delle informazioni che vengono riportate in questo particolare registro.

Il Libro Unico del Lavoro deve, salvo alcune eccezioni, contenere un calendario dettagliato delle presenze del lavoratore in azienda, con il monte orario ben suddiviso tra ordinario, straordinario e giustificazione delle eventuali ore di assenza per ferie e permessi.

Unendo tutti i singoli dipendenti all’interno dello stesso documento si determina così lo stato occupazionale dell’impresa in quel dato e preciso momento.

Per questo il LUL è soggetto a costante e continuo aggiornamento.

La compilazione, infatti, avviene mese per mese, e perché il LUL sia regolare il consulente del lavoro deve redigerlo e presentarlo entro il 30 del mese successivo.

 

A quando risale l’entrata in vigore del libro unico del lavoro?

L’entrata in vigore del Libro Unico del Lavoro risale al 2008 e la norma di riferimento è il Decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112.

A decorrere da quell’anno tutti i documenti precedenti, quali i libri paga, sono stati sostituiti dal LUL che, come indica la parola stessa, è divenuto il documento unico che l’azienda è tenuta a redigere per attestare di fronte agli organi ispettivi la propria situazione occupazionale.

Anche datori di lavoro con pluralità di posizioni hanno, a decorrere dal 2008, un solo libro che le raccoglie tutte.

Tutte le aziende private di ogni settore con dipendenti sono tenute alla compilazione del LUL.

Fanno eccezione la Pubblica Amministrazione e aziende di piccole dimensioni, individuali o che si avvalgono del solo lavoro dei soci.

In ultimo non devono tenere alcun Libro Unico del Lavoro le aziende a conduzione domestica i cui unici addetti siano uniti da legami famigliari.

 

Chi è responsabile della tenuta del libro unico del lavoro?

La responsabilità della tenuta del LUL, sia a livello compilativo che di conservazione del documento, è una questione molto delicata che l’azienda non può certo sottovalutare.

Per legge il Libro Unico del Lavoro deve essere conservato per almeno cinque anni all’interno della sede legale dell’azienda, in alternativa presso un consulente del lavoro o altro professionista incaricato.

Il soggetto affidatario del LUL a fronte di un controllo ispettivo risponde in sede civile di una mancanza del libro stesso o di una sua scorretta compilazione.

Il LUL, inoltre, dev’essere numerato in modo unico, sequenziale e continuativo.

L’omessa esibizione del LUL è punita con una sanzione pecuniaria che può oscillare tra i 200 e i 2000 euro.

Qualunque alterazione o correzione che possa, a giudizio dell’organo ispettivo, determinarne la manipolazione o intaccare l’integrità e correttezza dei dati contenuti è, anch’essa, soggetta a procedimento civile sanzionatorio.

 

Il Libro Unico del Lavoro telematico

Il Libro Unico del Lavoro telematico era stato introdotto dell’art. 15 del D.Lgs. n. 151/2015, e prevedeva la sua tenuta presso il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, ma la sua storia è stata decisamente breve.

Infatti, questo articolo è stato abrogato quattro anni dopo dal Decreto Semplificazioni 2019, approvato dalla seduta numero 23 del Consiglio dei Ministri avvenuta in data 15/10/2018. Il D.L. “Disposizioni urgenti per la deburocratizzazione, la tutela della salute, le politiche attive del lavoro e altre esigenze indifferibili” ha accolto quanto richiesto dal Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro che si era opposto all’utilizzo del LUL telematico a partire dal primo giorno del 2019.

Nel comunicato stampa diffuso dall’ente sopracitato il giorno dopo l’approvazione del decreto legge si leggeva: “… già nel 2015, nel corso delle audizioni parlamentari sui decreti attuativi del Jobs Act, nel documento contenente proposte e osservazioni per la razionalizzazione e la semplificazione in materia di costituzione e gestione dei rapporti di lavoro, aveva evidenziato la mancanza di indicazioni atte a chiarire le finalità della tenuta telematica del LUL e il raccordo con gli altri flussi, quali Uniemens e modello 770”.

Ovviamente rimane comunque valida la possibilità di utilizzare l’archiviazione sostitutiva, ovvero la conservazione in digitale dei documenti aziendali, per mantenere lo storico dei documenti e semplificarne la gestione.

I vantaggi, sia per le piccole che per le grandi imprese, sono numerosi:

  • Accessibilità e consultabilità dei documenti H24
  • Riduzione delle possibilità di perdita delle informazioni
  • Impossibilità di deterioramento fisico del documento

 

Libro Unico del Lavoro e Peoplelink: come possiamo aiutarti

Da sempre Peoplelink si occupa della dematerializzazione dei documenti aziendali attraverso software che coniughino le esigenze di ogni azienda ai più alti standard di sicurezza informatica.

People@Time in particolare è il nostro software che si occupa della rilevazione presenze dei dipendenti.

Il modulo è in grado di:

  • Gestire i cartellini presenze
  • Monitorare, giorno dopo giorno, l’attività di ogni singolo dipendente
  • Approvare o rifiutare tramite pratici moduli giustificativi e richieste
  • Estrarre report dedicati e mirati
  • Esportare i tracciati LUL verso centinaia di software paghe e di consulenti del lavoro

Tutte funzionalità necessarie a un moderno reparto delle Human Resources che, con i carichi di lavoro odierni, non può certo perdere tempo in faticose ricerche documentali o nella produzione di report cartacei, ma deve necessariamente avere un punto di vista immediato, sintetico ed esaustivo su tutta la situazione lavorativa di ogni collaboratore, compreso lo storico.

Servizi che, diventano ancora più funzionali, se integrati e collegati alla compilazione del Libro Unico del Lavoro che grazie ai dati raccolti People@Time diventa meno soggetto a errori, più veloce e, di conseguenza, più economico.

A prescindere che la tenuta del LUL sia a gestione interna o esterna (ovvero fornendo i dati a un consulente) Peoplelink, offre lo strumento più adatto ed efficace a ottimizzare i tempi e rendere gli adempimenti più semplici.