Sono sempre di più le aziende, anche non troppo grandi, che si trovano ad avere più sedi dislocate sul territorio, o collaboratori che lavorano da casa o da diverse regioni d’Italia.
Anche in questi casi però, accade spesso che le Risorse Umane si trovino solo nella sede centrale e che quindi fatichino a tenere sotto controllo ciò che accade nei vari uffici o nelle varie sedi produttive sparse sul territorio.
Ciò non significa che possano prescindere da una corretta verifica delle presenze di tutti i collaboratori nelle diverse località.
È infatti il management stesso che in questi casi ha un bisogno ancora maggiore di strumenti di verifica delle attività e di gestione delle presenze, anche e soprattutto dove non è presente fisicamente.
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Come vengono gestite quindi le presenze in casi di organizzazioni su più sedi?
Spesso la gestione delle presenze è ancora cartacea o su file Excel; succede quindi che ogni responsabile di team per ogni sede si trova a pianificare le presenze manualmente ed a raccogliere poi i dati di presenza elaborati dal timbratore, qualora sia presente, altrimenti prepara dei timesheet manuali che invia poi alle risorse umane in sede centrale.
Queste si occupano infine di far quadrare i dati con le richieste assenze, che sono pervenute nella stessa maniera, cercano e correggono tutti gli errori e le incongruenze, spesso ricontattano i responsabili che a loro volta ricontattano ciascun dipendente per capire dove si sia verificata l’incomprensione.
Solo allora, una volta che tutti i dati quadrati tornano alle HR, queste li mandano a chi si occupa dell’elaborazione paghe.
Si tratta di un processo oneroso che sottrae molto tempo a tutte le persone coinvolte, dai dipendenti ai responsabili, alle risorse umane.
Un sistema che si rivela molto spesso pieno di errori, a volte difficilmente risolvibili se non a fronte di un grande spreco di tempo e risorse e che quindi sottrae a tutti energie che sarebbe più opportuno dedicare a quelle attività che sono invece il core business dell’azienda.
Per fortuna la tecnologia mette a disposizione dei programmi diversi e più moderni per semplificare la gestione delle presenze in azienda, anche in quelle distribuite su più sedi.
In particolare ciò che ha fatto davvero la differenza negli ultimi anni è l’adozione di software cloud di gestione delle presenze che quindi superano rapidamente il problema di non lavorare tutti fianco a fianco, ma di essere sparsi sul territorio.
Grazie ai programmi di gestione presenze on-line, infatti, i dati sono sempre aggiornati ed a disposizione di tutti.
Vediamo nello specifico:
- Dipendente – ogni dipendente ha accesso ad una app installata sul proprio smartphone attraverso cui, semplicemente con pochi clic, può registrare la propria presenza timbrando entrata ed uscita dal lavoro.
- Responsabile – ogni responsabile di team ha un controllo real-time immediato chi è assente o chi è in ritardo e se queste anomalie fossero previste o meno, potendo in questo modo intervenire tempestivamente in modo che non ne risenta la produttività dell’azienda.
- Risorse Umane – da ultimo le risorse umane hanno già tutti i dati pronti a disposizione, quadrati e privi di errori, da inviare a chi si occupa delle paghe.
L’ottimizzazione dei processi migliora i costi interni
Automatizzare determinati processi consente a tutti un forte risparmio di tempo e la raccolta di dati certi e verificati, oltre ad una diminuzione immediata dei costi di gestione.
I software specializzati di Peoplelink vi possono fornire i mezzi perfetti per poter iniziare, o migliorare, la gestione intelligente delle presenze dei dipendenti e l’ottimizzazione dei costi.
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