Cloud e gestione del personale: innovazione ed efficienza a portata di tutti

Sono lontani i tempi in cui solo le grandi imprese potevano dotarsi di sistemi efficienti per ottimizzare la loro gestione del personale.

Oggi, fortunatamente, anche le PMI trovano sul mercato una buona offerta di prodotti che possono aiutarle a rendersi più efficienti.

Ma cosa è cambiato? Perché ora vi è tutta questa scelta?

Non sono aumentati i soldi che abbiamo a disposizione da spendere, al contrario, sono i sistemi a nostra disposizione che costano meno.

Una volta, un’impresa che avesse voluto dotarsi di un software per la rilevazione delle presenze dei dipendenti, avrebbe dovuto contattare diversi fornitori, che sarebbe andati fisicamente in sede per un sopralluogo ed una dimostrazione di prodotto.

Poi, una volta scelto, si sarebbe aperta la fase di progetto in cui lavorare per installare server, apparecchiature di timbratura…con costi tra licenza, progetto e mantenimento difficilmente abbordabili alla media delle PMI italiane.

 

Cloud e aziende per un risparmio concreto

Poi è arrivato il Cloud a modificare nel profondo l’approccio che ogni impresa ha alla gestione delle risorse umane: ora se la stessa azienda, come nell’esempio precedente, volesse acquistare un sistema per le timbrature dei dipendenti, non dovrebbe più affrontare costi di licenza, ma corrispondere un canone mensile che consente di avere un prodotto sempre aggiornato ed a disposizione ovunque, H24.

Non è un caso infatti che l’Italia, considerato il suo tessuto imprenditoriale fatto di tante piccole e medie imprese, sia ottava nella classifica mondiale di utilizzatori di sistemi di Cloud Computing.

Il Cloud consente quindi un immediato risparmio economico alle imprese, ma le ragioni per scegliere un sistema fornito in modalità SaaS sono anche molte altre.

Vediamone alcune:

• Accessibilità: manteniamo l’esempio precedente, di un’azienda che voglia dotarsi di un programma per la timbratura delle presenze e supponiamo che si tratti di un’organizzazione con il personale dislocato sul territorio e raramente presente in sede.Utilizzare il Cloud elimina il problema della rilevazione a distanza grazie all’app per le timbrature da smartphone che tutti i sistemi più moderni mettono a disposizione. Un modo intelligente per sfruttare la tecnologia e semplificare il lavoro a tutti: dipendenti ed HR;

• Sicurezza: questa è la vecchia storia dei soldi sotto il materasso; voi sapete dove sono e quindi vi pare siano più al sicuro che in banca, ma sapete che non è così e che è molto più semplice che li rubino a casa vostra piuttosto che da un conto corrente. Lo stesso vale con i software: sarà più sicuro ospitare il vostro sistema su server interni che possono rompersi o subire danni, o su un provider di hosting certificato?

• Sicurezza (2): No, non è un refuso nel testo, vi vogliamo parlare ancora di sicurezza perché ci sono alcuni aspetti che non dovete tralasciare nello scegliere un sistema HR. Per gli applicativi web-based è consigliata un’architettura multi-livello che impedisce alle richieste dal browser di arrivare direttamente al database, proteggendo i vostri dati.Assicuratevi quindi che il sistema scelto garantisca questa protezione. E ancora, come funziona la login e l’autenticazione di ciascun utente?Quali sono i criteri di sicurezza per le password? Come vengono fatti i backup dei miei dati, che tipo di accesso ha il fornitore e cosa succede se decido di chiudere il contratto, in che forma mi vengono restituiti?

• Scalabilità: sapete ciò di cui avete bisogno ora in base alla vostra organizzazione attuale, ma è difficile prevedere cosa vi sarà utile in futuro.Per questo nello scegliere un sistema gestionale dovete prestare attenzione alla sua scalabilità. Dotarsi di un software Cloud significa assicurarsi che crescerà con la vostra azienda e le vostre esigenze di business.Non solo, si risolve alla base il problema dell’obsolescenza e della manutenzione: qualunque applicativo SaaS infatti viene aggiornato automaticamente per tutti i suoi utilizzatori (e dovreste pretendere che venga fatto senza costi aggiuntivi);

• Normative: uno dei temi più discussi quando si parla di Software Cloud per la rilevazione presenze è quello del rispetto della privacy dei dipendenti e della sicurezza dei dati.Vi sono degli standard internazionali che è bene chiedere al fornitore se vengano rispettati (ISO 27001, HIPAA…) ed altre normative nazionali come il D.Lgs 196/2003 e l’articolo 4 L.300/1970 in merito alla geolocalizzazione dei collaboratori.

 

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