Il termine commessa può assumere diversi significati, non è facile darne una singola definizione e spesso viene usato in contesti inappropriati.
In termini generali, per commessa o progetto si intende un lavoro commissionato da un cliente, che deve essere svolto nel rispetto di determinati parametri (ad es. tempo, costi e qualità del lavoro).
Il prezzo della commessa può essere stabilito all’inizio dei lavori o alla loro conclusione, in via forfettaria o “a consuntivo” in base all’effettivo utilizzo delle risorse utilizzate e del tempo impiegato per portarlo a termine.
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Come è organizzato il lavoro su commesse?
Solitamente le aziende che lavorano per commessa organizzano incarichi singoli, affidati a gruppi, strutture organizzative o singole persone, che prevedono la fornitura di uno specifico prodotto o servizio utilizzando una quantità ben determinata di risorse finanziarie e di altra natura.
Il lavoro su commessa, quindi, è una modalità operativa che tende a gestire le attività di un’organizzazione, suddividendole, in particolare per quanto riguarda il controllo delle risorse economiche impiegate.
Tuttavia, nel gergo della produzione industriale e per numerose altre attività di servizi, la commessa assume un significato molto specifico, soprattutto rispetto alla ben più nota produzione di massa dalla quale si scosta per una produzione non ripetitiva, ma caratterizzata da un’elevata partecipazione del cliente alla definizione del prodotto.
In Italia il mercato parla chiaro: da anni si lavora su commesse, e si lavorerà sempre di più secondo questa organizzazione, sempre meno per magazzino.
Le ditte edili, le cooperative di servizi, le aziende che si occupano di facility management, le agenzie interinali sono le principali categorie che operano su commesse, tuttavia questa gestione può essere applicata a qualsiasi ambito in quanto semplifica l’organizzazione interna del processo, dal preventivo all’ordine, alla consegna fino alla fatturazione.
Nell’ambito della gestione di commesse, significato e assoluta rilevanza la assume il processo aziendale che deve sapientemente gestire un progetto globale per il quale spesso il cliente richiede personalizzazioni in corso d’opera, con il risultato di un elevato livello di incertezza nel corso di tutto l’iter progettuale.
Diventa così sempre più pregnante dal punto di vista dell’azienda predefinire un budget preciso dei costi, che oltre a monitorare le spese preventivate, quelle sostenute e da sostenere deve pianificare le attività successive, verificando quelle terminate, al fine di avere sempre un corretto ed efficiente stato di avanzamento dei lavori.
Come si evitano problemi nella gestione delle commesse?
Le aziende che sono impegnate nella produzione di beni o servizi su ordine cliente si caratterizzano soprattutto per la gestione simultanea di diverse commesse e relative scadenze; questo modo di operare implica una forte sinergia tra tutte le risorse coinvolte e la necessità di equilibrio tra pianificazione giornaliera delle attività e delle maestranze e pianificazione strategica a medio e lungo termine.
L’elemento fondamentale dell’intero flusso di gestione della commessa è però sempre il budget, elemento con cui le aziende devono fare i conti e che mette in relazione la fase iniziale e quella finale della pianificazione di una commessa e regola la gestione dei diversi flussi che coinvolgono a vario titolo e a più riprese i reparti operativo, tecnico e commerciale.
Nella gestione di tutto il ciclo della commessa, però, spesso si riscontrano problematiche che, se non affrontate in modo tempestivo ed efficace, rischiano di compromettere l’intera organizzazione, che sono essenzialmente quelle legate all’analisi e al confronto dei consuntivi con i costi previsti e la tracciabilità aggiornata in tempo reale delle spese e dei ricavi.
Tutte queste difficoltà quotidiane, possono essere risolte inserendo in azienda una soluzione integrata di un software Cloud e Mobile; deve essere facile da usare, deve essere il contenitore univoco per tutte le informazioni che ruotano attorno alla singola commessa, permettendo così la rendicontazione delle ore lavorate e la comunicazione tra i vari reparti in modo da gestire al meglio le operazioni associate.
La soluzione Peoplelink per le aziende che lavorano su commessa è il modulo People@Task che presenta funzionalità innovative che rispondono ai problemi sopra citati, ottimizza il lavoro del team ed ottenendo una gestione attenta e controllata per misurare il valore dei singoli progetti, mantenendo le scadenze di consegna e gestendo in anticipo eventuali ritardi.
Inoltre, si possono ottenere in tempo reale i dati consuntivi per analizzare la marginalità di commessa e poter verificare la percentuale di avanzamento lavori utile per la fatturazione al cliente.
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