Svariate sono le attività dell’ufficio tecnico nelle PMI, vanno dalle fasi di sopralluogo, alla progettazione, alla redazione di computi metrici, distinte e specifiche per l’acquisto dei materiali; accanto a queste attività “a preventivo” abbiamo quelle “in itinere” in cui la gestione delle tempistiche e dei budget di commessa sono le competenze e le abilità di base che costituiscono l’interfaccia tecnica verso il cliente.
L’orientamento al risultato, le competenze tecniche, di comunicazione e relazione talvolta non bastano: focalizzare l’attenzione sull’organizzazione risulta essere l’elemento vincente.
Ne consegue quindi che l’ufficio tecnico riesce a soddisfare al meglio le richieste dei clienti applicando un’adeguata pianificazione di tutte le proprie risorse, attività e processi.
Molti uffici vedono le proprie attività sistematicamente frammentate da “urgenze”: occorre muoversi velocemente per andare da un cliente perché altrimenti l’ordine potrebbe andare perso, ma allo stesso tempo è necessario progettare urgentemente per un altro cliente, oltre che fronteggiare altre numerose richieste.
Ecco che questi si trovano a gestire simultaneamente più commesse o progetti e diventa indispensabile, quindi, il giusto equilibrio tra la pianificazione giornaliera delle attività e la pianificazione strategica a medio-lungo termine.
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Organizzazione: la parola vincente
Come riuscire a gestire al meglio le problematiche legate alla gestione quotidiana delle commesse e delle attività? Probabilmente prendendo in considerazione un differente assetto organizzativo che punti sull’innovazione tecnologica.
Nominando all’interno dell’ufficio tecnico un capo per ogni commessa con il compito di “guidare”, “addestrare” e “verificare” ogni attività, ottenendo un costantemente monitoraggio ed una conseguente comunicazione tra cantiere e maestranze in tempo reale.
La pianificazione delle varie lavorazioni e fasi di attività è fondamentale nella gestione commesse dell’ufficio tecnico; può’ essere effettuata con una “agenda digitale” tramite software per il coordinamento delle risorse che partecipano alla commessa (il team di progetto) e per gestire le loro comunicazioni.
All’interno della commessa, per gli operatori che lavorano in esterna, è anche necessario dotarsi di un sistema di acquisizione che può’ inviare da smartphone foto in tempo reale al capo commessa.
Monitoraggio ed una gestione delle commesse in ottica “tempi, costi, qualità”
Per la fase di gestione e avanzamento della commessa, snellire e semplificare i flussi cartacei dal cantiere esterno all’ufficio è fondamentale per evitare errori e inutili perdite di tempo nel ricaricare i dati rilevati in esterna.
È quindi possibile, con le nuove tecnologie, direttamente su smartphone e tramite una semplice App, compilare il proprio timesheet (detto anche foglio attività) indicandone l’inizio e la fine delle stesse in real-time, inviando i dati direttamente al gestionale dell’ufficio.
In contemporanea, è possibile anche rilevare le presenze dei vari operatori in esterna grazie alla geolocalizzazione e all’abbinamento delle ore e delle attività svolte su quella determinata commessa, dettagliando eventualmente anche straordinari e note spese.
In questo modo si ha un monitoraggio continuo e costante di costi e attività di ogni singola commessa e si acquisiscono i dati necessari per la predisposizione dei vari SAL (stato avanzamento lavori) e le fatturazioni di chiusura lavori.
Avendo quindi il polso della situazione e un unico dato su base giornaliera, si ha il controllo globale della commessa su rapporto costi/ricavi con un’ottica di costante qualità sugli standard qualitativi dei servizi effettuati.
Tempi, qualità e costi sono i tre fattori di competizione fondamentali con i quali è indispensabile operare in un mercato globale fortemente aggressivo e comunicativo.
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