Che si tratti di una semplice officina di dimensioni medio-grandi o di una specializzata (carrozzerie, autoriparazioni, centro revisioni, soccorso stradale…) è fondamentale per queste attività una gestione economica e organizzativa delle varie commesse per l’ottimizzazione dei servizi forniti alla clientela.
I punti fondamentali da tener presente quando si tratta dell’organizzare il lavoro all’interno dell’officina sono la gestione degli acquisti e degli ordini, del magazzino ed il post- vendita.
Così come anche è essenziale un coordinamento attento delle risorse umane presenti con un mix di competenze tecniche, produttive e commerciali affinché possano gestire al meglio le operazioni di assistenza e manutenzione nonché i flussi di lavorazione giornalieri.
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Dalla pianificazione dell’appuntamento fino alla gestione e alla resa del veicolo
Per l’organizzazione del lavoro in officina, ogni singola commessa si “apre” all’arrivo del mezzo del cliente e continua quando i singoli pezzi di ricambio (se necessari) vengono prelevati dal magazzino e attribuiti a quel veicolo da riparare, la manodopera del singolo operatore attribuito a quella commessa viene conteggiata e termina quando viene riconsegnata l’auto con il pagamento del cliente.
La gestione dell’officina è intesa come prestazione per singolo cliente comprensiva di preventivo/consuntivo (ricambi/materiali e costi mano d’opera), stampa di documenti fiscali, e valutazione della performance degli operatori.
Il processo delle varie attività quindi, deve svilupparsi in “parallelo” con gli altri processi aziendali (acquisitivo, organizzativo, logistico e di montaggio ricambi).
Tutto questo è finalizzato a un servizio ottimale reso al cliente tenendo conto delle più puntuali informazioni di partenza (scelta dei fornitori e dei materiali, scelta del miglior ciclo di lavorazione…) il tutto in ottica di contenimento dei budget aziendali stabiliti preventivamente.
Ecco che digitalizzare tutto il processo in questo tipo di azienda risulta l’arma vincente per offrire un servizio veloce, intuitivo e di qualità, con l’obiettivo di ridurre al minimo il fermo auto e per essere sempre pronti ad anticipare le necessità future dei propri clienti.
Automatizzare processi e gestione delle commesse all’interno dell’officina
Puntare sull’innovazione e sulle nuove tecnologie permette di ottenere un grande supporto per le attività di programmazione con un incremento della qualità e una notevole riduzione dei tempi di intervento.
Dotarsi di nuovi mezzi tecnologici come un software di gestione delle commesse dell’officina, garantisce una pianificazione automatizzata dell’agenda giornaliera degli appuntamenti e l’assegnazione del singolo appuntamento (commessa) a un operatore.
Per quanto riguarda la rilevazione dei tempi dedicati alla manodopera può essere gestita ad esempio con badge oppure tramite App attraverso smartphone, in questo modo l’operatore può segnare il tempo di entrata e uscita e quindi il tempo in cui si dedica al montaggio.
Riuscendo quindi ad ottenere in tempo reale il tempo della manodopera e quindi il costo di essa e quella dei costi per i materiali, si riducono i tempi per la fatturazione e quindi essa può avvenire in modo simultaneo.
Un servizio molto richiesto è la riparazione di piccoli problemi alle auto da svolgersi in esterna (batteria auto scarica) che richiedono l’uscita dell’operatore.
In questi casi è sempre molto complicato attribuire un valore alla riparazione (tempo di uscita dell’operatore, distanze e km effettuati); un ottimo sistema per la valutazione del costo può essere una timbratura a inizio e fine servizio e il controllo dello stato degli interventi in tempo reale tramite App sullo smartphone dell’operatore.
Con questo sistema si può consuntivare il compenso da richiedere al cliente in maniera più veloce, più trasparente e onesta possibile!
Oltre a ciò, vendo informatizzato tutte le anagrafiche clienti, si può agevolmente effettuare il servizio cortesia per i clienti, che consiste nell’effettuare i richiami per gli appuntamenti per i prossimi tagliandi, revisioni, cambi gomme….
Peoplelink ha creato il software in cloud People@Task, con relativa App, per migliorare la gestione delle attività e delle commesse per tutti i lavoratori dell’officina, sia in sede che in esterna, per avere sempre tutto monitorato in tempo reale.
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