Nell’era del digitale sembra ormai inutile ostinarsi ad utilizzare tonnellate di carta e mantenere archivi ingombranti e costosi da gestire, tuttavia molte aziende continuano ad applicare pratiche ormai superate e perseverano nell’utilizzo massiccio di documenti cartacei.
La digitalizzazione è il primo passo verso il cambiamento di questo modo oramai superato di fare impresa: trasferendo i propri dati da supporto cartaceo all’interno di un sistema digitale si ottengono enormi benefici.
Una volta realizzata un’efficiente digitalizzazione degli archivi e della gestione dati aziendali, ciò che si rende davvero necessario è essere in grado di gestire tutta la “vita” di un documento senza dover passare attraverso la sua produzione in formato cartaceo.
La parola chiave di questo processo è “dematerializzazione”, ossia l’elaborazione di documenti solamente attraverso l’utilizzo di strumenti digitali.
Contenuti dell'articolo:
Perché dematerializzare
I vantaggi di utilizzare documenti digitali in tutto il ciclo documentale sono facili da individuare:
- Innanzitutto, un risparmio di spazio e di costi legati all’archiviazione di documenti cartacei, non essendo necessario adibire spazi aziendali e personale alla conservazione e consultazione dell’archivio, un vantaggio immediato e percepibile da tutto lo staff: più spazio e meno stress rendono la vita lavorativa più semplice ed efficiente.
- La corretta conservazione dei documenti dematerializzati comporta una quasi totale eliminazione del rischio di smarrimento e maggiore controllo su eventuali errori di archiviazione. Entrambe le situazioni di rischio comportano ogni anno gravose perdite di tempo e risorse per le aziende che ancora si affidano all’archiviazione tradizionale: un documento dematerializzato è un documento al sicuro.
- Rapidità e flessibilità del documento dematerializzato rendono l’accesso, la produzione di copie, le modifiche e, soprattutto, la sua condivisone molto più facile e precisa. Non sarà più necessario utilizzare fotocopiatrici a pieno regime con enorme spreco di energia, toner e pazienza dei dipendenti sottoposti a rumore continuo della stampa, né si correrà il rischio di dover cominciare da capo un lavoro importante perché si è lavorato su una copia vecchia e non ancora modificata.
- Infine la possibilità di monitorare passo per passo il processo documentale, disporre sempre d’informazioni sicure e aggiornate e poter valutare l’avanzamento di ordini o fatturazioni con la piena certezza che tutti i dati saranno gestiti solo attraverso sistemi digitali estremamente sicuri e precisi.
People@Docks, la soluzione comoda e sicura
Da qualche tempo la legge italiana si è mossa per sollecitare l’utilizzo di questi sistemi, sia per incoraggiare una buona pratica aziendale, sia per garantire la tracciabilità e la sicurezza dei rapporti tra privati e pubblica amministrazione (ad esempio, dal 2015 è obbligatoria utilizzare la fatturazione elettronica per la P.A. e i suoi fornitori, dal 1 Gennaio 2019 anche per tutti soggetti IVA).
People@Docks è la soluzione pensata per l’azienda che intenda aggiornarsi e migliorare il proprio modo di fare business.
Il software di archiviazione documenti e file che permette di organizzare e gestire in maniera personalizzata il tuo archivio digitale, ridurre costi e ottimizzare il tempo impiegato per tutte le operazioni d’archivio e non solo. Il tutto nel rispetto delle più recenti norme in tema di privacy e sicurezza web, garantendo massima accessibilità e possibilità di condivisione dei dati grazie al Cloud, supportato da un’interfaccia semplice ed efficiente.
People@Docks è un prodotto Peoplelink, società specializzata nelle soluzioni digitali per il mondo risorse umane, integrato con gli altri prodotti rilevazione presenze e attività, che permette l’archiviazione digitale dei report, della documentazione e di tutti i file relativi all’intero processo HR.
