Chi guida e gestisce un’azienda, a prescindere dalla sua dimensione, comprende perfettamente l’importanza economica del tempo. Ma quante aziende sono davvero in grado di misurare realmente, e in ogni fase d’avanzamento, l’effettivo rispetto del budget previsionale? E quanti manager sanno, in concreto, quanto tempo sta richiedendo ogni singola attività del processo produttivo?

Sapere con precisione quante persone sono state destinate a un singolo progetto e per quante ore, oltre che misurare con esattezza la produttività di ogni risorsa e la performance aziendale, permette di calcolare facilmente la prestazione da fatturare al cliente, capendo in un colpo d’occhio se l’attività ha generato o meno il profitto preventivato.

Pianificazione, ottimizzazione, gestione dei costi: tre concetti magici che determinano il successo professionale ma richiedono un monitoraggio scrupoloso.

Un controllo continuo che rende necessario dotarsi di strumenti fondamentali, come ad esempio il timesheet.

Timesheet: il significato del termine

Il significato letterale del termine timesheet è di semplicissima traduzione: foglio (sheet) del tempo (time).

Nell’ambito dell’organizzazione e pianificazione aziendale ci si riferisce con questo termine a un registro, cartaceo o digitale, delle attività svolte da ogni componente del team di lavoro in ogni ora della sua attività.

Il timesheet dev’essere compilato con precisione e puntualità da ogni membro del gruppo di lavoro e corredato di eventuali annotazioni su straordinari, difficoltà occorse, note spese e ogni altra informazione possa essere utile al reparto gestionale dell’azienda per misurare l’andamento del lavoro e ottimizzarlo.

Come si compila un timesheet

Esisto timesheet con diversi gradi di precisione e accuratezza, che tengono conto di un numero più o meno grande di variabili che dipendono dalle esigenze aziendali. Di certo ogni timesheet, anche nella sua forma più basilare, deve contenere queste informazioni:

  • Data della compilazione
  • Ora della compilazione
  • Tipo di attività svolta (con tutte le annotazioni di cui sopra)
  • Dati dell’esecutore (cioè di chi compila il timesheet)
  • Cliente destinatario del lavoro

Partendo da questa forma sintetica un buon timesheet può essere approfondito integrando fattori come:

  • Informazioni cliente. Indicazioni sulla commessa, sulla priorità del lavoro in corso, sulla data di conferimento del mandato e sulla scadenza concordata
  • Organizzazione interna. Lo stato della pratica, l’eventuale coinvolgimento di altri soggetti, il riferimento al responsabile dell’avanzamento lavoro
  • Attività svolta. Dettagli su ogni singola componente del lavoro per renderla analizzabile e/o misurabile nel più piccolo passaggio

È utile inserire nel timesheet il maggior numero di informazioni possibile senza però sovraccaricare il soggetto compilatore di incombenze inutilmente seccanti, perché è bene ricordare che il buon funzionamento del registro dipende innanzitutto dall’accuratezza della sua compilazione a opera dei collaboratori.

Il cuore del timesheet: i collaboratori

I benefici di un buon timesheet per lo studio o l’azienda sono innegabili e facilmente misurabili, ma perché il sistema funzioni alla perfezione è necessario coinvolgere e incentivare i collaboratori alla compilazione del foglio, tenendo in conto la possibilità che lo strumento generi un’iniziale diffidenza.

Le persone non amano sentirsi controllate, specialmente sul posto di lavoro, e la compilazione del timesheet, soprattutto nei casi particolarmente approfonditi, comporta un aggravio di tempo e di lavoro che i moderni software di gestione aziendale hanno notevolmente ridotto ma non eliminato.

Allo scopo di evitare compilazioni carenti o lacunose è necessario tenere alcuni accorgimenti in fase di introduzione e implementazione della pratica di timesheet:

  • Informare e condividere chiaramente i benefici, non soltanto economici, del timesheet per tutto il processo di lavoro e per lo studio o l’azienda in generale
  • Assicurarsi che il processo di apprendimento sia semplice, piacevole e supportato in ogni sua fase per non generare disallineamenti fra componenti dello staff
  • Rendere l’aggiornamento del timesheet più automatico possibile

In tutto questo processo di trasferimento di informazioni sul timesheet tra la gestione d’azienda e i membri del team gioca, com’è facile intuire, un ruolo cruciale la scelta del giusto software.

Il timesheet nell’era del digitale: scegliere il giusto software

Decidere di dotarsi di un proprio timesheet, tagliato su misura sulle esigenze dell’azienda, è senza ombra di dubbio una scelta lungimirante.

Il giusto software può portare notevoli benefici alla gestione di un’impresa, mentre uno non idoneo alle proprie necessità può diventare un problema.

Sia in gruppi di lavoro ben organizzati sia in altri la cui produttività andrebbe migliorata, l’inserimento nel sistema di un timesheet complesso o lontano dalle reali esigenze produttive genera perdite di tempo inevitabili, con l’aggravante che è proprio lo stesso strumento acquistato e implementato per ottimizzare il lavoro a produrle.

Bisogna quindi ponderare bene la scelta tenendo a mente che costruire la propria metodologia di valutazione del lavoro non è soltanto un mero fatto di quantità, ma anche di qualità del lavoro.

Un buon timesheet integra con semplicità i propri dati con quelli già presenti nel sistema (ad esempio la rilevazione delle presenze) e fornisce un aiuto insostituibile nell’analisi delle performance aziendali, nella stima dei costi e delle diverse scadenze, nell’analisi strategica dei dati e, non ultimo, nella calendarizzazione degli impegni, necessità sempre più pressante in un mercato dove sia studi professionali che aziende sono spesso obbligati a lavorare con tempi strettissimi e in condizioni di continua urgenza.

Un modello di timesheet funzionale per il tuo studio e la tua impresa

Integrazione, semplicità, innovazione, elasticità. Sono solo alcune delle parole chiave che nell’era digitale fanno sì che un software gestionale risponda realmente alle esigenze di uno studio o di un’impresa.

Per questo i software in cloud creati da Peoplelink operano in questa direzione, coniugando una compilazione semplice e intuitiva da parte del collaboratore con un’effettiva integrazione dei dati, rendendoli immediatamente leggibili e permettendo ai responsabili ed ai capi commessa dell’azienda di intervenire e correggere già a lavoro in corso.

Tra gli altri People@Task valuta in tempo reale, in modo continuo e preciso, i guadagni e i costi di ogni prestazione, genera analisi approfondite che evidenziano le performance e la qualità del lavoro svolto, realizza automaticamente le fatture da emettere e indica i compensi di ogni lavoratore.