L’attività d’impresa è soggetta a numerosi oneri burocratici. Questa necessità di compilare, conservare e consultare frequentemente documenti di tipo amministrativo aumenta in proporzione alle dimensioni dell’azienda e alla tipologia di attività svolta.

La burocrazia è spesso indicata come uno degli elementi che limitano le potenzialità di un’impresa, soprattutto per quanto riguarda le PMI che faticano a tenere il passo con tutti gli adempimenti amministrativi richiesti dalla legge e con la necessità di gestire una mole notevole di documentazione. In particolare la gestione e conservazione di tali documenti richiede un numero di ore lavorative non indifferente e spesso la presenza di una o più figure che si dedichino alle funzioni di archivio ed estrazione documenti, una spesa che incide sul bilancio e che purtroppo non può essere evitata se si vuole rispettare le leggi e i regolamenti che disciplinano l’attività imprenditoriale.

Oggi la tecnologia viene in aiuto al mondo aziendale con strumenti che permettono di ridurre notevolmente il tempo e le risorse dedicate alla gestione dei documenti amministrativi, soprattutto in ambito di archiviazione e consultazione degli stessi.

Vediamo alcuni degli aspetti principali e i vantaggi che derivano dall’utilizzo di un archivio documentale amministrativo digitale.

 

Archiviazione elettronica

La prima grande miglioria che un sistema di archiviazione digitale apporta alla vita aziendale è certamente la capacità di archiviare grandi quantità di documenti in formato digitale con grande risparmio di spazio.

Fatture, permessi, certificazioni e altri documenti la cui conservazione è prevista dalla legge occupano moltissimo spazio e devono essere conservati per periodi di tempo piuttosto lunghi; utilizzando l’archiviazione digitale è possibile creare copie virtuali che permettono di ridurre lo spazio fisico occupato dalle copie cartacee, che potranno essere stipate in altri luoghi o archiviate con criteri salva-spazio, non dovendo più essere disposte con la necessità di accedervi.

Questo risparmio di spazio è particolarmente vantaggioso per le PMI che spesso non dispongono di metrature aziendali considerevoli. Digitalizzare un archivio significa avere la possibilità di adibire ad altre attività le aree così “liberate”.

 

Conservazione digitale

La fragilità della carta è cosa nota, così come i rischi che comporta conservarne grandi quantitativi e se consideriamo che in alcune imprese fino al 25% dei documenti sono mal riposti o vengono distrutti per sbaglio, il risultato è che un archivio cartaceo è la soluzione peggiore per chi vuole garantire la corretta conservazione di documenti amministrativi importanti.

Un archivio digitale permette di salvare enormi quantità di dati su server che dispongono di componenti di sicurezza avanzati e sistemi di backup in caso di danneggiamenti, una tutela estremamente efficace e che ormai costituisce la prassi per questo genere di servizi.

Archiviare in formato digitale costituisce un ottimo modo per mettersi al sicuro da incidenti, errori umani e azioni dolose che potrebbero compromettere la tenuta di certi documenti e proteggere così la propria azienda dalle conseguenze.

 

Tempo risparmiato

E’ stimato che un professionista può impiegare fino al 40% del suo tempo lavorativo settimanale soltanto cercando i documenti contenenti i dati di cui necessita, questo qualora i dati venissero conservati in un archivio cartaceo non gestito in maniera ottimale.

Non sorprende l’inefficienza di questa situazione; quasi ogni persona che abbia mai visitato un archivio cartaceo, anche di una piccola azienda, ricorda la difficoltà a scartabellare tra centinaia di fogli e le difficoltà nel produrre copie (sempre che la stampante funzioni).

Oggi gli archivi digitali permettono di salvare i documenti in formati diversi e di crearne copie in pochi secondi, in questo modo non servono più continue stampe, fotocopie e scannerizzazioni, ma solo una semplice scelta del formato richiesto.

Ridurre i tempi delle attività di accesso ai documenti e potenziare la facoltà di condividerli in maniera facile e sicura significa ridurre il numero di ore/uomo lavorative risparmiate e migliorare la comunicazione tra l’azienda e soggetti esterni; un’efficienza maggiore che porta a un fatturato superiore se le risorse interne e le collaborazioni esterne possono dedicarsi all’attività lavorativa principale e non alla gestione archivio.

 

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Archivio documenti amministrativi: nuove frontiere per la digitalizzazione ultima modifica: 2018-07-03T10:38:59+00:00 da Peoplelink Team