L’archiviazione dei documenti all’interno di un’azienda è un aspetto peculiare e non trascurabile in nessun ambito lavorativo. L’avvento della digitalizzazione e le sempre più crescenti innovazioni in ambito informatico, hanno consentito nel corso del tempo una consistente semplificazione nei metodi e nei modi di gestire quella enorme quantità di documenti creata quotidianamente dai lavoratori.

Tuttavia, è d’obbligo constatare la presenza di quella spada di Damocle che incombe sulle teste di ogni impresa: Il problema dell’archiviazione documentale obsoleta, ovvero quel complesso di fatture, certificazioni, autorizzazioni o documenti di qualsivoglia genere ritenuti datati o non necessari per lo svolgimento delle attività aziendali.

Osserveremo a seguire le principali problematiche date principalmente dalla documentazione in formato cartaceo, passando poi in rassegna, poi, le innumerevoli possibilità di soluzione, tra le quali spicca l’archiviazione documentale digitale in cloud.

 

Formato cartaceo: una perdita di tempo e spazio

L’archiviazione di documenti superflui è un fenomeno che, se non affrontato nel migliore dei modi dall’imprenditore o dai suoi collaboratori, può rallentare l’intera attività di impresa. Il problema principale consiste, in primo luogo, nello spazio occupato dalla documentazione, specie se in formato cartaceo. Oltre, infatti, alla necessità di adibire in azienda un luogo apposito – il quale sarà sede di questa documentazione per lunghissimo tempo prima del macero – la consultazione o il recupero di questi documenti può risultare difficoltosa per ogni addetto.

E se tali questioni possono presentarsi alla porta di un imprenditore di una piccola azienda, pensate cosa potrebbe accadere nelle aziende più grandi, dove singoli immobili di decine di metri quadrati vengono edificati con funzione esclusiva di giganteschi archivi documentali.

 

Digitalizzazione e cambiamento, ma non è finita

I passi in avanti per uscire dalla fase di imbrigliamento burocratico venutasi a creare per l’archiviazione in via cartacea, sono stati fatti. Oggi esistono infatti svariati sistemi e linguaggi informatici per archiviare documenti in formato digitale. Termini come PDF, scansioni, cartelle Zip, archivi Rar e tantissimi altri, sono divenuti talmente comuni da essere utilizzati tutti i giorni, in quanto consentono da un lato di archiviare informazioni in tutta semplicità, dall’altro di rendere tali documenti suscettibili di immediata condivisione, come ad esempio l’invio tramite posta elettronica.

È facile intuire come tali archivi informatici abbiano semplificato la vita delle imprese più grandi, ma anche degli stessi dipendenti, riducendo notevolmente i tempi di accesso ed estrazione copia anche per quanto riguarda il recupero di documenti ritenuti non più utili.

Tuttavia non tutti i problemi sono risolti, in quanto anche l’archiviazione digitale dei documenti, sebbene sia quella preferita dalle aziende, non è totalmente esente da rischi. Ogni sistema operativo infatti, tra cui anche i grandi server di archiviazione, dispongono di una memoria che seppur vasta, è limitata nel suo complesso.

Il grattacapo dell’archiviazione documenti obsoleti potrebbe così tornare a incidere per la necessità di trovare altro spazio, non più fisico ma virtuale. Inoltre, l’eventuale guasto che può riscontrare un PC, server o memoria esterna che contiene un archivio documentale digitale, sarebbe un danno gravissimo, dal momento che persino la documentazione obsoleta può risultare oggettivamente utile in diverse situazioni. Anche per tale archivio di documenti, è consigliabile dunque avvalersi di strumenti che garantiscono le migliori prestazioni in termini di sicurezza, capienza dati e rapidità nella ricerca.

 

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Archiviazione Documentale Digitale: i vantaggi del Cloud ultima modifica: 2018-09-04T10:15:52+00:00 da Peoplelink Team