Con il progredire sempre più rapido dell’innovazione tecnologica, che ha raggiunto l’apice proprio negli ultimi anni, persino un elemento di fondamentale rilevanza aziendale come la gestione dei fogli presenze non può ritenersi esente dal vento di cambiamento.
E’ innegabile che l’utilizzo dei più conosciuti software informatici per la gestione fogli presenze – come Word ed Excel per Microsoft, oppure Pages per Macintosh – siano un pugno nell’occhio, ormai superati, antiquati ed in ogni caso non idonei a quest’uso, specie per le aziende che contano tra le loro fila un consistente numero di dipendenti.
Si sono susseguiti diverse tipologie e sistemi di rilevazione delle presenze sul posto di lavoro, col fine di semplificazione, trasparenza e praticità sia per il dipendente che per l’ufficio amministrativo e delle risorse umane. Vediamo quali sono.
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Alternative moderne a Word ed Excel
Dotarsi di un mezzo appropriato per la rilevazione delle presenze in azienda risulta, al giorno d’oggi, di primaria importanza nel caso l’impresa superi i 10 dipendenti. Software come Word ed Excel, oltre a richiedere una particolare competenza tecnica per la redazione quotidiana del foglio presenze, sono pur sempre soggetti all’errore umano ed al rischio di danno economico gravante in primis sull’azienda.
Per tali motivi, la tendenza che oggi si registra nelle aziende di media o grande dimensione, è quelle di avvalersi di uno o più dei seguenti sistemi:
- Software informatici appositi, spesso cloud, creati esclusivamente per l’aggiornamento del foglio presenze;
- Terminali per la timbratura dei dipendenti a parete, fisso o mobile;
- Badge personali, con sistema di timbratura virtuale o digitale o biometrica;
- App con tecnologia QR-Code o NFC;
- App con tecnologia di geo-localizzazione.
Questi strumenti, raffinati e migliorati nel corso del tempo dalle case produttrici, consentono di gestire senza intoppi una situazione di controllo sulla gestione delle presenze, che può risultare complessa e contorta per le posizioni soggettive di ciascun dipendente.
L’importanza del cloud e della connessione dati
I vantaggi di Internet e delle bande larghe integrano, infine, il quadro generale dei mezzi di redazione dei fogli presenze. Sono infatti disponibili sistemi basati sull’utilizzo dello smartphone, in grado di sfruttare diversi sistemi operativi tra cui la tecnologia GPS. Il Cloud Computing utilizzato per elaborare, archiviare o recuperare dati, consente di non avvalersi di altro dispositivo per l’aggiornamento del foglio presenze, se non lo smartphone del dipendente.
Tramite la comunicazione in GPRS, 3G, 4G oppure WiFi, il database può ricevere la timbratura virtuale da qualunque luogo si trovi il dipendente, anche da remoto. Una rilevazione “fuori sede”, un tempo assolutamente impensabile, non costituisce più miraggio grazie alla flessibilità, efficienza.
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