La fila davanti al timbracartellini all’inizio del proprio turno di lavoro è una scena che si vede sempre meno nelle aziende. Nell’era del digitale la gestione delle risorse umane ha sempre più strumenti evoluti che semplificano le normali operazioni che fa un HR Manager.
Oggi un lavoratore può svolgere le proprie mansioni a distanza e seguendo orari personalizzati. Non è possibile rilevare le presenze unicamente come nelle imprese in cui tutti iniziano a un certo orario e dopo 8 ore di lavoro staccano.
I moderni software utilizzano Internet, il Cloud e le App per creare sistemi di controllo e gestione più semplici da utilizzare e maggiormente efficienti.
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Dal timbracartellini al software per la rilevazione delle presenze
Un sistema automatizzato che acquisisce i dati di timbratura del cartellino, li elabora e genera il cedolino paghe è assolutamente uno strumento che rende più veloce la gestione di ogni singolo dipendente.
Attraverso un software per la rilevazione delle presenze l’HR manager o l’amministratore dell’azienda può avere sotto controllo tutti i cartellini dei lavoratori e può analizzare i dati con grande facilità. Il responsabile delle risorse umane può controllare le timbrature, monitorare le assenze e gestire le ferie richieste dai dipendenti.
I vantaggi non sono solo per chi gestisce orari e paghe, ma anche per gli stessi dipendenti che attraverso questi programmi di gestione possono controllare il proprio cartellino e verificare le ore di lavoro fatte, gli straordinari, chiedere ferie e permessi.
Avere un sistema digitale che elimina gli errori nella raccolta dei dati e nella loro gestione rende più efficiente un’azienda. I benefici vengono anche dalla velocità nell’elaborazione dei cedolini paghe e dal monitoraggio costante delle presenze che permette di non trovarsi con turni scoperti.
I software più evoluti consentono al lavoratore di timbrare il proprio cartellino a distanza attraverso app sullo smartphone o sul tablet. Questa soluzione è particolarmente importante per le imprese che hanno collaboratori che lavorano a distanza, sfruttando i benefici dello smart working, o che viaggiano costantemente.
Timesheet e gestione delle attività su pc e smartphone
Il passaggio dalla carta al digitale ha dato notevoli vantaggi anche per quanto riguarda la compilazione del foglio delle attività, ovvero il timesheet, e la calendarizzazione delle attività che devono essere svolte per realizzare un progetto.
Le aziende che sono al passo con i tempi sfruttano piattaforme che consentono ai propri dipendenti di compilare il proprio timesheet direttamente dai dispositivi mobili (smartphone e tablet).
La comodità per il lavoratore sta nel fatto che può svolgere questa attività ovunque sia, senza dover pensare a come far avere il proprio foglio delle attività all’ufficio preposto dell’azienda.
Dal punto di vista dell’amministrazione i vantaggi principali sono quelli di avere le informazioni istantaneamente e di poterle elaborare rapidamente e nel modo più completo possibile.
Il responsabile del personale attraverso il software gestionale può controllare il timesheet di ogni dipendente e analizzare le attività svolte, così da analizzare costantemente l’andamento delle commesse.
Oltre a monitorare le effettive ore di lavoro e le operazioni svolte dai dipendenti, i software per la gestione delle attività sono utili anche per definire e condividere il calendario delle cose da fare.
Avere il programma di lavoro sia sullo smartphone del lavoratore, sia sul pc dell’ufficio del personale consente a tutti di tenere sotto controllo i lavori e di verificare se siano ancora da fare, ultimati o in pausa.
Software per la gestione delle Risorse Umane aziendali
Un software studiato appositamente per l’articolato lavoro di un HR Manager deve comprendere una vasta serie di funzioni che permettono di gestire le molteplici informazioni.
Oltre al rilevamento delle presenze, in un’azienda è importante avere un gestionale che permettere di archiviare e amministrare i dati anagrafici dei collaboratori, i contratti, la formazione, i reclami, gli incidenti, le assunzioni, le scadenze.
Anche questo tipo di software può utilizzare i dati delle timbrature dei cartellini, e può essere usato anche per creare report e statistiche, per avere notifiche che non fanno dimenticare operazioni importanti da svolgere, per monitorare il rinnovo delle certificazioni e per molte altre operazioni che vengono svolte quotidianamente in un ufficio HR.
